كن الرئيس
معظم الأحداث هي جهد مشترك بين عدة إدارات مختلفة ، ولكن في نهاية اليوم ، يجب أن يكون هناك قائد واحد للإشراف على الإنتاج بأكمله. يجب على كل فرد في الفريق التركيز على تخصصه وفهم أهمية حدوده. حدد نفسك كمخطط رئيسي من بداية المشروع. اشرح لزملائك أهمية تدفق المعلومات وتوضيح ما يحدث عند تجاهل البروتوكولات. بما أنه لا أحد يريد أن يكون مسؤولاً عن خلق قضية ما ، فشرح قواعد الحوار الداخلي في اليوم الأول.
تنظيم اللجان
الهدف هنا هو إقران العمال الذين ستتقاطع مسؤولياتهم بطريقة ما. على سبيل المثال ، يجب أن يكون قسم التسويق في نفس اللجنة كفريق الصوت البصري لضمان عرض جميع الرسومات والشعارات بشكل صحيح. سيؤدي إنشاء فرق تحتاج بشكل طبيعي للعمل معًا إلى التخلص من الكثير من الرسائل الإلكترونية الزائدة التي تضيع في النقل العشوائي.
اختر جهة اتصال واحدة من كل لجنة للإبلاغ عنك بالتطورات الأخيرة.
المواعيد النهائية
إن تحديد مواعيد نهائية مقدما سيقلل من مستويات التوتر لكل المعنيين. يمكنك تعزيز قيمة المواعيد النهائية الخاصة بك عن طريق إنشاء مخطط انسيابي يوضح كيف سيتم استخدام عمل كل لجنة لتجميع كل شيء.
يستجيب الموظفون بشكل أفضل عندما يعرفون أن هناك دائرة أخرى تنتظر ردهم. إن تقاسم هذه المعلومات يبقي العملية شفافة ويؤكد المسؤولية دون اللجوء إلى إجراء سلبي.
حافظ على التنفيذيين على علم
أحد أكبر الأخطاء التي يمكنك القيام بها هو العمل من وراء الكواليس حتى تكون مستعدًا لتقديم الأفكار إلى القادة التنفيذيين. نادرًا ، إذا كنت في أي وقت مضى ، سوف تدخل إلى مكتبهم وتغادر دون أن تضطر إلى تغيير بعض جوانب الحدث الخاص بك. احفظ نفسك هذا الإحباط من خلال الاجتماع بشكل استباقي معهم على فترات منتظمة خلال عملية التخطيط. من الأسهل كثيرًا إجراء تغييرات في منتصف المشروع بدلاً من الدوران في النهاية.
اتصل بموائلك
هناك خطأ بريء آخر يمكن أن يحدث هو الاتصالات الثانوية مع البائعين . يحدث عندما يأخذ زميل في العمل زمام المبادرة للاتصال بمورّد مباشرة لمشاركة تفاصيل التخطيط التي لست على علم بها. يمكن أن يكون لنتيجة هذه المحادثات الجانبية تأثير كبير على كيفية تجمع الحدث معًا. الطريقة الوحيدة لمنع هذا هو تقييد البائع الخاص بك من أخذ أوامر من موظفين آخرين. قد تظن أنها تبدو قاسية في البداية ، لكنك ستنام أكثر سهولة عندما تتدفق كل المعلومات من خلالك.
التحديثات الاستباقية
يتطلب أن تكون المسؤول الرئيسي عن حدث ما مشاركة أكبر قدر ممكن من المعلومات التي تتلقاها. احتفظ بمستند تخطيط رئيسي يحدد تفاصيل الحدث ، وأرسل تحديثات أسبوعية إلى جميع أعضاء اللجنة. حافظ على اتصالاتك قصيرة وإلى النقطة. أنت تريد من الجميع قراءة الملاحظات في تحديثات البريد الإلكتروني الأسبوعية ، ولكن إذا كنت تتسابق باستمرار ، فسوف تفقد بسرعة انتباههم.
تتطلب إدارة تدفق المعلومات لأحداثك نفس الإجراءات مثل الاتصالات بين الإدارات. إبقاء الجميع على وعي بمسؤولياتهم ، ومشاركة التحديثات الهامة مع جميع الأطراف المعنية. الفرق المهم هو أنك الرئيس التنفيذي للمشروع. دورك هو إدارة كل التفاصيل التي تأتي وترجمها إلى رؤية مشتركة تلبي احتياجات كل قسم.
أساس النجاح هو التأكد من تدفق جميع المعلومات في نفس الاتجاه.