قبل أن تقوم بإعداد وتوزيع نماذج W-2

01 - تأكد من أنك صُنّفت بشكل صحيح كعاملين

الموظف هو عامل يؤدي عمله في اتجاه صاحب العمل. بشكل عام ، أي شخص يقوم بأداء خدمات لمؤسسة هو موظف إذا كان بإمكان المنظمة التحكم في ما سيتم القيام به وكيف سيتم القيام به.

ومن ناحية أخرى ، فإن المتعاقد المستقل هو فرد أو شركة تقدم خدمات لفرد أو شركة أخرى. المقاول المستقل هو كيان تجاري منفصل ولا يعتبر موظفا. بعض الأمثلة على المقاولين المستقلين هم المستشارون أو الوكلاء أو الوسطاء. غالبًا ما يكون عمل المقاولين المستقلين عرضًا أو غير أساسيًا للنشاط التجاري ؛ على سبيل المثال ، خدمة التنظيف ، أو معالج الرواتب ، أو خدمة تكنولوجيا المعلومات.

اقرأ المزيد عن تصنيف العمال كموظفين أو متعاقدين مستقلين ، واستشر محامي توظيف للحصول على المساعدة.

02 - التحقق من التوزيع وتسجيل الايداع للسنة الحالية

خطوتين متورطان في عملية W-2. تتمثل الخطوة الأولى في توزيع نماذج W-2 على الموظفين. الخطوة الثانية هي تقديم هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي. (SSA)

الموعد النهائي للتوزيع على الموظفين والتقديم مع SSA هو 31 يناير من العام التالي. هذا هو موعد نهائي جديد لتجهيز SSA تم إعداده للمساعدة في تجنب الاحتيال الضريبي. اقرأ المزيد عن الموعد النهائي W-2 و 1099.

تأكد من إعطاء الموظفين نماذجهم في وقت مبكر من شهر كانون الثاني ، لذلك لديهم الوقت لمراجعتها ، لمنع الأخطاء.

03 - افحص نماذج الموظف W-4

مطلوب من أصحاب العمل أن يكون لديهم نموذج W-4 في ملف لجميع الموظفين في جميع الأوقات. يتضمن النموذج W-4 المعلومات اللازمة لتحديد مبلغ خصم ضريبة الدخل الفيدرالية للموظف ، باستخدام الحالة الاجتماعية ، وعدد المعالين ، وأي مبالغ إضافية يتم حجبها.

يجب إكمال النموذج W-4 عند الاستئجار وفي أي وقت يرغب الموظف في إجراء تغيير. يجب على الموظف تغيير نموذج W-4 إذا تغيرت المعلومات الشخصية للموظف (بما في ذلك الحالة الاجتماعية وعدد المعالين) أو إذا تغير عنوان الموظف. يجوز للموظف أيضًا تغيير نموذج W-4 في أي وقت لتغيير مبلغ الاستقطاع.

في كل عام قبل نهاية العام ، يجب على أصحاب العمل مطالبة جميع الموظفين بمراجعة نموذج W-4 للتأكد من دقة المعلومات الشخصية.

إن التأكد من أن الموظفين لديهم معلومات دقيقة وحديثة في النموذج W-4 سيساعدكم في إعداد وتوزيع نماذج W-2.

04 - جمع معلومات الرواتب لأنواع W-2

أولاً ، ستحتاج إلى بعض المعلومات الأساسية عن شركتك لجميع نماذج W-2:

• رقم معرف صاحب العمل الخاص بشركتك
• الاسم والعنوان والرمز البريدي للنشاط التجاري
• ورقم تعريف الضريبة الخاص بشركتك

بعد ذلك ، ستحتاج إلى جمع معلومات حول كل موظف ، معلومات شخصية ومعلومات عن الرواتب:

• اسم الموظف والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي أو رقم المعرّف الضريبي الآخر
• المبلغ المدفوع لهذا الموظف: إجمالي الأجور والنصائح والتعويضات الأخرى
• مبلغ ضريبة الدخل الفيدرالية المحتجزة
• أجور الضمان الاجتماعي (حتى الحد الأقصى لمبلغ الضمان الاجتماعي للسنة)
• تم حجب الأجور والنصائح الخاصة بالـ Medicare والضرائب على Medicare ، بما في ذلك ضريبة Medicare الإضافية للموظفين ذوي الدخل المرتفع.
• مخصص نصائح الموظف المدفوعة
• إعانات الرعاية المعتمدة المدفوعة ، وغيرها من المزايا الخاضعة للضريبة للموظف
• بالنسبة لكل ولاية عمل فيها الموظف ، كانت أجور الدولة ونصائحه مدفوعة وتم احتجاز ضريبة دخل الدولة
• الأجور المحلية والنصائح المدفوعة وحصر ضريبة الدخل المحلية.

05 - مراجعة معالجة W-2 - كيف سيتم إنشاء W-2؟

إذا كانت شركتك جديدة في معالجة كشوف المرتبات ، أو إذا تغير وضع كشوف المرتبات في الآونة الأخيرة ، فمن المستحسن مراجعة عملية العثور على تقارير نهاية العام واستكمالها وتوزيعها على الموظفين. يمكنك الحصول على نماذج W-2 من متجر مستلزمات المكاتب ، أو تكلفة الاكتساب ، من برنامج الضرائب أو المحاسبة ، أو من مصلحة الضرائب الأمريكية.

ملاحظة: لا يمكنك تنزيل نماذج W-2 من مصلحة الضرائب الأمريكية أو من أي مكان آخر على الإنترنت. تكون نسخة A من نموذج W-2 بلون محدد من الحبر الأحمر ولا يمكن تكرارها. يجب عليك تقديم نموذج IRS الخاص بالنسخة A مع إدارة الضمان الاجتماعي (هذه هي النسخة التي تحتفظ بها وتودعها مع الضمان الاجتماعي في نهاية فبراير).

فيما يلي بعض الخيارات لإعداد نماذج W-2:

• باستخدام برامج المحاسبة . إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين وكنت تستخدم برامج محاسبة ، فقد تتمكن من شراء وظيفة إضافية لإعداد نماذج W-2 باستخدام هذا البرنامج.
• باستخدام برنامج إعداد الضرائب. إذا كنت تستخدم أحد برامج إعداد البرامج الضريبية الشائعة ، سواء عبر الإنترنت أو في إصدار سطح المكتب ، وكنت قد قمت بشراء إصدار الأعمال من هذا البرنامج ، تحقق لمعرفة ما إذا كانت معالجة W-2 مضمنة أم لا. شيرلي Elmblad ، دليل البرمجيات المالية ، لديه مقال عن استعراض برامج الضرائب
• باستخدام نماذج W-2 المشتراة . لدى شركات توريد المكاتب الرئيسية نماذج W-2 مطبوعة مسبقًا للاستخدام مع البرامج الموجودة على قرص مضغوط والتي تسمح لك بإدخال المعلومات الخاصة بهذه النماذج يدويًا وطباعتها على الطابعة.

أيًا كان الأسلوب الذي تستخدمه لاستكمال وطباعة نماذج W-2 ، يجب أن تحتوي أيضًا على نماذج إرسال W-3 .

06 - حدد كيفية توزيع نماذج W-2 على الموظفين

بمجرد إنشاء نماذج W-2 ، فإن قرارك التالي هو كيفية توزيعها على الموظفين. تذكر أن الموعد النهائي لتوزيع نماذج W-2 على الموظفين هو 31 يناير من السنة التالية للسنة الضريبية. على سبيل المثال ، فإن أرباب العمل الذين كانوا ملزمين بتوزيع W-2 سنة الضريبة لعام 2016 يمتلكون حتى 31 يناير 2017 ، لتوزيعها.

لديك خياران لتوزيع نماذج W-2 المطبوعة على الموظفين: إما إرسالها بالبريد أو توزيعها على الموظفين بشكل شخصي. إذا قام أحد الموظفين بالتقاط استمارة W-2 شخصياً ، فقد ترغب في أن يقوم الموظف بالتوقيع على أن النموذج قد تم اختياره ، لتجنب الأسئلة حول ما إذا كان قد تم ذلك أم لا.

07 - التحقق من وجود أخطاء قبل إرسال نماذج W-2 إلى الموظفين

لتقليل المشكلات والاضطرار إلى إعادة إرسال نماذج W-2 ، تحقق من نماذج W-2 للأخطاء ، باستخدام قائمة التحقق هذه. تتضمن أخطاء W-2 الشائعة استخدام نموذج السنة الخاطئة ، وعدم تضمين المعلومات ، ووضع المعلومات في المربع الخطأ ، وعدم التوقف عن حجب الضمان الاجتماعي في الحد الأقصى.

08 - التعامل مع طلبات الموظفين للحصول على نماذج W-2 مكررة

غالباً ما يسيء الموظفون أو يفقدون نماذج W-2 وقد يأتون إلى قسم المرتبات الخاص بك لطلب نسخة مكررة من نموذج W-2 الخاص بهم. قبل توزيع نماذج W-2 ، فكّر في كيفية التعامل مع هذه الطلبات:

• إذا قمت بطباعة النماذج داخليا ، يمكنك ببساطة إعادة طبع نموذج W-2 وإعطائه أو إرساله بالبريد إلى الموظف.
• إذا تم إعداد النموذج بواسطة خدمة كشوف المرتبات الخارجية ، فقد يتقاضون رسومًا منك مقابل تكلفة إعادة طباعة النموذج وإرساله بالبريد. قد تحتاج إلى محاسبة الموظفين على أول نموذج مكررة ، أو تكرار ثاني في عام (يحدث!).

مهما كانت قرارك ، فمن الجيد أن تقوم بنشر سياستك فيما يتعلق بالنماذج المكررة للموظفين. قد يبدو أن فرض رسوم على النماذج المكررة متطرفًا ، ولكنه قد يقلل من عدد النماذج المفقودة التي عليك التعامل معها.

09 - تقديم نماذج W-2 و W-3 مع إدارة الضمان الاجتماعي

بعد أن تقرر كيفية إعداد نماذج W-2 وتوزيع هذه النماذج على الموظفين (بحلول 31 يناير من العام التالي للسنة الضريبية) ، يكون قراركم التالي هو تحديد كيفية تقديم هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) .

يجب تقديم جميع نماذج W-2 مع إدارة الضمان الاجتماعي ، إلى جانب نموذج الإحالة W-3 . خياران لتقديم هذه الاستمارات:

• يمكنك التسجيل عبر الإنترنت في قسم خدمات الأعمال على الإنترنت من موقع الضمان الاجتماعي. يجب عليك التسجيل أولاً ، ثم إكمال النماذج المناسبة عبر الإنترنت. إذا قمت بالتسجيل عبر الإنترنت مع BSO ، فلا تحتاج إلى تضمين نماذج W-3.
• يمكنك أيضًا إرسال نماذج W-2 مكتملة مع نموذج W-3 إلى إدارة الضمان الاجتماعي.

فيما يلي مزيد من المعلومات حول كيفية إعداد نموذج W-3 .

10 - التحقق من لوائح الدولة لتوزيع نماذج W-2

عند إكمال نموذج W-2 لموظف ، يتم تخصيص جزء واحد من هذا النموذج (نسخة 1) ليتم إرساله إلى الحالة التي يعمل فيها الموظف. إذا كان الموظف يعمل في أكثر من ولاية واحدة ، فيجب عليك إرسال نسخة من نموذج W-2 إلى كل ولاية.

لكل ولاية متطلبات مختلفة لتقديم نماذج W-2 وأي نماذج إحالة. راجع سلطة الضرائب في ولايتك أو إدارة الإيرادات الحكومية لمعرفة متطلبات الولاية.

استكمال: العديد من الدول تتفق مع الموعد النهائي الجديد في 31 كانون الثاني / يناير لتعبئة W-2s مع SSA.

قراءة المزيد عن ضرائب الرواتب الحكومية.