البرمجيات المحاسبية يمكن أن تكون أداة إدارة مالية كبيرة
نقل جميع موردي برامج المحاسبة تقريبًا منتجاتهم إلى السحابة ويقدمون خدمات تستند إلى الاشتراك عبر الإنترنت تتراوح من الأساسيات إلى المزايا المتقدمة والسعر. لحوالي 10 دولارات شهريا مثل "فريتبوكس" و "زوهو" ، نقدم باقات "بداية" المناسبة للمستخدمين المستقلين والمالكين الفرديين ، بما في ذلك الفواتير ، وتتبع النفقات ، والتقارير البسيطة.
عادةً ما تحتاج الشركات التي تم دمجها و / أو لديها موظفين إلى حزم محاسبية أكثر تقدمًا مثل QuickBooks و Sage 50 التي يمكنها إجراء محاسبة القيد المزدوج ، والتي تتضمن الحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة وقدرات دفتر الأستاذ العام . تشتمل الميزات الأخرى المتوفرة في العروض الأكثر تقدمًا على جدول الرواتب ، والوصول متعدد المستخدمين ، وتحويل العملات ، والوقت والفوترة ، وتتبع المخزون ، وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، والتحليلات ، والمزيد.
بغض النظر عن احتياجاتك ، يمكن أن يكون برنامج المحاسبة حل وسط جيد بين محاولة إجراء الحسابات الخاصة بك باستخدام جداول البيانات وتوظيف محترف للقيام بكافة أعمالك التجارية الصغيرة.
فيما يلي المزايا الرئيسية باستخدام برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة التي تقدم لك:
1) Immediacy
سواء كنت تقوم بتشغيل عملية البيع بالتجزئة حيث يتم إدخال كل معاملة إلكترونياً عند حدوثها أو استشاري شخص واحد حيث تقوم أنت شخصياً بإدخال معاملاتك كل أسبوعين ، فإن استخدام برامج محاسبة الأعمال الصغيرة يفرض عليك مواكبة إدخال البيانات والبقاء الحالي.
كما أن الإجبار على البقاء في الوقت الحالي له فائدة إضافية تتمثل في إبقائك متكيفًا مع النبض المالي لنشاطك التجاري الصغير. لديك فرصة أفضل بكثير لاكتشاف فجوة التدفق النقدي أو العميل الذي يقوم بتطوير مشكلة ائتمانية خطيرة من رجل الأعمال الصغير الذي يقوم فقط بإلقاء جميع الإيصالات والفواتير في الأدراج والتعامل معها في نهاية الربع أو السنة.
2) التنقل
يمنحك برنامج المحاسبة القائم على السحابة ميزة إمكانية الوصول إلى حسابات العمل الخاصة بك من أي مكان. بالإضافة إلى دعم متصفحات الويب الأكثر استخدامًا ، يوفر معظم موردي برامج المحاسبة عبر الإنترنت أجهزة iPhone / iPad وتطبيقات Android ، مما يتيح لك (على سبيل المثال):
- إرسال فاتورة مباشرة من جهازك المحمول.
- عرض معلومات العميل أو المصاريف أو الفاتورة.
- سجل المصاريف على الفور وإرفاق الإيصالات. على سبيل المثال ، يمكنك التقاط صورة لعلامة عشاء مع عميل وإرفاقها بالنفقات.
- تتبع الوقت القابل للفوترة مع جهاز توقيت مدمج.
- استيراد عميل جديد مباشرة من معلومات الاتصال الخاصة بهاتفك.
ميزة أخرى لتوفير الوقت والمال للبرامج المحاسبية على الإنترنت هي القدرة على السماح للمحاسب بالوصول المباشر إلى كتبك من خلال التطبيق عبر الإنترنت ، بدلاً من الحاجة إلى نقل الملفات الورقية أو الإلكترونية يدويًا عندما يحتاجون إلى الوصول إلى حساباتك.
3) المركزية
إن استخدام برامج المحاسبة يركِّز جوانب عديدة من الإدارة المالية لنشاطك التجاري ، حيث ستتمكن من التعامل مع مهام مثل إدارة المخزون والفواتير والمرتبات وحتى بعض جوانب إدارة علاقات العملاء ، كل ذلك من خلال برنامجك الخاص بالمحاسبة.
توفر لك ميزة "المركزية" الوقت والمال حيث لا تحتاج إلى شراء برامج منفصلة للقيام بأشياء مثل عملاء الفاتورة.
4) يبسط الامتثال الضريبي
إلى جانب عرض مقدار الضريبة المستحقة على فواتير معينة ، تسمح لك أيضًا برامج محاسبة الأعمال الصغيرة بإعداد تقارير توضح ، على سبيل المثال ، مقدار الضريبة المحددة التي دفعتها شركتك خلال فترة زمنية معينة ، مما يسهل جمع البيانات تحتاج إلى استكمال وتقديم نماذج الضرائب الحكومية المطلوبة (مثل ، في كندا ، يعود GST / HST ). حتى أن بعض برامج محاسبة الأعمال تسمح لك بإرسال ملف GST / HST بشكل مباشر.
5) يوفر أدوات التحليل
إن وجود برامج محاسبية تجارية جيدة يشبه وجود مستشار مالي داخلي ؛ تسمح لك التقارير القابلة للتخصيص بتحليل الجوانب المختلفة لأعمالك الصغيرة ، وتوفير البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مالية أفضل.
تعرض تقارير مثل ملخص الميزانية العمومية بالضبط مدى جودة أعمالك في الوقت الحالي ، بينما تتيح لك تقارير مثل العملاء الذين يمتلكون المال إدارة حسابات القبض الخاصة بك بسهولة أكبر.
6) الدقة
نظرًا لأن برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة يقوم بالكثير من الحسابات الضرورية لك ، فإن بياناتك المالية ستحصل على مستوى أعلى من الدقة عما لو كنت تحتفظ بسجلات القلم والورق ذات النمط القديم - خاصة إذا كان لديك عدة أشخاص مختلفين يقومون بإدخال البيانات .
كما أنه يسهل الوصول إلى المعلومات الدقيقة وتوفيرها. بحاجة الى عنوان المراسلات المورد؟ لمعرفة متى قام عميل آخر بالسداد على حساب معلق؟ أو كم من حصائر اليوغا ACME لديك في الأسهم؟ كل شيء هناك.