متى يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الأعمال ل CRA أو مصلحة الضرائب؟

عدد السنوات مختلف في كندا والولايات المتحدة

السؤال: ما مدة الاحتفاظ بسجلات نشاطي التجاري؟

إجابة:

لأغراض الضريبة ، تحتاج إلى الاحتفاظ بإقراراتك الضريبية وسجلات الأعمال الأخرى لمدة ست سنوات في حال قررت وكالة الإيرادات الكندية مراجعة إقراراتك الضريبية و / أو مراجعة أعمالك الصغيرة. ( لا ترغب في مراجعة CRA؟ تجنب هذه العلامات الحمراء 10. ) وهذا يشمل السجلات في شكل ورقي أو إلكتروني ، وينبغي أن تشمل جميع الوثائق الداعمة للدخل والمطالبات عن النفقات القابلة للخصم.

بالنسبة إلى الإقرارات الضريبية في الولايات المتحدة ، "احتفظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإرجاع الأصلي أو عامين من تاريخ دفعك الضريبة ، أيهما لاحقًا ، إذا قدمت مطالبة للحصول على رصيد أو رد أموال بعد تقديم ردك. سجلات لمدة سبع سنوات إذا قدمت مطالبة عن خسارة من الأوراق المالية عديمة القيمة أو خصم الديون المعدومة "(IRS).

أعرف أكثر:

ما يعتبر دخل تجاري في كندا؟

ما هي مصروفات العمل التي يمكن خصمها؟

في الواقع ، تنص وكالة الإيرادات الكندية (CRA) على أنه "إذا قمت بتقديم عائدك في الوقت المحدد ، احتفظ بسجلاتك لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد نهاية السنة الضريبية التي تتعلق بها" (التأكيد مضاف). ومع ذلك ، فإن السنوات الست هي من نهاية الفترة التي تم فيها تقديم الإقرار الضريبي ، لذلك بالنسبة لعودة الإقرار الضريبي في عام 2015 ، يجب عليك الاحتفاظ بالسجلات حتى 31 ديسمبر من عام 2021 (يوم واحد أقل من سبع سنوات). تحافظ معظم الشركات على سجلاتها لمدة سبع سنوات لتجنب الارتباك.

إذا كانت سجلاتك في شكل إلكتروني ، فيجب أن تكون متاحة بصيغة يمكن قراءتها بواسطة CRA. للحصول على معلومات إضافية حول متطلبات حفظ السجلات الإلكترونية ، انظر CRA Circular IC05-1R1 Circular Keeping.

يمكن لمصلحة الضرائب الأمريكية أن تقبل السجلات المحاسبية الإلكترونية من أشهر برامج المحاسبة وأن تطلبها لتقليل الأوراق المطبوعة وتقليل الحاجة إلى طلبات المتابعة.

ماذا لو استأنفت الحكم الضريبي؟

بالنسبة إلى الإقرارات الضريبية الكندية ، تحذر CRA أيضًا من أنه إذا قمت بتقديم اعتراض أو طلب اعتراض ضريبي ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلاتك حتى يتم تسوية المشكلة ، وحتى انتهاء المهلة الزمنية لتقديم أي استئناف آخر (وهو ما يعني الاحتفاظ بسجلات سنة مالية معينة أطول من ست سنوات).

وينطبق الشيء نفسه عند الطعن على حكم ضريبي في الولايات المتحدة - الاحتفاظ بجميع السجلات حتى اكتمال عملية الاستئناف.

لاحظ أيضًا أنه عند الطعن في حكم ضريبي بالإضافة إلى الاحتفاظ بنسخ من جميع المراسلات الورقية ، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات مكتوبة لكل اجتماع أو محادثة هاتفية مع مسؤولي الضرائب ، بما في ذلك التاريخ والوقت وموضوع المحادثة. إن الاحتفاظ بسجلات دقيقة سيزيد من احتمالات نجاحك.

هل يمكنني الحصول على استثناء لقاعدة السنوات الست؟

إذا كنت تريد التخلص من سجلات عملك في كندا قبل انتهاء فترة الحد الأدنى لمدة ست سنوات ، فإنك تحتاج إلى الحصول على إذن كتابي من مدير مكتب الخدمات الضريبية. النموذج المطلوب استخدامه هو T137 ، طلب تدمير الكتب والسجلات. قد تقوم وكالة الإيرادات الكندية بمنح أو لا تمنح استثناءً. إذا قمت بتدمير السجلات الورقية أو الإلكترونية الخاصة بك قبل ست سنوات دون إذن من CRA قد تخضع للملاحقة القضائية.

لاحظ أن CRA قد تطلب أيضًا الاحتفاظ ببعض أو كل السجلات لفترة زمنية إضافية.

ماذا لو أغلقت نشاطي التجاري ؟

إذا لم يتم دمج عملك (على سبيل المثال أنه ملكية فردية أو شراكة ) يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلاتك لمدة ست سنوات من نهاية السنة الضريبية الأخيرة. يجب أن تحتفظ الأعمال التجارية المسجلة بسجلات لمدة عامين من تاريخ حل الشركة.

ماذا لو فقدت سجلاتي أو سرقت أو دمرت (بالنيران أو الفيضانات أو الخ)؟

إذا كنت قد ادعت الخصومات ولكنك لا تستطيع تقديم المستندات الداعمة المناسبة عند طلب CRA أو IRS ، فمن المحتمل أن يتم رفض المطالبات. إذا كانت السجلات قد سُرقت أو دُمرت بواسطة فعل من الله ، أو إذا كان بإمكانك تقديم أدلة على السرقة أو التدمير ، مثل صور الضرر ، أو نسخ من الشرطة أو تقارير إطلاق النار ، إلخ.

قد ينظر CRA / IRS إلى ادعاءاتك بشكل أفضل. ومع ذلك ، عند المطالبة بالخصومات يقع عبء الإثبات على دافعي الضرائب .

تقع على عاتقك مسؤولية اتخاذ جميع التدابير المعقولة لضمان أن تكون السجلات والسجلات الورقية / الإلكترونية الخاصة بك محمية ، سواء تم الاحتفاظ بها في مقر عملك التجاري أو بواسطة طرف ثالث (مثل محاسب أو محاسب). يجب عمل نسخ احتياطية وإبقائها في مخزن آمن أو (للمستندات الإلكترونية) على وسائط النسخ الاحتياطي أو التخزين السحابي.

إذا لم يكن لديك نسخ احتياطية ، فستحتاج إلى بذل كل جهد لإعادة بناء سجلاتك عن طريق الاتصال بالبنوك وشركات بطاقات الائتمان والموردين وغير ذلك للحصول على نسخ من سجلاتك. قد تحتاج أيضا إلى مساعدة محام الضرائب للتفاوض مع CRA أو مصلحة الضرائب.

أنظر أيضا:

تعظيم خصومات ضريبة الدخل عملك

7 نصائح لحفظ السجلات التجارية المنظمة

كيفية السيطرة على نظام الايداع الخاص بك

العودة إلى> فهرس الأسئلة الشائعة حول ضريبة الدخل الكندية