دفتر الأستاذ العام هو السجل المالي الموجز لعملك
يعتبر دفتر الأستاذ العام سجلاً كاملاً لكافة المعاملات المالية التي تم إجراؤها على مدى عمر شركتك ، وليس العام الماضي فقط أو الشهر السابق.
لماذا تحتاج عملك إلى دفتر الأستاذ العام؟
يقدم دفتر الأستاذ العام العديد من الوظائف في العملية المالية لعملك. فكر في الأمر على أنه دلو شامل. وهو يحمل جميع المعلومات المالية التي ستستخدمها لإنشاء تقارير الدخل وتقارير الميزانية العمومية. يتم استخدامه لإعداد البيانات المالية ، للبحث عن الظروف خارج التوازن ، وللتدقيق الداخلي والخارجي. وتشمل حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.
سوف يطلب المقرضون دائما مجموعة متنوعة من السجلات المالية الخاصة بك إذا كان عملك ينطبق على قرض. يمكن لدفتر الأستاذ العام مساعدتك على الفور في تحديد وتحديد أي معلومات تحتاجها.
The General Ledger ضد The General Journal
لا تخلط بين دفتر الأستاذ العام والمجلة العامة الخاصة بك. هذا الأخير هو مجرد سجل زمني للمعاملات ، في حين يتم تنظيم دفتر الأستاذ العام من قبل الحسابات ويمكن عرض رصيد الحساب بعد كل نشر.
تدخل الشركات عادة الكثير من بيانات معاملاتها المالية إلى مجلات محاسبية مختلفة على أساس يومي. عندما تحدث معاملة مالية ويتم إنشاء مستند مصدر ، يتم إدخال المعاملة في المجلة العامة.
المعاملات مدرجة بترتيب زمني. يتم ذكر كل من التاريخ ، والمبلغ ، والحسابات المتأثرة ، والاتجاه الذي تتأثر به الحسابات.
يجب عليك التأكد من أن الخصومات والائتمانات تظل متوازنة عند ملاحظة كل معاملة.
دوريات خاصة
قد يكون لشركتك أيضًا مجموعة واسعة من المجلات الخاصة. وتشمل بعض هذه الأنواع الأكثر شيوعًا المجلات المبيعات ، والمجلات النقدية المقبوضة ، والمجلات النقدية المصروفة . عدد وأنواع المجلات الخاصة التي تحتفظ بها الشركة هي قرار شخصي. يتم إنشاء هذه الدوريات عادة عند إدخال معاملاتك المالية في الكمبيوتر إذا كانت شركتك تستخدم نظام محاسبة محوسب.
يعرض دفتر الأستاذ العام جميع المعلومات الموجزة للمعاملات المالية لشركتك من المجلة العامة وهذه المجلات الخاصة.
كيف تعمل مداخل المجلة
تم إنشاء دفتر الأستاذ العام عن طريق نقل إدخالات دفتر اليومية الخاصة بالمعاملات المالية الخاصة بالشركات من دفاتر المحاسبة إلى دفتر الأستاذ العام. لكل معاملة مالية مستند مصدر ، مثل فاتورة أو شيك ملغى ، بالإضافة إلى إدخال دفتر يومية ، توجد عادة في المجلة العامة أو دفاتر اليومية الخاصة بك أو كلاهما.
دور الرسم البياني الخاص بك من الحسابات
تستند حسابات دفتر الأستاذ العام إلى مخطط الحسابات الخاص بمؤسستك الصغيرة. يعرض هذا المخطط الحسابات الرئيسية الموضحة في بياناتك المالية .
اعتمادًا على حجم وتعقيد نشاطك التجاري ، يمكن أن يتكون مخططك الحرفي من مئات الحسابات ، بما في ذلك الأصول الحالية والأصول الثابتة والخصوم المتداولة والخصوم طويلة الأجل وحسابات حقوق الملكية للمالكين وعائدات المبيعات وحسابات النفقات والمكاسب. والخسائر.
مثال بسيط لمدخل دفتر الأستاذ العام
لنفترض أنك فتحت أبوابك للتو لتصميم مواقع الويب للأنشطة التجارية الأخرى. تتطلب العملية الخاصة بك الحفاظ على نظام كمبيوتر واسع النطاق يعيدك إلى 10،000 دولار أمريكي.
أدخل تاريخ المعاملة في العمود الأول على يسار دفتر الأستاذ العام ، ولاحظ إدخال دفتر اليومية لنظام الكمبيوتر في العمود التالي. العمودان الثالث والرابع مخصصان لمبالغ الخصم ومبالغ الائتمان.
ضع في اعتبارك أن مبالغ الائتمان والخصم تبدو غير واضحة على السطح.
تشتمل الأصول ، التي تمثل ميزة إضافية ، على رصيد مدين ، لذا يمكنك إدخال قيمة 10 آلاف دولار كمبلغ مدين. إذا استنفدت أصولًا أخرى ، مثل النقد ، للوصول إلى مبلغ 10000 دولار ، أو إذا أضفت مسؤولية في شكل قرض لشراء النظام ، فإن هذه المعاملات عبارة عن أرصدة. لذلك ، ستقوم بإدخال الأرقام المقابلة في العمود الرابع.
تقدم Microsoft Business Systems تقسيمًا أكثر شمولًا للأعمدة المتعددة لمساعدتك في تتبع المعاملات. أنت لا تقتصر على أربعة.
كلمة أخيرة حول مدخلات دفتر الأستاذ العام
يجب إدخال المعاملات في المجلات المناسبة ، ثم تلخيصها وإدخالها في دفتر الأستاذ العام مرة واحدة في الشهر. يجب أن تكون هناك صفحة منفصلة لكل حساب.