نصائح لإدارة الملفات للملفات الرقمية
بالإضافة إلى تخزين المستندات محليًا على أجهزة سطح المكتب أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة المحمولة ، يستخدم المزيد والمزيد من الشركات السحابة لتطبيقات الأعمال الأساسية وتخزين الملفات. (راجع لماذا الحوسبة السحابية مثالية للشركات الصغيرة و 5 عيوب الحوسبة السحابية. )
زيادة تعقيد مشكلة التخزين هي الحاجة إلى العديد من الشركات لتبادل الوثائق بين الموظفين .
داخل مكتب يتم تحقيق ذلك عادة باستخدام خادم ملفات أو جهاز تخزين متصل بالشبكة (NAS). إذا كان الوصول المشترك إلى الجوال مطلوبًا ، فيمكن تخزين المستندات في السحاب ومشاركتها عن طريق تعيين أذونات الوصول. يمكن أن تكون نتيجة كل هذا كابوسًا لإدارة الملفات مع بعض مستندات الشخص المخزنة في السحاب وبعض المستندات المحلية ، وحتى المستندات الفردية المخزنة في مكان واحد أو آخر فقط.
المنظمة هي مفتاح إدارة الملفات الإلكترونية
أينما يتم تخزين المستندات ، من المهم الحفاظ عليها منظمة ومحدثة. الهدف من إدارة الملفات الإلكترونية هو التأكد من أنه يمكنك العثور على ما تبحث عنه ، حتى إذا كنت تبحث عنه بعد سنوات من إنشائه.
لقد كان معظم رجال الأعمال في وقت أو آخر في موقف محرج من وجود مكالمة العملاء وعدم القدرة على العثور بسرعة على الفاتورة ذات الصلة أو غيرها من وثائق العملاء الهامة.
مزعج بنفس القدر هو الهرولة في نهاية العام في محاولة للعثور على وثائق تتعلق بحسابات الشركة للمحاسب أو أسوأ من ذلك ، رجل الضرائب .
يعد التنظيم الصحيح للوثائق الرقمية أمرًا مهمًا بشكل خاص في بيئة مشتركة - إذا كان أحد موظفيك غائبًا (مؤقتًا أو دائمًا!) ، فيمكنك بسهولة تحديد موقع أي مستندات أنشأها أو أدارها ذلك الشخص.
(لاحظ أن الخسارة المحتملة لمشكلات البيانات مع الموظفين الساخطين والمغادرين هي سبب آخر لحماية بيانات عملك. انظر 6 قواعد حماية بيانات العمل ).
ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على ملفاتك سهلة الوصول:
1. استخدم مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرامج.
استخدم مواقع الملفات الافتراضية عند تثبيت برامج التطبيق. تحت Windows ، بواسطة ملفات برنامج تطبيق الاتفاقية الموجودة تحت (Drive Letter:) -> دليل ملفات البرنامج. تثبيت التطبيقات في مكان آخر أمر محير وغير ضروري.
2. مكان واحد لجميع الوثائق.
ضع جميع الوثائق تحت مجلد "الجذر" واحد. بالنسبة لمستخدم واحد في بيئة Windows ، يكون الموقع الافتراضي هو مجلد المستندات.
في بيئة مشاركة الملفات حاول أن تفعل الشيء نفسه. قم بإنشاء مجلد جذر واحد (يسمى "المستندات المشتركة" على سبيل المثال) وتخزين كافة المستندات في مجلدات فرعية داخل المجلد الجذر. إن وجود موقع واحد لجميع الوثائق الإلكترونية يجعل من السهل العثور على الأشياء وتشغيل النسخ الاحتياطية والأرشيفات.
3. إنشاء مجلدات في التسلسل الهرمي المنطقي.
هذه هي أدراج خزانة الملفات الخاصة بالكمبيوتر ، إذا جاز التعبير. استخدم لغة واضحة لتسمية المجلدات الخاصة بك؛ أنت لا تريد أن تنظر إلى قائمة المجلدات هذه في المستقبل وتتساءل عما تعنيه كلمة "TFK" أو أي اختصار آخر مثير اختراعه.
4. المجلدات Nest داخل المجلدات.
إنشاء مجلدات أخرى داخل هذه المجلدات الرئيسية كلما دعت الحاجة إلى ذلك. على سبيل المثال ، قد يحتوي مجلد يسمى " الفواتير " على مجلدات باسم "2018" و "2017" و "2016". قد يتضمن المجلد المسمى لعميل المجلدات "بيانات العملاء" و "المراسلات". الهدف هو الحصول على كل ملف في مجلد بدلاً من وجود مجموعة من الملفات اليتيمة المدرجة.
ومع ذلك ، لا تنشئ بنية مجلد معقدة ذات طبقات عميقة. حيثما كان ذلك ممكنا استخدام أسماء الملفات الوصفي بدلا من ذلك.
5. اتبع اصطلاحات تسمية الملفات.
لا تسمح بعض أنظمة التشغيل (مثل Unix) بوجود مسافات في أسماء الملفات أو المجلدات ، لذا تجنب ذلك إذا كانت بيئة الحوسبة مختلطة. بدلاً من ذلك ، استخدم الشرطات السفلية كمحدد (على سبيل المثال Doe_John_Proposal.doc.) أحرف أخرى مثل /؟ <> \: * | "كما يحظر ^ في أسماء الملفات أو المجلدات ضمن Windows.
استخدم أسماء ملفات وصفية لتسهيل التعرف على البيانات واسترجاعها ولكن لا تسرف - أسماء الملفات / المسارات لها حدود طول والتي تختلف بين أنظمة التشغيل. تحت Windows ، يبلغ الحد الأقصى لطول المسار الكامل لملف (مثل حرف محرك الأقراص + أسماء المجلدات + اسم الملف) 260 حرفًا. استخدم الاختصارات الشائعة حيثما أمكن ، مثل Jan for January أو Corp for Corporation.
6. كن محددًا.
إعطاء ملفات إلكترونية منطقية وأسماء محددة وتضمين التواريخ في أسماء الملفات إن أمكن. الهدف عندما تسمية الملفات هو أن تكون قادرة على معرفة ما هو الملف دون الحاجة إلى فتحه وننظر. لذلك إذا كانت الوثيقة عبارة عن رسالة إلى عميل يذكره فيها بأنه قد تأخر السداد ، فاتصله بشيء مثل "overdue_20180115"؛ بدلا من شيء مثل "حرف". كيف تعرف من هو الرسالة دون فتحها؟
إذا كنت تشارك الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الأجهزة المحمولة ، فقد ترغب في أن يتضمن اسم الملف معلومات أكثر تحديدًا ، نظرًا لأنه لن يتم تضمين معلومات المجلد مع الملف المشترك. على سبيل المثال ، إذا كان مستندك موجودًا في المستندات \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc وتمت مشاركة الملف أو إرساله عبر البريد الإلكتروني ، فسترى جميع المستلمين Doe_John_20170416.doc وقد لا يتمكن من معرفة أن الملف هو عميل فاتورة دون فتحه.
7. الملف كما تذهب.
أفضل وقت لتقديم مستند هو عند إنشائه لأول مرة. لذا اعتدت على استخدام مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المستند وكذلك تسميته ، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.
8. طلب ملفاتك من أجل راحتك.
إذا كانت هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرًا ، فعليك إجبارها على أعلى قائمة الملفات عن طريق إعادة تسميتها بأخرى! أو AA في بداية اسم الملف.
9. اعدام الملفات بانتظام.
أحيانًا ما يكون العمر واضحًا كما هو الحال في مثال المجلد المسمى "Invoices" أعلاه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحفظ مجلداتك بمرور الوقت عن طريق مسح الملفات القديمة.
لا تحذف الملفات المرتبطة بالأعمال ما لم تكن متأكدًا تمامًا أنك لن تحتاج إلى الملف مرة أخرى. بدلاً من ذلك ، في مجموعة المجلدات الرئيسية ضمن المجلد الجذر ، قم بإنشاء مجلد يسمى "قديم" أو "غير نشط" ونقل الملفات القديمة إليه عندما تصادفها.
(إلى متى يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الأعمال الخاصة بـ CRA أو IRS؟ يشرح المدة التي يجب أن تحتفظ بها سجلات العمل للوفاء بالتزاماتك الضريبية.)
10. قم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك بانتظام.
سواء كنت تقوم بنسخ ملفاتك إلى محرك أقراص آخر أو على شريط ، فمن المهم إعداد نظام احتياطي منتظم ومتابعته. انظر خطوات 3 إلى نظام النسخ الاحتياطي الناجحة .
حسن إدارة الملفات يجعل العثور على ما تريد بسهولة
يجب أن تكون إدارة المستندات الإلكترونية جزءًا من استراتيجية شاملة لإدارة المستندات لنشاطك التجاري. يجب أن تتضمن خطة إدارة الوثائق المناسبة جميع جوانب التعامل مع المستندات ، بما في ذلك التخزين والاسترجاع والنسخ الاحتياطي والأمان.
وظيفة البحث شيء رائع ، ولكنها لن تتطابق مع سهولة القدرة على الانتقال مباشرة إلى مجلد أو ملف. إذا اتبعت نصائح إدارة الملفات هذه باستمرار ، حتى إذا كنت لا تعرف أين يوجد شيء ما ، فأنت تعرف المكان الذي ينبغي أن يكون فيه - وهي ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالعثور على ما تبحث عنه. إن ممارسات إدارة الملفات الجيدة ستوفر وقت عملك وأموالك .