لا يمكنك أبدًا التعبير عن شكرك جيدًا أو كثيرًا
إن قول شكري لأحد المتبرعين ينهي صفقة واحدة ولكنه يبني جسراً على الدعم المستقبلي والمشاركة الأعمق. افعل ذلك جيدًا ، وأنت في طريقك إلى النجاح المستقبلي لجمع التبرعات.
فيما يلي عشر نصائح لجعل هذه الرسالة شكرًا لك تمامًا.
01 - احصل عليه بسرعة في البريد
إن جعل الرسالة سرعان ما ستجعل اسم مؤسستك تتمسك بذهن المتبرع ، وتطمئنه على أنك تلقيت التبرع ، وتثير إعجابك بكفاءتك وتفكيرك.
حتى المتبرعون عبر الإنترنت يجب أن يتلقوا خطابًا شكرًا عبر البريد ، ولكن هذا مكلف ، والعديد من المنظمات غير الربحية تنتقل إلى الإنترنت قدر الإمكان. في هذه الحالة ، تأكد من عدم حصول المتبرع عبر الإنترنت على إيصال عبر البريد الإلكتروني. خذ بعض الوقت لتخصيص رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني وتحويلها إلى شيء لا يُنسى
صقل على أفضل الممارسات للبريد الإلكتروني رسائل الشكر . في مربعات البريد الإلكتروني الكاملة ، يمكن أن تمر رسالة الشكر الخاصة بك دون أن يلاحظها أحد ، لذلك انتبه إلى سطر الموضوع وتأكد من أن سطر "من" يحدد مؤسستك بوضوح.
هناك الكثير من العقبات التي تعترض على شكر أحد المتبرعين بالبريد الإلكتروني الذي قد تنساه. يجب عليه البقاء خارج مجلد الرسائل الاقتحامية (SPAM) ، ولفت انتباه المتبرع ، وحثه على فتح الرسالة. لا تدع السهولة والتكلفة المنخفضة نسبيًا للبريد الإلكتروني يعملكم عن أوجه القصور.
02 - اجعلها شخصية
ما يصلح لرسالة لجمع التبرعات يعمل أيضا لرسالة شكر. على سبيل المثال ، استخدم الضمائر الشخصية ، مثل "أنت" و "نحن" و "أنا".
قم بتضمين معلومات حول المتبرع ، مثل المدة التي قضاها متبرعًا ، أو التي استمتعت بمشاهدتها في الحدث الأخير. ربما حصل المتبرع على جائزة أو حصل على ترقية. لا تتردد في إضافة شيء عنه إلى رسالتك.
سيكون نظام سجلات الجهات المانحة الأفضل هو أفضل صديق لك عندما يتعلق الأمر بهذا المستوى من التخصيص. تمتلك معظم الأنظمة ، حتى تلك منخفضة التكلفة ، القدرة على التقاط المعلومات الحالية عن المتبرعين.
متى قدموا الماضي؟ هل تطوعوا؟ متى كانت آخر مرة اتصل فيها المتبرع بمنظمتك وما طبيعة ذلك التفاعل؟
إذا كان هذا هو أحد المتبرعين لأول مرة ، أرسل حزمة ترحيب ، ودعوة المتبرع للاشتراك في النشرات الإخبارية والإعلانات.
إذا شكرت متبرعًا لفترة طويلة ، فكر في ملاحظة مكتوبة بخط اليد بدلاً من رسالة رسمية ، أو طريقة أخرى مبتكرة لتعبير الشكر .
03 - تنسيقها مع مواضيع الحملة
قم بصياغة نموذج لرسالة شكر عند كتابة مواد جمع التبرعات الخاصة بك. فكر في ذلك كجزء من حزمة حملتك. إذا كان هذا التبرع ردا على بعض التحفيز ... ربما حدث قمت بتنسيقه ... لربط الرسالة بهذا الحدث.
عودة دائرة كاملة إلى النداء يحسن من دقة اسم منظمتك في عقل المتبرع. كما أنها مطمئنة للجهة المانحة.
إذا كان التبرع ردًا على نداء معين عبر البريد الإلكتروني ، فقم بإنشاء صفحة هبوط ما بعد التبرعات على موقعك الإلكتروني خصيصًا لهؤلاء المانحين.
عام خارج. إن خصوصية ما رآه المانح الذي أجبره على إعطائه أمر لا بد منه. على سبيل المثال ، إذا تبرع أحد المانحين لمساعدة ضحايا الزلزال ، فتأكد من أن شكرك يشير إلى هذا الوضع.
04 - استخدام القصص لربط المانحين بالنتائج
اجعل المتبرع بطل تلك القصص. هو أو هي جعلت تلك القصة ممكنة. احتفظ بقائمة من القصص حول الأشياء الجيدة التي تحققها أعمالك الخيرية. ثم قم بإعداد مجموعات من النسخ باستخدام تلك القصص وقم بإفلاتها في رسائل الشكر الخاصة بك حسب الاقتضاء.
سيؤدي تغيير القصص بشكل متكرر إلى إبقاء رسائلك طازجة وتسهيل إرسال العديد من الرسائل دون الحاجة إلى جعل كل واحدة منها جديدة تمامًا.
حتى إذا كنت تخدم أشخاصًا في أوضاع حساسة وتحتاج إلى حماية هوياتهم ، فهناك طرق لإخبار قصصهم دون المساس بخصوصياتهم.
05 - هل لديك شخص حقيقي توقيع رسائلك
06 - إضافة ملاحظة شخصية مكتوبة بخط اليد
ذكر الحدث الأخير الذي سيحضره المتبرع سيذكّر المانح بتجربة ممتعة ويضيف أصالة إلى المذكرة. ضع في اعتبارك حفلة كتابة مع متطوعين يستطيعون كتابة ملاحظات على الرسائل أو إرفاق ملاحظات ما بعدها برسائل مكتوبة بخط اليد.
07 - تضمين مغلف رد
يحتفظ العديد من المتبرعين بهذه المغلفات ويستخدمونها للحصول على هدية لاحقًا ... أو حتى على الفور. أندرو أولسن من Fund Funding Fundamentals متحمس حول تضمين مغلفات الرد في رسائل الشكر. لقد وجد أن الجمعيات الخيرية التي تستخدم هذا التكتيك للمانحين الجدد لديها "أسعار تحويل هدية ثانية هي في أي مكان من 8٪ إلى 12٪ أعلى من تلك المنظمات التي لا تشملهم."
08 - استخدم الرسالة كإيصال ضريبي
نشكرك على أن خطابات اليوم تشمل عادة الإفصاح الصحيح في كل مرة يقدمها المانح ، سواء عبر الإنترنت ، عن طريق الشيكات أو من خلال العطاء الشهري .
ومن الممارسات الجيدة أيضًا تقديم ملخص عن العطاء للسنة في بداية العام المقبل ، في الوقت الذي يقوم فيه المانحون عادة بإعداد عوائدهم الضريبية . فقط تذكر أن الإيصال ليس شكراً لك . يجب أن يكون الإيصال جزءًا صغيرًا من الرسالة.
09 - دعوة المزيد من المشاركة
في عالم اليوم حيث يمكنك الحصول على التبرعات من الناس في جميع أنحاء العالم ، يمكن تحقيق التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي . شجّع المتبرع على متابعة مؤسستك على Facebook و Twitter أو أي شبكات اجتماعية أخرى تشارك فيها.
نظرًا لعدم وجود ارتباطات تشعبية في بريد إلكتروني ، قم بإعطاء عنوان موقع الويب الخاص بك ثم تأكد من سهولة العثور على أزرار الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.
قم بتضمين دعوة صريحة لزيارة موقع الويب والنقر فوق تلك الأزرار وللاشتراك في النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني أو الاتصالات الأخرى. تمثل رموز الشبكات الاجتماعية بعضًا من أهم العناصر على موقع منظمتك الخيرية.
10 - إضافة بوستسكريبت وتوفير معلومات الاتصال
بالنسبة لـ PS لرسالة شكر ، قد ترغب في الرجوع مرة أخرى إلى القصة التي قدمتها ("مايكل وجين آمنان وسعدان بسببك") أو وضع معلومات اتصال مهمة هناك.
يجب أن يكون لدى المتبرعين اسم ورقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني لشخص ما في المؤسسة يمكنهم الاتصال بأسئلتهم. خدمة العملاء لا تقل أهمية عن المؤسسات غير الربحية كما هو الحال بالنسبة للأنشطة التجارية ، لذا اجعل من السهل على المتبرع العثور على شخص حقيقي إذا كان لديه مشكلة.