ما هي الحسابات المدينة؟
حسابات القبض (تسمى أحياناً "المستحقات" أو "A / R") هي تلك المبالغ المستحقة لشركة من قبل عملائها. قد تعتبرها "مدفوعات بسبب نشاطي التجاري".
تعتبر الذمم المدينة بمثابة أصل تجاري لأن لها قيمة ، كمبلغ إجمالي مستحق لعملك.
يتم تصنيف الذمم المدينة في قائمة الأصول نظرًا لقدرتها على تحويلها إلى نقد. تظهر الذمم المدينة في الميزانية العمومية للشركة ، لأن هذه المبالغ المستحقة تعتبر أصولاً. بمجرد أن يتم سدادها - نأمل - سوف تصبح النقدية.
بعض الشركات أو الشركات النقدية التي تعتمد بشكل كبير على استخدام العملاء لبطاقات الائتمان قد لا يكون لديها العديد من المستحقات. ولكن إذا كان لديك عمل تجاري تقوم فيه بفاتورة العملاء وتقدم لهم الشروط (الدفع مع مرور الوقت ، فستحتاج إلى القدرة على تشغيل تقرير التقادم A / R يسمح لك بمعرفة ما هو مستحق من كل عميل.
طريقة المحاسبة والمبالغ المستحقة القبض
إذا كان نشاطك التجاري يمتلك عملاء لا يدفعون على الفور ، فمن المحتمل أنك تستخدم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق (في مقابل المحاسبة النقدية). تتعرف طريقة المحاسبة هذه على الدخل عند إصدار الفاتورة ، وليس عندما يتم جمع المال. هذا يعني أنك يجب أن تدفع الضريبة على أساس الدخل الذي قد لا تكون قد تلقيته.
تبدأ عملية جمع الأموال من العملاء في هذا النوع من الأعمال بفاتورة - فاتورة إلى عميل. تشير الفاتورة إلى المبلغ المستحق والوقت المستحق ، بما في ذلك شروط الدفع. تتضمن شروط الدفع في بعض الأحيان خصمًا للدفع المبكر.
يعتمد تقرير الحسابات المدينة على المبلغ والشروط المنصوص عليها في الفاتورة لذلك العميل.
ما هو تقرير الشيخوخة في حسابات القبض؟
حسابات الشيخوخة المستحقة القبض (التي تسمى أحيانًا تسوية الحسابات المستحقة القبض) هي عملية تصنيف لكافة المبالغ المستحقة على جميع العملاء ، بما في ذلك طول الفترة الزمنية للمبالغ غير المسددة (غير المدفوعة) ، ومن ثَم فإنك تفكر في سنهم أو "تقدمهم في السن" معلومات. الفئات القياسية لهذا النوع من التقارير هي:
- الحالي - المستحق على الفور
- من 1 إلى 30 يومًا - في غضون 30 يومًا القادمة
- 31-60 يوم - شهر متأخر
- 61 - 90 يوم - متأخرة شهرين
- 91 وما فوق - أكثر من شهرين تأخرت
إذا كان العميل لديه العديد من الفواتير التي تم تكبدها في أوقات مختلفة ، سيوضح التقرير المبلغ المستحق في أي وقت. على سبيل المثال ، بالنسبة لجيم جونز:
- 230 دولارًا أمريكيًا لمدة 30 يومًا
- 120 دولارًا بعد 60 يومًا
- 390 دولارًا على مدار 90 يومًا.
والغرض من هذه الشيخوخة المستحقة القبض هو إظهار صاحب العمل ما يحتاج المستحقات إلى التعامل معه بصورة أكثر إلحاحا لأنه قد تأخر أكثر.
تقرير الشيخوخة في حسابات القبض هو تقرير قياسي يتم تقديمه مع جميع برامج محاسبة الأعمال ، بما في ذلك الأنظمة عبر الإنترنت.
لماذا يعتبر تقرير الشيخوخة للذمم المدينة مهمًا؟
القاعدة رقم 1 في تحصيل الديون هي: "كلما كانت الديون مستحقة ، قل احتمال أن تكون قادرًا على جمعها." لذا ، فإن معرفة العملاء وديونهم أمر حيوي في تحصيلها منهم.
واحدة من أهم أدوات تحصيل الديون الخاصة بك هي تقرير تقادم الحسابات المستحقة القبض.
كيف يمكنني قراءة واستخدام تقرير الشيخوخة A / R؟
اقرأ تقرير تقادم حسابات القبض مع تذكر القاعدة رقم 1 من المجموعات / هنا بعض الإرشادات التي يجب مراعاتها عند قراءة تقرير التقادم:
أولاً ، انظر إلى أكبر قدر من الأموال المستحقة على جميع العملاء. هل هذه المبالغ الحالية؟ هل هم 30 يومًا؟ أو هل كانت هذه الفواتير معلقة لمدة 120 يومًا أو أكثر؟ العمل على مبدأ 80/20 ، ومتابعة أكبر المخالفين (باستخدام نظام إدارة المجموعات الخاصة بك ، بالطبع) سوف تجلب لك أعلى عائد. حدد الطريقة التي ستتعامل بها مع كل من هذه الفواتير الكبيرة ، وكتابة خطة ، وبدء عمل مدير حساباتك المستحقة.
بعد ذلك ، انظر إلى تلك الفواتير التي كانت مستحقة لفترة طويلة. حدد ما إذا كنت مستعدًا لنقل هذا العميل إلى الخطوة التالية في عملية التحصيل: وكالة التحصيل ، أو محكمة المطالبات الصغيرة .
أو هل تعتقد أن هذا القانون غير قابل للدفع؟
أخيرًا ، استخدم نظام التحصيلات لتحديد كيفية الاتصال بجميع العملاء بفواتير متأخرة 30 يومًا أو أكثر. دع النظام يرشدك ، ولكن لا تتردد في تقديم استثناءات. على سبيل المثال ، قد تعرف أن زوجة العميل مصابة بسرطان نهائي ، وقد تقرر عدم نقل هذا الشخص إلى المحكمة. إنها شركتك ؛ عليك أن تقرر.
قد ترغب أيضًا في حساب نسبة تحليل الأعمال التي تسمى " فترة التحصيل المتوسطة " . يوضح هذا الحساب عدد الأيام ، في المتوسط ، التي يتطلبها جمع مبيعات عملك. بمرور الوقت ، يمكنك معرفة ما إذا كانت هذه النسبة ترتفع (أخذ وقتًا أطول في التجميع).
إذا كنت تعمل على تحسين معدل التحصيل الخاص بك ، باستخدام تقرير تقادم الحسابات المستحقة وغيره من أدوات التحليل المالي مثل متوسط فترة التحصيل ، يمكنك تحسين المدفوعات والحصول على المزيد من الأموال النقدية في عملك.
في الختام ، يمكنك استخدام تقرير قديم للشيخوخة المستحقة لاتخاذ قرارات بشأن الخطوات التالية لجميع العملاء الذين يدينون لك بالمال. استخدم عملية التحصيل التي تقوم بإعدادها ، وتذكر دومًا القاعدة رقم 1.