قد تكون قد بدأت مشروعًا تجاريًا أو استأجرت موظفًا أولًا أو كنت تفكر في امتلاك موظفين وتتساءلون عما إذا كان ينبغي عليك معالجة كشوف المرتبات بنفسك أو الحصول على خدمة معالجة الرواتب.
كما كنت تزن الخيارات ل معالجة كشوف المرتبات والتعامل مع ضرائب الرواتب ، قد تجد أنه من المفيد النظر في المهام التي ينطوي عليها التعامل مع كشوف مرتبات الموظفين ودفع الضرائب والإبلاغ عن الرواتب.
من أجل هذه المناقشة ، افترض أن جميع موظفيك هم مقاولون عاديون وليسوا مستقلين.
أولا ، بعض قرارات المرتبات لجعل
قد ترغب في استخدام هذه المقالة حول تحديد خيارات لمعالجة كشوف المرتبات وضرائب الرواتب ، لمساعدتك على اتخاذ قرارك.
قبل أن تبدأ تجهيز كشوف المرتبات
عندما تقوم بتوظيف الموظفين ، هناك أعمال ورقية يجب عليك إكمالها. يجب أن يكون لدى كل موظف جديد نماذج توظيف جديدة موقعة وموضوعة في ملف معين. لمساعدتك في إعداد كشوف المرتبات ، إليك قائمة بالمهام التي يجب إكمالها والقرارات التي يجب اتخاذها حول كيفية دفع الموظفين.
تجهيز كشوف المرتبات
تتم معالجة كشوف المرتبات في نهاية كل فترة من كشوف المرتبات (إما أسبوعيًا أو نصف أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو شهريًا).
مهمتك الأولى هي إعداد شيك راتب لكل موظف. للقيام بذلك ، يجب عليك:
- حساب الأجر الإجمالي للموظف ، على أساس ما إذا كان هذا الشخص بأجر أو بالساعة.
- خذ خصومات على ضريبة الدخل الفيدرالية (الامتناع عن الدفع) ، وخصم ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، واحتجاز الدولة ، والاستقطاعات الأخرى التي وافق عليها الموظف.
بعد أن تقوم بإعداد شيكات الراتب
بعد قيامك بعمليات حساب الراتب وإعداد كشوف راتب لكل موظف ، لديك بعض المهام الأخرى لإكمالها قبل اكتمال عملية كشوف المرتبات لفترة الدفع هذه.
1. يجب أن تحسب المبلغ الذي ستدين به لأرباب العمل والموظفين من ضرائب FICA (الضمان الاجتماعي و Medicare) وتخصيص مبلغ مساوي لكل من أجزاء الموظف وأرباب العمل من هذه الضرائب ، يتم دفعها لاحقاً ، من خلال كشوف المرتبات ودائع ضريبية.
2. يجب عليك جميع المبالغ المستقطعة لجميع الموظفين ووضع جانبا هذا المجموع ليتم دفعه لاحقا ، من خلال ودائع ضريبة الرواتب.
جعل ودائع ضريبة المرتبات
اعتمادًا على حجم كشف المرتبات ، يجب عليك إجراء إيداعات ضرائب الرواتب على مصلحة الضرائب الأمريكية على أساس نصف أسبوعي أو شهري من أجل:
- المبالغ التي تم حجبها من راتب الموظف لضرائب الدخل الفيدرالية وحكومات الولايات
- المبالغ التي قمت بخصمها من راتب الموظف للضمان الاجتماعي و Medicare
- المبالغ المستحقة عليك كصاحب عمل للضمان الاجتماعي و Medicare.
يمكنك تسديد دفعات ضرائب الرواتب الخاصة بك في نموذج 8109 أو استخدام نظام الإيداع الإلكتروني الخاص بـ IRS (EFTPS) .
ودائع ضريبة الرواتب الأخرى
بالإضافة إلى الخصم الفيدرالي ودفعات الضمان الاجتماعي / التأمين الصحي ، يجب عليك:
- جعل المدفوعات لضريبة البطالة الاتحادية على أساس منتظم.
- قم بإيداع دفعات ضرائب الرواتب في ولايتك ، وربما محلك بالإضافة إلى ودائع ضريبة الرواتب الفيدرالية.
تقارير ضريبة الرواتب
يطلب من الشركات أيضا تقديم تقارير ضريبة الرواتب على أساس منتظم.
يجب عليك أن:
- قدِّم تقريرًا ربع سنويًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في الاستمارة 94 1 يوضح مبلغ التزام ضريبة الرواتب والمبالغ التي دفعتها على هذه المسؤولية خلال الربع السابق.
- قم بتقديم تقرير سنوي حول ضريبة البطالة على النموذج 944 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية يوضح مقدار التزام ضريبة البطالة والمبالغ التي دفعتها على هذه المسئولية.
- تقديم تقارير أخرى عن البطالة و تعويضات العمال.
حفظ قوائم الرواتب على التوالي
للتأكد من عدم تفويت أي دفعات أو تقارير حول دفع الرواتب ، قم بإعداد تقويم ضرائب الرواتب.