يتضمن النموذج W-2 معلومات عن أجور الموظفين التي تم دفعها في السنة التقويمية السابقة وحجزها من تلك الأجور ، بالإضافة إلى معلومات عن المزايا ، والخصومات الأخرى من الأجور.
متى تكون استمارات W-2 مستحقة؟
يتم تعيين W-2 للموظفين في نهاية يناير ، للسنة التقويمية السابقة. إذا كان 31 يناير عطلة نهاية أسبوع أو عطلة ، فإن التقارير ستكون في يوم العمل التالي. فيما يلي تواريخ استحقاق الإبلاغ عن الضريبة الأساسية في نهاية العام (f) أو السنة الحالية.
وترجع نماذج W-2 إلى إدارة الضمان الاجتماعي بحلول 31 كانون الثاني / يناير. بعد تقديم نماذج W-2 للموظفين ، يجب أيضًا إرسال هذه النماذج ، إلى جانب نموذج الإحالة W-3 ، إلى إدارة الضمان الاجتماعي (SSA).
إن الموعد النهائي لشهر كانون الثاني (يناير) هو محاولة للحد من التزوير الضريبي ، ولكن هذا يعني أنه يجب عليك إعطاء نماذج W-2 للموظفين في وقت مبكر من شهر يناير ، بحيث يكون لديهم فرصة للنظر إليها قبل تقديمها. سيقلل التوزيع السابق للموظفين من الأخطاء في نماذج W-2 ، لذا لن تضطر إلى تسجيل W-2 مصححة.
جمع المعلومات لإعداد نماذج W-2
تأتي المعلومات الخاصة بهذا النموذج من سجل الرواتب الخاص بك ، والذي يعرض إجماليات السنة لكل مستخدم للأجور والاحتفاظ بها ، بالإضافة إلى الخصومات المتعلقة بالخطط الطبية وحسابات التوفير الصحي وغيرها من العناصر.
فيما يلي مزيد من التفاصيل حول المعلومات التي ستحتاجها لإعداد نماذج W-2 هذه.
الصعوبة: متوسط
الوقت المطلوب: يعتمد على عدد الموظفين وعدد الاستقطاعات والمدفوعات الإضافية
وإليك كيفية تحضير نموذج W-2
معلومات صاحب العمل
لكل W-2 تقوم بإعداد ، سوف تحتاج إلى تضمين معلومات عن عملك: رقم هوية صاحب العمل (EIN) واسم وعنوان صاحب العمل.
رقم التحكم
قد ترغب في إضافة رقم تحكم داخلي لكل W-2 ، إذا كنت تدفع العديد من الموظفين. يمكنك إنشاء الرقم بنفسك ، أو قد ينشئ برنامج إعداد جدول الرواتب هذا الرقم.
أرباح الموظف سوف تحتاج أيضا
- مجموع الأجور والنصائح والتعويضات الأخرى (المربع 1). هذا هو الأجر الإجمالي لجميع الموظفين كل ساعة والأجر .
- المبلغ الإجمالي للاستقطاع (المربع 2)
- إﺟﻤﺎﻟﻲ أﺟﻮر اﻟﻀﻤﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻲ (ﺣﺘﻰ اﻟﺤﺪ اﻷﻗﺼﻰ ﻟﻠﻀﻤﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻲ ) (اﻹﻃﺎر 3). لا يتم تضمين بعض الأجور في أجور الضمان الاجتماعي ، لذلك سوف تحتاج إلى تقليل الإدخال بهذه المبالغ.
- تم استبعاد إجمالي ضريبة الضمان الاجتماعي (الإطار 4)
- مجموع أجور ونصائح ميديكير (نفس أجور الأجور) (صندوق 5)
- تم استقطاع ضريبة الرعاية الطبية (صندوق 6). يشمل هذا المبلغ مبلغ الضريبة الإضافية على الرعاية الطبية للموظفين الأعلى أجرا.
- نصائح حول الضمان الاجتماعي (الإطار 7) والنصائح المخصصة (المربع 8)
بعد ذلك ، ستحتاج إلى معلومات حول الموظفين والأجور الإجمالية والاحتفاظ بكل موظف للعام الماضي:
المدفوعات الأخرى. قد تكون قد دفعت مدفوعات مسبقة من EIC (رصيد الدخل المكتسب) (صندوق 9) ومخصصات الرعاية التابعة (صندوق 10) المدفوعة للموظفين.
معلومات حول المشاركة خطة التقاعد ، الموظفين النظاميين
في كل W-2 ، يجب عليك تحديد المربع المناسب إذا شارك الموظف في خطة التقاعد (الإطار 13) أو خطة غير مؤهلة (الإطار 11) ، إذا كان هذا الموظف موظفًا قانونيًا (الإطار 13) ، أو إذا كان الموظف تلقى راتباً مريضاً من الغير (الإطار 13.
صندوق 12
المربع 12 مخصص لمبالغ التعويضات أو التقارير الأخرى ، لإدخال 1-4 مربعات. بعض المعلومات الأكثر شيوعًا في Box 12:- الضمان الاجتماعي غير المُحصَّل ، RRTA (تقاعد السكك الحديدية) ، أو ضريبة Medicare ، على النصائح أو التأمين الجماعي على الحياة
- تأجيل اختياري إلى 401 (ك) و 403 (ب) وخطط تقاعد مؤهلة أخرى
- الأجر المرضي غير الخاضع للضريبة
- دفعات المظلة الذهبية
- مدفوعات مستحقة مدفوعة
- مساهمات لحسابات التوفير الطبية أو حسابات التوفير الصحي
- خيارات أسهم غير قانونية للموظفين
- مساهمات روث المعينة بموجب خطط 401 (k) أو 403 (b)
- تكلفة التغطية الصحية التي يرعاها صاحب العمل ، باستخدام الرمز DD ، وفقًا لمتطلبات الإبلاغ الخاصة بقانون الرعاية الصحية الميسرة
المربع 14
اﻟﻤﺪﺧﻼت ﻓﻲ اﻹﻃﺎر 14 هﻲ ﻟﺨﺼﻮﻣﺎت أو ﺗﻌﻮﻳﻀﺎت أﺧﺮى ﻳﺠﺐ أن ﻳﺘﻢ اﻹﻓﺼﺎح ﻋﻨﻬﺎ ﻟﻠﻤﻮﻇﻔﻴﻦ ﻹﻋﺎﻧﺘﻬﻢ اﻟﻀﺮﻳﺒﻴﺔ. فمثلا- معاش بعد الضريبة
- السداد التلقائي
- ضرائب خاصة لكاليفورنيا ، ونيويورك ، ونيو جيرسي ، وواشنطن
- مساهمات خيرية يتم خصمها من راتب الموظف
- التأمين الصحي واستقطاعات الفائدة الإضافية
- الخصومات المنتظمة ( لتكلفة الزي الرسمي )
- خصومات الاتحادات المستحقة
- الدخل غير الخاضع للضريبة
- نفقات المركبات المتضمنة في الأجور (100٪ من قيمة الإيجار للمركبة المفروشة للموظف والمشمولة في أجور صندوق 1)
- يوجد أيضًا مربع لعناصر "غير ذلك في القائمة" التي قمت بخصمها من الموظفين
الدولة والمعلومات المحلية
في هذا القسم ، ستقوم بإدخال معلومات حول الأجور المحلية والمحلية والاحتفاظ بها. أدخل:لاحظ أن هناك مساحة لدولتين واثنين من المناطق المحلية في النموذج. إذا عمل شخص ما في أكثر من ولايتين أو مناطق محلية خلال العام ، فاستخدم أداة W-2 ثانية لتضمين المعلومات الإضافية.
- رمز الولاية المكون من حرفين ورقم تعريف الضريبة على حالة نشاطك التجاري (تحقق من قسم الإيرادات في ولايتك) (المربع 15)
- أجور الدولة (الإطار 16)
- تم حجب ضريبة دخل الدولة (المربع 17)
- الأجور المحلية ، إن وجدت (المربع 18)
- تم حجب ضريبة الدخل المحلي (الإطار 19)
- اسم المنطقة (المربع 20)
تحقق من الدقة
اقضِ الوقت في التأكد من دقة المعلومات التي تقدمها للموظفين (وفي النهاية إلى إدارة الضمان الاجتماعي ومصلحة الضرائب). تحقق من إجماليات سجلات الرواتب الخاصة بك للسنة وأدير W-3 لضمان دقة جميع المعلومات التي تقدمها.النماذج المطبوعة مسبقا
إذا كنت تطبع نماذج W-2 الخاصة بك ، فيمكنك الحصول عليها من عدة مصادر:W-2 هو شكل متعدد الأجزاء. فيما يلي صفحات هذا النموذج:
- الموقع الإلكتروني لأمر نماذج مصلحة الضرائب الأمريكية (يستغرق 7-15 يومًا)
- مورد النماذج عبر الإنترنت أو متجر مستلزمات المكاتب.
- النسخة A تذهب إلى إدارة الضمان الاجتماعي. عادة ما تتم طباعة النسخة A على شكل أحمر.
- النسخة 1 هي للمدينة أو الولاية أو المنطقة
- النسخة B مخصصة للإيداع مع الإقرار الضريبي الفيدرالي للموظف
- نسخة C هي لسجلات الموظف
- تعد النسخة 2 نسخة أخرى لمدينة أو ولاية أو محلية أخرى
- النسخة D هي لسجلات صاحب العمل.
طباعة W-2s
قم بطباعة النماذج ، والتحقق من أنها تتوافق مع التنسيق المطبوع مسبقًا إذا كان لديك تنسيق.توزيع W-2s
- إلى الموظف: نسخ B ، C ، 1 ، و 2
- إلى إدارة الضمان الاجتماعي - Copy A. يتطلب SSA إرسال "A" من W-2 لكل موظف ، بالإضافة إلى نموذج W-3 ، بحلول نهاية فبراير.
- حافظ على نسخ D لسجلاتك.
ما زال الخلط حول نموذج W-2؟ إجابات لأسئلتك حول نموذج W-2 لعام 2011
نصائح حول إعداد نموذج W-2
- رقم تعريف الضريبة على حالة نشاطك التجاري ليس رقم معرف ضريبة مبيعات الولاية. تستخدم العديد من الولايات رقم التعريف الضريبي الفيدرالي (EIN) وتضيف أرقامًا إلى النهاية. تحقق مع وزارة الإيرادات في الولاية للحصول على المعلومات.
- دخل نصيحة. دخل تلميح الموظف يخضع لضرائب الضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الصحية ، بما في ذلك ضريبة Medicare الإضافية.
- المربع 12 - أكثر من 4 عناصر
إذا كان لديك أكثر من 4 عناصر في Box 12 ، فستحتاج إلى وضع العناصر الإضافية في W-2 ثانية. لكن لا تدرج أجر الموظف وحجزه على هذا W-2 الإضافي. - النموذج W-3 ، مع نسخة A من جميع نماذج W-2 للموظف ، يرجع إلى إدارة الضمان الاجتماعي بحلول 31 يناير. عند الانتهاء من W-3 ولديك جميع نماذج W-2 ، أرسلها إلى الموظفين في أقرب وقت ممكن ، لذلك لديهم فرصة لمراجعة النماذج. إذا عثروا على أخطاء ، فيمكنك إصلاحها قبل إرسال التقرير الموحد إلى SSA بحلول 31 كانون الثاني.
- تنصل
المعلومات المقدمة في هذا "كيف" هي لأغراض عامة ، لمساعدتك على جمع المعلومات التي تحتاجها لإعداد وطباعة نماذج W-2. ليس المقصود أن تكون مشورة ضريبية ولا تحاول هذه المعلومات بأي شكل من الأشكال أن تكون شاملة أو تخبرك بكل المعلومات التي يجب تضمينها في نماذج W-2 الخاصة بك. تحدث إلى مستشارك الضريبي للحصول على معلومات حول موقفك المحدد. العودة إلى تقديم تقارير نهاية الأجر والضرائب في نهاية السنة