كيفية إنشاء نظام إدارة مستندات للشركات الصغيرة
بالنسبة للعديد من الشركات ، تركز إدارة المستندات على تنظيم المستندات وتخزينها. فهم يريدون أن يكونوا قادرين على تخزين المستندات بطريقة منظمة وآمنة لا تزال تسمح بإمكانية العثور على المستندات بسهولة.
ستوضح لك هذه المقالة كيفية إنشاء نظام إدارة مستندات يقوم بذلك بالضبط.
إذا قمت بكتابة "إدارة المستندات" في أي محرك بحث ، فستحصل على قوائم طويلة من "حلول" إدارة المستندات ، والتي تحتوي على العديد من البرامج أو التطبيقات التي تعلن عن مزايا وجود مكتب بلا ورق .
ومع ذلك ، فقد تم تصميم برامج أو تطبيقات إدارة المستندات لتحسين معالجة أعمالك للملفات الإلكترونية . المشكلة هي أن العديد من الشركات الصغيرة يجب أن تتعامل مع المزج بين البيانات القديمة على الورق والملفات الإلكترونية - وفي بعض الحالات ، تكون نسبة البيانات الورقية أكبر بكثير.
أحد الحلول لمشكلة وجود بيئة بيانات مختلطة هو استخدام نظام تصوير المستندات لتحويل جميع مستندات عملك إلى نموذج إلكتروني. ولكن هذا أمر مكلف للغاية ويستغرق الكثير من الوقت للعديد من الشركات الصغيرة.
والخبر السار هو أنه يمكنك وضع أساسيات نظام إدارة الوثائق في مكان دون شراء أي برنامج خاص أو من خلال تصوير المستندات بالجملة.
لا يجب أن يكون النظام معقدًا ؛ عليك فقط أن تستثمر بعض الوقت في تخطيطه وتنفيذه.
كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق
يتضمن إعداد نظام إدارة المستندات ثلاث خطوات ؛
- إنشاء خطة إدارة المستندات ،
- تنفيذ خطة إدارة الوثائق ،
- ومتابعة من خلال.
الخطوة الأولى ، إنشاء الخطة ، تتضمن الإجابة على هذه الأسئلة الأربعة:
ما هي قواعد إنشاء المستندات؟
الفواتير ، رسائل تذكير الدفع ، كتيبات المبيعات ، البريد الإلكتروني ، الميزانيات العمومية ، جداول البيانات ، التقارير - جميع الشركات تقوم بإنشاء مجموعة متنوعة من المستندات في سياق العمل ومتابعة الأعمال. ولإبقاء الأمور منظمة ، تحتاج جميع الشركات إلى وضع قواعد لإنشاء المستندات.
على سبيل المثال ، هل توجد نماذج داخلية لبعض مستندات الأعمال القياسية ، مثل الرسائل والفواتير ، وأين توجد؟
هل يوجد دليل في المنزل يجب اتباعه؟
هل ينبغي تأريخ وثائق جديدة و / أو ختمها؟
ما الإجراءات التي يجب اتباعها لمشاركة المستندات أو مراجعتها؟
بالنسبة إلى بعض الشركات الصغيرة ، فإن النقطة الوحيدة التي تتعلق بإنشاء المستندات هي المكان الذي توجد فيه نماذج مستندات الأعمال المختلفة وكيفية استخدامها. ولكن إذا كان إنشاء المستندات داخل عملك ينطوي على أشخاص مختلفين يتعاونون على المستندات أو يراجعونها أو يقومون بتحديثها ، فستحتاج إلى قضاء بعض الوقت في تحديد كيفية القيام بهذه الأشياء لضمان الكفاءة والاتساق.
كيف سنقوم بتخزين الوثائق؟
هناك بالفعل جانبين لهذا السؤال.
الأول ينطوي على الجوانب المادية للتخزين. حتى إذا كان عملك الصغير يقوم بتخزين المستندات في خزائن الملفات ، هناك تكاليف مرتبطة بالتخزين ؛ ليس فقط تكلفة خزائن الملفات نفسها ، ولكن تكلفة الوقت عندما تقوم أنت و / أو موظفيك بتقديم المستندات أو الذهاب لاستردادها. في الواقع ، ربما تكون أكبر تكلفة مرتبطة بالتخزين ، بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة ، هي تكلفة الوقت الضائع عندما يبحث الأشخاص عن مستندات.
الجانب الثاني من تخزين الوثائق التنظيمية. كيف سيتم رفع المستندات؟ مفتاح تقديم المستندات هو اتباع ممارسات إدارة الملفات الجيدة.
تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية أرشفة المستندات. كيف ستتعامل مع الملفات التي انتهت صلاحيتها أو جاهزة للانتقال إلى الموقد الخلفي في نظام إدارة المستندات لديك؟
بالقرب من بداية كل عام ، على سبيل المثال ، أذهب من خلال الملفات المتعلقة بالعمل المختلفة على جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، وإزالة تلك التي لم تعد الحالية ، وإنشاء مجلدات جديدة مصنفة حسب السنة و / أو الموضوع ، ونقل الملفات حسب الحاجة.
نفس الشيء يمكن القيام به مع الملفات الورقية. ليس من الصعب إزالة المستندات القديمة (القديمة) من مجلد ملف وتسمية وإنشاء واحدة جديدة بعنوان "قديم" في العنوان. تقدم بعض البرامج خيارات الأرشفة التلقائية. يتيح لك Microsoft Outlook ، على سبيل المثال ، أرشفة البريد الإلكتروني القديم.
كيف يمكن تبسيط استرجاع الوثائق؟
هذا السؤال هو قلب نظام إدارة الوثائق الخاص بك. في دراسة أجراها ليجر لتسويق شركة زيروكس كندا ، قال أصحاب ومديرو الشركات الصغيرة والمتوسطة الكندية في المتوسط أن تكلفة هذه الخدمة تبلغ 2،152 دولارًا سنويًا لإدارة وتخزين المستندات وحوالي ساعة يوميًا للبحث عن هذه المستندات (globeandmail.com).
مرة أخرى ، يمكن لممارسات الإيداع الجيدة أن تقطع شوطا طويلا نحو حل المشكلة. استعراض مقالات إدارة البيانات على هذا الموقع سوف يساعدك على البدء. إذا قمت بأشياء مثل اتباع اصطلاحات التسمية الصارمة باستمرار ، على سبيل المثال ، سيكون من الأسهل العثور على المستندات.
وسواء كنت مالكًا وحيدًا يعمل منفرداً أو مالكاً للأعمال مع موظفين ، فإنني أوصي بإنشاء قائمة مواقع الملفات ، والتي ستقوم بتذكير المستخدمين حيثما تذهب أنواع معينة من الملفات - ومكان العثور على مستندات معينة. إذا كان نشاطك التجاري أشبه بما هو أكثر من ذلك ، تذكر أن تقوم بتضمين ما إذا كان الملف موجودًا على نظام الكمبيوتر الخاص بك ، أو خادمًا داخليًا ، أو في السحاب ، أو إذا كان في نموذج ورقي مودع في موقع فعلي مثل خزانة الملفات. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تستخدم الصور أو الفيديو أو حتى الصور الورقية في نشاطي التجاري. قد يكون الإدخال في قائمة مواقع الملفات لديك هو:
الصور الرقمية / الفيديو: الكمبيوتر (أو الخادم) - محرك E: / الصور - ملف في مجلد الموضوع المناسب
صور الورق: خزانة الملفات 3 - صور - ألفا حسب الموضوع
يجب تسمية الشبكة المشتركة أو محركات الأقراص السحابية وفقًا للمحتويات كما هو الحال في خزانة الملفات.
كيف يمكننا جعل / الحفاظ على وثائقنا آمنة؟
يتمثل خط الدفاع الأول لأمن المستندات في تأمين مكان العمل التجاري بنفسه. تحتاج جميع الشركات إلى أنظمة أمان ، مثل أنظمة الإنذار ، مثبتة - حتى الأعمال المنزلية .
قد تحتاج الشركات أيضًا أو ترغب في الاستثمار في الأجهزة الأمنية الأخرى ، مثل أشرطة النوافذ / الشوايات وكاميرات المراقبة و / أو خدمات الدوريات. يمكنك قضاء كل الوقت الذي تريد فيه إنشاء كلمات مرور وتشفير الملفات في محاولة لحماية ملفاتك الإلكترونية ، ولكن لا يهم الكثير إذا كان بإمكان شخص ما فقط التجول في جهازك وسرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومرافقة القرص الصلب.
يجب أن تكون جميع خزائن الملفات قابلة للقفل وأن يتم قفلها بعد ساعات العمل (ويتم قفلها في وقت الغداء إذا لم يكن هناك شخص موثوق به قريبًا).
تتضمن إجراءات الأمان العامة للوثائق الإلكترونية إجراء نسخ احتياطي للمستندات بانتظام والاحتفاظ بنسخ احتياطية للمستندات في مكان آخر غير نفس محرك الأقراص الثابتة حيث توجد المستندات الأصلية. خارج الموقع هو الأفضل للحيلولة دون أن تمحى بيانات عملك من الكوارث الطبيعية - وهو سبب آخر يجعل السحابة مثالية للأعمال .
كما قد ترغب الشركات الصغيرة التي لديها زملاء أو موظفين يتشاركون نفس شبكة الكمبيوتر في تقييد وصول بعض المستخدمين بحيث يمكنهم فقط استخدام أو مشاهدة بعض موارد الشبكة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك دليل مشاركة شبكة أو سحابة باسم "المحاسبة" لديه حق الوصول إلى الإدارة فقط حتى إذا تم السماح للمستخدم بالوصول إلى أحد الموارد ، مثل أحد التطبيقات ، يمكن أن تكون مستندات معينة محمية بكلمة مرور. يمكن أيضًا تشفير محتويات المستندات ، مما يجعل الوصول إليها متاحًا فقط لأولئك الذين يمتلكون مفتاح التشفير المطلوب.
سرقة الموظفين هي تهديد آخر لأمن البيانات. يجب على الشركات الصغيرة التي لديها موظفين أن تجري تدقيقًا شاملاً للحقائق وأن تُجري فحوصات خلفية للموظفين حول السياسة.
تنفيذ نظام إدارة المستندات الخاص بك
بمجرد قيامك بإنشاء خطة إدارة المستندات الخاصة بك عن طريق الإجابة على الأسئلة أعلاه ، فأنت على استعداد لتنفيذها ، مع التأكد من أن جميع موظفيك يعرفون تفاصيل نظام إدارة مستندات عملك ويتبعون الإجراءات المناسبة عند إنشاء المستندات وتخزينها واستردادها.
سيتعين عليك أيضًا التأكد من أن كل من يدخل المستندات ويستخدمها داخل مؤسستك يتبع ذلك ، حيث يفعل أشياء مثل تسمية المستندات وتخزينها على نحو ملائم. تحقق بشكل دوري على أساس منتظم لاختبار ما إذا كان يمكن العثور على ملفات معينة وحمايتها من الإغفال.
يمكنك إعداد نظام إدارة مستندات في يوم واحد ولكن تنفيذه باستمرار بمرور الوقت سيكون هو مفتاح نجاحه. المكافآت ضخمة - القدرة على العثور على ما تريد أن تجده عندما تريده وراحة البال.