يتم إنذاره مسبقا. قبل إرسال نماذج W-2 إلى الموظفين وتقديم هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي (مع نموذج الإحالة W-3 ) ، راجع هذه الأخطاء الشائعة لتجنب المشاكل.
ايداع نماذج W-2 في وقت متأخر
اعتبارًا من السنة الضريبية لعام 2016 ، تم نقل الموعد النهائي للإيداع لنماذج W-2 (و 1099 نموذجًا) إلى 31 كانون الثاني. لذلك يجب تقديم نماذج W-2 لعام 2017 إلى إدارة الضمان الاجتماعي في موعد أقصاه 31 كانون الثاني ، 2018.
هناك عقوبات على الايداع المتأخر. اقرأ المزيد عن المواعيد النهائية الجديدة لنماذج W-2 و 1099.
استخدام نموذج W-2 الخاص بسنة خاطئة
استخدم نموذج W-2 للسنة ، وكان الدخل خاضعاً للضريبة ، وليس السنة التي تقدم فيها الاستمارة. على سبيل المثال ، بالنسبة لأجور الموظفين في عام 2015 ، استخدم نموذج 2016 W-2 ؛ سيتم إعطاء هذا النموذج للموظفين وتقديمه إلى إدارة الضمان الاجتماعي في عام 2017.
يفتقد مواعيد التقديم. يجب عليك تقديم نماذج W-2 للموظفين في موعد لا يتجاوز نهاية شهر يناير ، ويجب عليك إرسال هذه النماذج إلى إدارة الضمان الاجتماعي في موعد لا يتجاوز نهاية شهر فبراير. المواعيد النهائية تتغير كل عام بناءً على التاريخ الذي يقع فيه التقويم. إذا كان الموعد النهائي في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة ، يتم نقل التاريخ إلى يوم العمل التالي. فيما يلي المواعيد النهائية الدقيقة لضرائب الرواتب نهاية العام للسنة الحالية.
لا تستخدم نموذج W-2 المعتمد
لا يمكنك تنزيل نموذج W-2 ونسخه واستخدامه.
الأحمر على A هو حبر خاص. يجب الحصول على النماذج المعتمدة من شركة توريد مكتب أو مصلحة الضرائب أو من شركة برامج. اقرأ المزيد حول المكان الذي يمكنك فيه الحصول على نماذج W-2 المعتمدة.
الفشل في إيقاف حجب الضمان الاجتماعي
يجب إيقاف حجب الضمان الاجتماعي عند الحد الأقصى للأجور الضريبية من الضمان الاجتماعي لكل سنة.
(هذه التغيرات القصوى في معظم السنوات تعكس تكاليف المعيشة). على الرغم من أن هذا ليس خطأ W-2 على وجه التحديد ، فإنه أمر شائع وسيؤدي إلى الإفراط في الإبلاغ عن أجور الضمان الاجتماعي للموظف. يجب عليك بعد ذلك إعادة الفائض إلى الموظف وتصحيح كل من W-2 والنموذج 941 ، والتقرير الشهري للأجور والضرائب لأية جهة تعكس الفائض. على سبيل المثال ، إذا وصل الموظف إلى الحد الأقصى لاستقطاع الضمان الاجتماعي في سبتمبر ، فيجب عليك تغيير النموذج 941 للربع الثالث.
إرسال نماذج W-2 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية
يجب تقديم استمارات الضمان الاجتماعي للموظفين في نهاية يناير / كانون الثاني وإيداعها لدى إدارة الضمان الاجتماعي بحلول نهاية شهر فبراير ، إلى جانب نموذج الإحالة W-3 ، الذي يجمع جميع المعلومات من جميع W-2s.
الفشل في الحصول على تنازل عن مصلحة الضرائب الأمريكية لعدم الدفع الإلكتروني
يجب على أصحاب العمل الذين يقدمون 250 نموذجًا أو أكثر من نماذج W-2 الحصول على تنازل إذا لم يرغبوا في ملف إلكتروني. اقرأ المزيد حول كيفية الحصول على تنازل عن تقديم نماذج W-2 إلكترونيًا (PDF).
جعل هذه الأخطاء الشائعة في نموذج W-2
تتضمن أخطاء النماذج الأكثر شيوعًا في نماذج W-2 ما يلي:
- فشل في تضمين عشري وسنت على المبالغ
- عدم استخدام الحبر الأسود (مما يجعل الإدخالات خفيفة للغاية)
- جعل الإدخالات كبيرة جدًا أو صغيرة جدًا. تقترح مصلحة الضرائب استخدام 12 نقطة. الخط نوع الخط للطباعة W-2s.
- اسم الموظف المسؤول عن تنسيق. ينتقل اسم الموظف الأول والأول الأوسط في المربع الأول ، ويذهب اسم الموظف في المربع الثاني ، وتدخل أي لاحقة (مثل "الابن") في المربع الثالث.
يمكن أن يساعدك استخدام البرامج المالية على تجنب العديد من هذه الأخطاء في نماذج W-2 ، وخاصةً أخطاء النماذج ، ويمكن لبرنامجك أن يحذرك عندما تصل إلى الحد الأقصى لأجر الضمان الاجتماعي. راجع هذه المقالة حول برامج محاسبة 2012 من قبل Rosemary Peavler ، دليل تمويل الأعمال ، مع التركيز على البرامج التي تتضمن وظائف الرواتب.
كيفية تصحيح نموذج W-2
يجب تقديم نموذج W-2 لكل موظف بحلول نهاية يناير من كل عام (للسنة التقويمية السابقة) ، ولكنك لا تحتاج إلى تقديم هذه النماذج إلى إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) حتى نهاية شهر فبراير. يوفر هذا التأخير الوقت لتصحيح الأخطاء.
إذا تمكنت من تصحيح الخطأ قبل التقديم مع SSA ، فقم فقط بإجراء التصحيح وإرسال النموذج المصحح.
إذا عثرت على الخطأ بعد تقديمك مع SSA ، فيجب عليك تقديم W-2 مصححة إلى جانب نموذج إحالة مصحوب W-3c).
اقرأ المزيد من التفاصيل حول كيفية إجراء تصحيحات على نموذج W-2 ، بعد تقديمه إلى إدارة الضمان الاجتماعي.