كيفية إنشاء مكتب متنقل لشركتك الصغيرة

نصائح لإعداد مكتب يمكنك اتخاذ أي مكان

التكنولوجيا هي شيء قوي لأصحاب الأعمال الصغيرة ، بغض النظر عن نوع العمل الذي يديرونه. يمكن أن يساعد استخدام التكنولوجيا رواد الأعمال على القيام بأشياء مذهلة ، بما في ذلك توفير المال ، وتسهيل عمليات الأعمال ، والترويج لمنتجاتهم وخدماتهم بطرق جديدة ، والعمل بشكل أكثر إنتاجية .

كما تمنح التكنولوجيا العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة القدرة على مغادرة منازلهم أو مكاتب العمل خلفهم وإنشاء مكاتب متنقلة حتى يتمكنوا من العمل من أي مكان وفي أي وقت. هذا النوع من التنقل يزيل التحديات الجغرافية ، ويساعد أصحاب الأعمال الصغيرة على أن يصبحوا أكثر مرونة ومرونة.

إذا كنت مستعدًا لاتخاذ عملك على الطريق ، إليك بعض النصائح لإنشاء مكتب جوال تشغيلي يتيح لك العمل من أي مكان.

  • 01 - اختر الكمبيوتر المحمول الأيمن

    إذا كان عملك يتطلب جهاز كمبيوتر ، فستحتاج إلى نظام خفيف ومتحرك يمكنك التقاطه معك عندما تغادر مكتبك الرئيسي. يؤدي ذلك إلى التخلص من جهاز كمبيوتر مكتبي ، ولكن لا يزال لديك خيارات أخرى يجب وضعها في الاعتبار.

    اعتمادا على العمل الذي تقوم به ، قد تحتاج إلى كمبيوتر محمول قوي ، مثل MacBook Pro. إذا كنت لن تقوم بأي رفع ثقيل من مكتبك المحمول ، قد يناسبك نتبووك أقل تكلفة وأكثر بساطة ، مثل كمبيوتر Asus Eee ، احتياجاتك. في بعض الحالات ، قد يوفر الكمبيوتر اللوحي ، مثل Apple iPad ، ميزات كافية لمساعدتك على سد الفجوة بين مكتبك الأساسي ومكتبك المتنقل.

  • 02 - احصل على اتصال إنترنت موثوق وآمن

    لا يمكنك تشغيل نشاط تجاري هذه الأيام بدون اتصال بالإنترنت ، ولكن لن تساعد نقاط اتصال Wi-Fi المجانية على قطعها. أولاً ، عادةً ما تكون نقاط الوصول المجانية غير موثوقة بشكل كافٍ للأعمال التجارية. وثانيًا ، لا تكون نقاط Wi-Fi الفعالة آمنة. يمكن أن يؤدي استخدام جهاز كمبيوتر واحد إلى تعريض بياناتك للخطر.

    بديل واحد هو بطاقة وصول المحمول عالية السرعة ، أو MiFi (جهاز توجيه لاسلكي صغير). يمكنك شراء الجهاز وخطة البيانات من مزود خدمة الهاتف المحمول الخاص بك ، أو من الشركة التي تقدم وصولاً لاسلكياً مسبق الدفع أو الدفع عند الاستخدام. أيًا كان الخيار الذي تختاره ، تأكد من حماية بياناتك باستخدام كلمة مرور مشفرة.

  • 03 - جعل البيانات الخاصة بك متاحة

    إذا كان لديك عدة أجهزة كمبيوتر (سطح مكتب في مكتبك وجهاز كمبيوتر محمول للعمل على الهاتف المحمول ، على سبيل المثال) ، فستحتاج إلى طريقة لمشاركة الملفات بين أجهزة الكمبيوتر. يمكنك إرسال الملفات بالبريد الإلكتروني يدويًا أو استخدام محرك أقراص USB لنقل الملفات من جهاز كمبيوتر إلى آخر. هذا هو شاقة ، ومع ذلك ، يمكن أن تقدم قضايا التحكم في الإصدار. أفضل خيار هو استخدام خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت التي ستقوم تلقائيًا بنسخ البيانات ومزامنتها عبر أجهزة متعددة.

    تسهل خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت الوصول إلى البيانات من المكتب المتنقل. وحتى إذا كان لديك جهاز كمبيوتر واحد فقط ، فهذه طريقة رائعة لضمان الاحتفاظ بنسخة احتياطية ومستمرة من بياناتك في حالة تعطل النظام.

  • 04 - النظر في الذهاب الظاهري عبر المجلس

    يجب أن تكون المكاتب المتنقلة سهلة التفكيك والتعبئة والانتقال إلى أي مكان. هذا يعني أنه لا يمكنك سحب خزانة الملفات المزدوجة معك على الطريق. قد يتركك هذا في مكان صعب إذا كنت مسافرًا ، وتجد أنك بحاجة إلى مراجعة مستند ورقي في مكتبك. إذا كان هذا تحديًا متكررًا بالنسبة إليك ، فقد يكون من المفيد الانتقال إلى مكتب بلا ورق (أو على الأقل رقمي في الغالب).

    يمكنك إنشاء مكتب غير رسمي للورق ونظام إدارة مستندات رقمية عن طريق المسح الضوئي في ملفات النسخة المطبوعة وإنشاء خزانة ملفات افتراضية ؛ إدارة الشؤون المالية ومسك الدفاتر والميزانيات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ؛ أخذ ملاحظات الاجتماع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو نقلها فيما بعد ؛ واستخدام الاتفاقيات الإلكترونية. بمجرد إنشاء نظام إدارة مستندات رقمية ، ستتمكن من الوصول إلى جميع مستنداتك الورقية والبحث عنها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. وبمجرد مزامنة هذه الملفات مع خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت ، يمكنك الوصول إليها من أي مكان ، مما يجعل مكتبك متحركًا بالفعل.

    يمكنك حتى استخدام خطوط الهاتف الافتراضية وخطوط الفاكس الرقمية لإنشاء نظام هاتف يمكنك إحضاره معك أينما ذهبت. يمكن أن يساعدك ذلك في إدارة أعمال مهنية وسلسة على الطريق.

  • 05 - تشغيل صيانة النظام بانتظام

    لا يوجد شيء مثل تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فقط لتجد أن هناك عددًا كبيرًا من تحديثات نظام التشغيل والبرامج التي تحتاج إلى تنزيل وتثبيت. هذا هو القاتل الرئيسي للإنتاجية ، خاصة عندما تكون متحركًا. تأكد من تحديث نظامك قبل السفر لتجنب هذا التوقف غير الضروري.

    يجب عليك أيضًا التأكد من تثبيت برنامج مكافحة فيروسات موثوق به وتحديثه. ولا تخطي تصحيحات الأمان تلك التي يجب تثبيتها. يعد الحفاظ على تحديث النظام وخلو الفيروسات أمرًا حيويًا لكل عمل أو جوّال أو ثابت.

  • 06 - لا تنس الأجهزة الطرفية

    سواء كانت طابعة محمولة أو ماسحة ضوئية أو بطارية إضافية أو الماوس المفضل لديك ، تأكد من أن مكتبك المحمول جاهز لدعم عملك بشكل مريح وفعال. يجب أيضًا إحضار سلك الطاقة لجهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك حتى تتمكن من الاحتفاظ به مشحونًا وجاهزًا للاستخدام. إنها فكرة جيدة أن تسافر مع حامي عرام صغير لحماية جهاز الكمبيوتر الخاص بك في حالة حدوث زيادة مفاجئة في الطاقة.

    يمكن أن يكون إنشاء مكتب متنقل عملية فردية للغاية. ابدأ بتحديد مقدار الوصول الذي تحتاج إليه حقًا والعمل إلى الخلف لإنشاء مكتبك المحمول. بمجرد أن تتقن مساحة العمل الخاصة بالجوال ، قد تجد أنك لا تحتاج إلى مكتب مركزي ثابت بعد الآن.

    للبدء في قائمة تسوق المكاتب المتنقلة ، تحقق من قائمة المنتجات الموصى بها للمسافرين من رجال الأعمال .