جدولة التدقيق
من المرجح أن تبدأ شركة تأمين تعويضات العامل الخاص بك عملية التدقيق فور انتهاء صلاحية سياسة تعويضات العامل.
قد تتلقى رسالة من شركة التأمين الخاصة بك أو مكالمة هاتفية من الشخص المعين لإجراء التدقيق الخاص بك. يجب على المدقق المعين لك جدولة التدقيق في وقت مناسب لك. يجب أن يكون التاريخ بعيدًا بما يكفي في المستقبل حيث سيكون لديك الوقت الكافي لجمع المعلومات التي يحتاجها المدقق. اطلب من المدقق أن يقدم لك ملخصاً للبيانات التي سيطلبها من أجل إجراء التدقيق.
لاحظ أن المدقق المعين الخاص بك قد يكون أو لا يكون موظفًا في شركة التأمين. تحتفظ بعض شركات التأمين بقسم تدقيق داخلي يعمل مع موظفيها. ويستعين البعض الآخر بمهمة التدقيق إلى شركة تدقيق مستقلة. يجب أن تكون العملية هي نفسها سواء تم إجراء التدقيق من قبل موظف في شركة التأمين أو مقاول.
السجلات التي ستحتاجها
سيحتاج المدقق إلى معلومات مالية مختلفة للفترة الزمنية التي تغطيها السياسة التي يتم تدقيقها. في ما يلي نوع المعلومات التي قد يُطلب منك تقديمها:
- دفتر الأستاذ المحاسبة
- النماذج الضريبية ، ولا سيما الاستمارات رقم 941 و 944 ، الإقرار الضريبي لأرباب العمل (ربع سنوي وسنوي ، على التوالي)
- سجلات المدفوعات النقدية
- المدفوعات مقابل الخدمات التي يقدمها المتعاقدون المستقلون. سيحتاج المدقق إلى التحقق من أن هؤلاء العمال ليسوا موظفين لديك.
- المدفوعات مقابل الخدمات التي يقدمها المتعاقدون من الباطن
- شهادة التأمين لكل مقاول من الباطن قمت بتوظيفه
- W-2 و 1099
- وصف الوظيفة لكل عامل. تأكد من أنه يصف بدقة واجبات العامل.
- وصف لعمليات عملك
- سجلات الرواتب لمصطلح السياسة. سيحتاج المدقق إلى التحقق من جميع مصادر الدفع المقدمة لكل عامل (الراتب والمكافآت وما إلى ذلك).
- قيود كشوف المرتبات المطبقة على المسؤولين التنفيذيين ، والشركاء ، والمالكين الحصريين ، إلخ ، المشمولة بموجب البوليصة
- ورقة عمل تقييم تجربتك
بمجرد جمع البيانات الضرورية ، ستحتاج إلى تنظيمها. ضع جميع سجلات الرواتب (مثل نماذج W-2 ، وأقساط الراتب ، وسجلات العمل الإضافي) معًا حتى يمكن الوصول إلى المعلومات بسهولة. وبالمثل ، ضع جميع المعلومات المتعلقة بالمقاولين من الباطن ، بما في ذلك مبالغ الدفع وشهادات التأمين ، في مكان واحد. سوف تؤتي مجهوداتك ثمارها ، مما يجعل عملية المراجعة أسهل وأسرع.
ما هو مدرج في كشوف المرتبات؟
يتم احتساب قسط تعويضات العامل الخاص بك عن طريق ضرب معدل مرات رواتبك ومن ثم تقسيم النتيجة إلى 100. يشير NCCI ومعظم سلطات تعويض موظفي الدولة إلى كشوف المرتبات كمكافأة . غالبًا ما تستخدم هذه المصطلحات بالتبادل. كلاهما يعني القيمة المالية للخدمات التي يقدمها موظفوك إلى مؤسستك.
التكاليف التي يتم تضمينها في المكافأة تختلف إلى حد ما من دولة إلى أخرى. ومع ذلك ، فإنها تتضمن عمومًا ما يلي:
- الراتب الإجمالي والأجور ، بما في ذلك المرتبات والأجور بأثر رجعي
- اللجان. وهذا يشمل إجمالي العمولات التي يتقاضاها العامل وأي رسوم مقابل العمولات.
- المكافآت ، بما في ذلك خطط مكافأة الأسهم
- إجازة وعطلة وأجر مريض
- أجر العمل الإضافي. في جميع الولايات باستثناء بضع ولايات ، تشتمل الأجور على ساعات العمل الإضافية المحسوبة بمعدل الوقت المستقيم. على سبيل المثال ، لنفترض أن المعدل الطبيعي لساعة العامل هو 20 دولارًا في الساعة. إذا دفعت للعامل 600 دولار لمدة 20 ساعة من العمل الإضافي ، فإنك ستدرج فقط 400 دولار من أجر العمل الإضافي.
- المدفوعات التي تتم من قبلك والتي كان سيتم الاحتفاظ بها بخلاف ذلك من أجور الموظفين وفقًا لما ينص عليه القانون الخاص بالضمان الاجتماعي أو الرعاية الطبية أو خطة المعاشات التقاعدية
- دفع للعمال على أساس غير وقت العمل. ومن الأمثلة على ذلك العمل بالقطعة أو تقاسم الأرباح أو خطط الحوافز.
- الدفع أو البدلات للأدوات اليدوية أو الأدوات اليدوية المحمولة التي يستخدمها العمال لأداء وظائفهم
- قيمة الإيجار لشقة أو منزل المقدمة للموظف. أيضا ، قيمة المساكن الأخرى والوجبات التي يتلقاها العامل كجزء من أجره / راتبها
- مدفوعات تُخصم من الأجر الإجمالي للعمال مقابل التقاعد أو الكافتيريا أو خطط الادخار
- كشوف المرتبات لموظفي مقاولي الباطن غير المؤمّنين (انظر التعليقات أدناه)
ما هو المستبعد من المرتبات؟
هناك عدد من التكاليف التي يتم استبعادها عادة عندما يتم حساب المرتبات لغرض تصنيف تأمين تعويض العمال. على الرغم من اختلافها حسب الحالة ، إلا أنها غالبًا ما تتضمن ما يلي:
- نصائح وإكراميات أخرى يتلقاها الموظفون
- بدل قطع (بخلاف وقت العمل)
- خصومات على البضائع المشتراة من صاحب العمل
- المصروفات التجارية المستردة
- دفع للواجب العسكري النشط
- بدلات موحدة
التصنيفات
تتمثل إحدى المهام الأساسية لمدقق الحسابات في ضمان تصنيف الأعمال المؤمن عليها على نحو سليم. تم تصميم أنظمة تصنيف تعويض العمال لتصنيف الشركات ، وليس الموظفين الفرديين. سيقوم مراجع الحسابات بمراجعة عمليات شركتك لتحديد ما إذا كان التصنيف الأساسي المدرج في سياستك صحيحًا.
التصنيف الأساسي هو التصنيف الذي يصف عملك بشكل عام. غالباً ما يكون هذا هو نفس التصنيف الحاسمي (التصنيف المعين أكثر كشوف المرتبات). على سبيل المثال ، لنفترض أنك تدير متجرًا للآلات. يعمل بعض موظفيك مع مخارط بينما يقوم آخرون بتشغيل مكابس الحفر أو آلات الختم. قد تختلف الأنشطة المحددة التي يقوم بها موظفوك من عامل إلى عامل. ومع ذلك ، فإنها تناسب جميعًا تصنيفك الأساسي ، Machine Shop.
قد يقوم بعض الموظفين بتنفيذ مهام تتطلب تصنيفات منفصلة. على سبيل المثال ، توظف ورشة الماكينة الخاصة بك عاملًا مكتبيًا يؤدي وظيفته في مكتب مغلق بعيدًا عن العمال الآخرين. من المحتمل أن يتم تعيين هذا الموظف إلى موظف Office Clerical Office بدلاً من Machine Shop.
أنظمة تصنيف تعويض العمال معقدة للغاية. قد يقوم مراجع الحسابات الخاص بك بإعادة تصنيف أعمالك بطريقة لا تفهمها أو لا تفيدك. في هذا الحدث ، اطلب من المدقق توضيحاً. إذا كنت لا تزال مرتبكًا بشأن التغييرات ، فاطلب من الوكيل أو الوسيط الحصول على المساعدة.
اجتماع مع المراجع
لإجراء التدقيق ، يجب أن يجتمع المدقق معك أو ممثل موثوق به لشركتك. إذا قمت بتفويض هذه المهمة إلى شخص آخر ، فتأكد من أنه / هي:
- يعرف عملك جيدا
- يفهم جميع مراحل عمليات شركتك
- يعرف ما هي المهام التي يؤديها كل موظف
- يفهم سياسة تعويضات العاملين في شركتك ، بما في ذلك التصنيفات التي يحتوي عليها
- فهم السجلات المالية لشركتك ، بما في ذلك بيانات كشوف المرتبات ، حتى يتمكن من الإجابة على أسئلة من المدقق
عند الاجتماع مع المدقق ، يجب أن تكون أنت أو من ينوب عنك متعاونًا وأن تجيب على أسئلة المدقق كما يمكنك. لا تقدم معلومات لم يتم طلبها.
مثل العديد من الشركات ، قد تقوم شركتك بتوظيف شركة مسك الدفاتر خارج الموقع للتعامل مع وظائف المحاسبة وكشوف المرتبات. هل يجب أن يفي صاحب الحساب بالتدقيق نيابة عنك؟ الجواب هو لا. يمكن أن يوفر صاحب الحساب للمدقق السجلات المالية التي يحتاجها للقيام بعملية التدقيق. ومع ذلك ، سيحتاج المراجع إلى زيارة مبانيك لإجراء مراجعة فعلية.
الباطن
العديد من الدول لديها قوانين تفرض المسؤولية على المقاولين الذين يستأجرون مقاولين فرعيين غير مؤمن عليهم. ستنطبق عليك هذه القوانين إذا كان عملك يعمل كمقاول ، ويتعاقد من الباطن على العمل مع الآخرين.
على سبيل المثال ، لنفترض أن شركتك ، ABC Construction ، تستأجر مقاول من الباطن يسمى P & J Plumbing للقيام بأعمال المواسير في مبنى تقوم بتجديده. يتعرض موظف في شركة بروكتر آند جامبل للإصابة أثناء العمل ويحاول تقديم مطالبة بتعويض العمال. ومع ذلك ، لم تشتر P & J تغطية تعويض العمال. في معظم الولايات ، يمكن للعامل المصاب الحصول على إعانات بموجب سياسة تعويضات العامل.
مطلوب من شركات التأمين بموجب القانون لتقديم فوائد للموظفين من المقاولين من الباطن غير المؤمن عليهم. وبالتالي ، سيقوم مراجع الحسابات الخاص بك بمراجعة مستنداتك الضريبية والبحث عن 1099 نموذجًا تم إصدارها للمتعاقدين من الباطن. سوف يقوم بفحص ما إذا كنت قد حصلت على شهادة تأمين من كل مقاول من الباطن الذي عينته. إذا لم يقدم أي مقاول من الباطن قمت بتوظيفه دليلاً على تأمين تعويض العمال ، فسيقوم المدقق بخصم مبلغ إضافي مقابل التغطية التأمينية للمقاول.
يعتمد السعر المدفوع لمقاول من الباطن غير المؤمن عليه على نوع العمل الذي قام به المقاول من الباطن. على سبيل المثال ، إذا كان المتعاقد من الباطن يقوم بأعمال تسقيف ، فسيتم استخدام معدل تصنيف التسقيف المطبق. سيتم تطبيق المعدل على كل أو جزء من تكلفة العمل المتعاقد من الباطن. إذا كان المال الذي دفعته للمقاول من الباطن مخصصًا للعمالة فقط ، فسيتم استخدام التكلفة بالكامل (مقسومة على 100) كأساس للعلاوة.
المقاول مقابل المقاول من الباطن
إذا كان عملك ليس مقاولًا ، فهل أنت مسؤول عن الإصابات التي يتعرض لها موظفو المقاولون المستقلون الذين تستأجرهم؟ الجواب عموما لا. يدير المقاول شركة مستقلة عن شركتك. وبالتالي ، يكون المقاول مسؤولاً عن توفير تعويضات العمال لموظفيه المصابين.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تملك متجرًا للبيع بالتجزئة. تقوم بتوظيف أرضيات رائعة ، مقاول أرضيات ، لتمزيق أرضية مشمع قديمة في متجرك واستبدالها بأخرى جديدة. أنت الخطوط العريضة للنتيجة التي تريد (طابق جديد) ورائع يفعل المهمة. مشرف رائع يشرف على عمال الأرضيات. يحدد المشرف جداول العمل ويملي كيفية أداء الموظفين لعملهم. إذا أصيب موظف رائع أثناء تركيب طابقك الجديد ، يجب أن يكون Fabulous (وليس شركتك) مسؤولاً أمام العامل.
هناك بعض الحالات التي تكون فيها الشركة مسؤولة عن إصابات موظفي مقاول مستقل. وبالتالي ، يجب أن تصر على أن جميع المتعاقد المستقل الذي تقدمه يقدم دليلاً على أنه قام بشراء تأمين تعويض العمال.