الكتابة أشكركم ملاحظات يأخذ الأهداف ، ونظام والقرطاسية العظمى
ربما لأنه ، كما أوضح MarketingProfs ، صناديق البريد الإلكتروني لدينا هي ساحات قتال ، مزدحمة بالقمامة. أو قد يكون من الحنين إلى الطريقة التي اعتدنا عليها أن تكون ، كما وجدت Lifehack عندما كتبت عن فرحة البطاقة البريدية. نعلم جميعًا أنه يجب علينا كتابة الملاحظات والبطاقات البريدية ، خاصةً إلى الجهات المانحة والمتطوعين والمؤيدين.
لكنها عادة يجب أن نمارسها.
طرق الخيرية الخاصة بك يمكن استخدام الملاحظات المكتوبة بخط اليد أو بطاقات بريدية
هناك الكثير من الأسباب لكتابة ملاحظاتك. تعطي البطاقات البريدية أو الحروف المكتوبة بخط اليد رسالة لا تنسى توصلك إلى جمهورك.
- أشكر المتبرع لفترة طويلة: مكتوب بخط اليد شكرا لك بشكل خاص للمتبرعين الحاليين. لقد شاهد المتبرع الموالي الكثير من المواد الخاصة بك ، وقد يبدو الخطاب الرسمي في هذه المرحلة وكأنه مجرد نفس الشيء. جرّب استخدام ملاحظة لمجرد قول "شكرًا لك ، نقدر كل ما تفعله". أو استخدم ملاحظة مكتوبة بخط اليد للجهة المانحة المنهارة. فقط قل "نحن نفتقدك".
- نشكر متطوع: في بعض الأحيان نأخذ أفضل المتطوعين لدينا كأمر مسلم به. حاول توجيه الشكر إلى هؤلاء الأشخاص المميزين الذين لديهم ملاحظة بخط اليد أو بطاقة بريدية على الأقل مرة واحدة في العام. قد تكون قد حان الوقت بعد أن يقوم المتطوع بشيء لطيف بشكل خاص ، ولكن في أي وقت هو أفضل وقت.
أيضا ، أكتب بخط اليد شكرا على عدد قليل من "الأبطال الخارقين". هؤلاء هم الأشخاص الذين يتحدثون إليك باستمرار ، ويقودون حملات جمع التبرعات نيابةً عنك ، وهم أول من يظهر عند حدوث حالة طوارئ.
- أشكر الأشخاص الذين أرسلوا ردًا على الحدث الخاص بك: أرسل ملاحظة مكتوبة بخط اليد إلى الأفراد الذين قالوا إنهم قادمون إلى أحد أحداثك. يمكن أن تكون بمثابة شكر وتذكير. إذا كان هناك المئات من الأشخاص ، فاختر بعضًا منهم. ببساطة ، "شكراً على رسالتكم لحضور حفل العشاء! نحن نتطلع إلى رؤيتكم هناك."
- احتفل بالمراحل المهمة: هل تدون ملاحظة عن أعياد الذكرى السنوية لأعضائك أو أعياد ميلادهم؟ ماذا عن متى يتقاعدون؟ هل حصلوا على ترقية أو وظيفة جديدة؟ هل تخرج طفلهما من المدرسة الثانوية أو الكلية؟ هذه فرص رائعة للتواصل وإظهار الجهات المانحة الخاصة بك مدى الاهتمام والاهتمام بهم.
- نشكر أحد الشركاء التجاريين أو الراعي: من كان الشخص المسؤول عن الحملة التسويقية لسبب آخر ، أو من تولى زمام المبادرة في رعاية هذه الشركة؟ ربما تكون قد أرسلت خطابًا رسميًا إلى الشركة بنتائج الحدث أو الحملة ، لكن خذ بضع دقائق إضافية لإرسال ملاحظة مكتوبة بخط اليد إلى الشخص الذي ساعد أكثر. يمكن أن يمهد الطريق للتعاون في المستقبل.
- أشكر أحد المراسلين أو المدونين: إذا كتب أحد الصحفيين أو كتب عن مؤسستك الخيرية ، فهذه هي فرصتك لتحويلها إلى مؤيد. إرسال مذكرة مكتوبة بخط اليد قائلا شكرا. أيضا ، عرض أن تكون مصدرا للمقالات في المستقبل ، وليس فقط عن صدقيتك. يحتاج الصحفيون دائمًا إلى مصادر خبراء حول القضايا. هل يمكن أن يكون ذلك. لكن رعاية العلاقة عن طريق قول الشكر.
الحصول على هواية
جعل الكتابة أشكركم الملاحظات أو البطاقات البريدية عادة. لا يهم كثيرا إذا كنت تتذكر فقط أن تفعل ذلك مرة واحدة في حين.
اعتاد على التعرف على "شكر لحظات" وجعلها سهلة لمتابعة من خلال.
- اطلب بعض بطاقات الملاحظات مع شعارك: اجعلها كبيرة بما يكفي لتتمكن من كتابة رسالة معقولة ، وبذلك ستبرز عندما تصل إلى البريد. إذا لم تتمكن من طلب بطاقات ملاحظة خاصة بمؤسستك ، فإليك بعض جاهزة للطباعة مجانًا أو لمجرد أنها تلهمك. الحصول على بطاقات بريدية تحتوي على واحدة من صورك الأكثر شهرة على ذلك. اجعل العديد من إصدارات البطاقة البريدية تتكون بحيث لا ترسل نفس العناصر مرارًا وتكرارًا لنفس الأشخاص.
- جمع العناوين الفعلية ، وليس فقط رسائل البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك: نحن لا نفعل ذلك كثيرا بعد الآن. لدينا أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني ولكن ننسى العناوين المادية. ستوفر لك قواعد بيانات المتبرعين والجهات المانحة الخاصة بك الأشخاص الأقرب إلى جمعيتكم الخيرية ، لكن لا تنساهم للناس في أماكن أبعد. حاول الوصول إلى عادة جمعها لمعظم الناس.
حدد أهدافًا محددة: على سبيل المثال ، اكتب كلمة "شكر" واحدة لكل يوم أو ثلاثة في الأسبوع. التكرار الفعلي أقل أهمية من ذلك الذي حددته لنفسك. في نهاية اليوم أو الأسبوع ، اسأل نفسك عن الملاحظات التي كتبتها. كن نموذجًا يحتذى به لبقية الموظفين لديك من خلال السماح لهم بمعرفة أنك تكتب ملاحظات وتشجعهم على القيام بذلك أيضًا.
اطلب من أعضاء جمعيتكم الخيرية: كتابة الملاحظات التي شكرتها للمتبرعين هي طريقة ممتازة لإشراك أعضاء مجلس الإدارة في جمع التبرعات . ومعظم المتطوعين يحبون الكتابة. اطلب من الطرف الذي يتقدم بالشكر إلى اللقاء معًا وكتابته. يعمل هذا بشكل جيد في أيام العطلات أو بعد أول عام. لا يوجد شيء يمكن أن يتطابق مع كتابة بخط اليد وشكراً من أحد عملائك في المؤسسات الخيرية. رسومات الأطفال مع الشكر هي قوية. يطلب فصل واحد من برنامج Habitat for Humanity من مالكي المنازل الجدد أن يكتبوا إلى المتبرعين حول ما يعنيه منزلهم لهم. يوجد لدى DonorsChoose معلمين يتلقون المساعدة لإرسال ملاحظة شكر للمتبرعين ، بالإضافة إلى صور للأطفال في هذا الفصل الدراسي.
تضمين مكون شكر في كل شيء تقوم به: بعد الأحداث ، بعد حملات جمع التبرعات ، كمتابعة للمنح المطلوبة والمتلقاة. مشاهدة الإعلانات عن الترقيات ، والتقاعد ، والزواج. كل هذه تقدم شكراً رائعاً أو تهنئة بالفرص.