عادة ما يكون سجل المرتبات جزءًا من حزمة برامج محاسبة عبر الإنترنت أو طلب كشف الرواتب عبر الإنترنت.
يتم استخدام المعلومات الموجودة في سجل الرواتب لمساعدتك في العديد من مهام ضريبة الرواتب الهامة:
- جعل ودائع ضرائب الرواتب ،
- تقديم تقارير ضريبة الرواتب ربع السنوية إلى مصلحة الضرائب على النموذج 941 ، و
- تقديم تقارير سنوية عن الضرائب والأجور للموظفين ولإدارة الضمان الاجتماعي
ماذا يشمل سجل الرواتب؟
يجب عليك الاحتفاظ بسجل الإجماليات لجميع الموظفين لما يلي:
- إﺟﻣﺎﻟﻲ إﺟﻣﺎﻟﻲ اﻷﺟور ، إﺟﻣﺎﻟﻲ أﺟور اﻟﺿﻣﺎن اﻻﺟﺗﻣﺎﻋﻲ ( ﺣﺗﯽ اﻟﺣد اﻷﻗﺻﯽ ﻟﮐل ﻣوظف ﮐل ﺳﻧﺔ) ، وإﺟﻣﺎﻟﻲ أﺟور Medicare
- الإجماليات التي تم حجبها من راتب الموظف لضرائب الدخل الفيدرالية والمحلية والخاصة بالولاية
- تم حجب المبالغ الإجمالية عن حصة الموظف في الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية
- تم حجب الإجماليات لجميع التبرعات الاختيارية ، مثل التبرعات الخيرية ورسوم النقابة وغيرها.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تخصيص مبلغ مساويًا لمجموع الضمان الاجتماعي وخصم الرعاية الطبية.
إنشاء حسابات مستحقة الدفع من سجل الرواتب
المبالغ المستحقة الدفع هي المبالغ المستحقة على شركتك للآخرين ، والتي لم يتم دفعها بعد. ويخلق الإجمالي لكل فئة لكل شيك راتب العديد من الحسابات الدائنة المستحقة للوكالات الفيدرالية والولائية (وفي بعض الأحيان المحلية).
عند إنشاء كشوف المرتبات (جميع شيكات كشوف المرتبات) ، يجب عليك تخصيص الأموال لهذه المبالغ المستحقة الدفع ، ليتم دفعها عندما
- تم استبعاد ضريبة FICA (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية) من شيكات راتب الموظف وتدفعها أنت بصفتك صاحب العمل
- ضرائب الدخل الفيدرالية من ضريبة الرواتب للموظفين
- ضرائب دخل الدولة والمحلية المحجوزة من شيكات راتب الموظف
- ضريبة البطالة الفيدرالية مستحقة الدفع - هي مقدار ضريبة البطالة الفيدرالية التي يجب أن يدفعها عملك ، سنويًا أو ربع سنويًا ، استنادًا إلى إجمالي أجور الموظفين لجميع كشوف المرتبات خلال الفترة.
- ضريبة البطالة للدولة المستحقة الدفع - مقدار ضريبة البطالة التي تفرضها الولاية على شركتك يجب أن تدفعها على أساس إجمالي أجور الموظفين لجميع كشوف المرتبات خلال الفترة
- ضريبة تعويضات الدولة
- والدائنين عن الخصومات الطوعية الأخرى ، مثل يونايتد واي ، 401 (k) الخصومات ، وحصة الموظف من تكاليف الخطة الصحية.
إذا كنت قد خصصت المال من شيكات راتب الموظف لمثل هذه البنود مثل أقساط التأمين الصحي ، أو التبرعات الخيرية ، أو خطط التقاعد المؤهلة ، يجب عليك حساب هذه المجاميع وإنشاء حسابات لكل منها ، حتى تعرف كم تدفع في الوقت المناسب.