حسن إدارة سجل الأعمال يعني أقل وقت ضغوط الإجهاد
ولكن في حين أن معظمنا يفكر في إدارة سجلات الأعمال أن يختار العمل ويميل إلى إعطاءه أولوية منخفضة ، إلا أن إدارة السجلات الجيدة لا تجعل حياتنا العملية أسهل فحسب ، بل يمكن أن تمنحنا تخفيفًا حقيقيًا للضغط في وقت الضرائب.
إليك ما يمكنك فعله لتسهيل إدارة السجلات:
1. حافظ على عملك والنفقات الشخصية منفصلة
يبدو سهلا ، أليس كذلك؟ ولكن هذا هو جزء من إدارة السجلات التي تجذب معظم الناس. إذا كنت تأخذ زبونًا محتملًا لجولة من الجولف ، على سبيل المثال ، هل هذه نفقات شخصية أو نفقات تجارية؟ (الجواب شخصي لأن الرسوم الخضراء ليست مصروفات تجارية قابلة للخصم). إن المركبات التي تستخدمها لأسباب شخصية وتجارية هي مشكلة أخرى دائمة. عليك أن تعرف ما هو المؤهل كمصروفات أعمال مشروعة وما لا يكون ، وتأكد من أن سجلات عملك تعكس ذلك بدقة.
2. الحصول على وثائق كافية لجميع نفقات الأعمال
يرتكب العديد من رجال الأعمال خطأ الاعتقاد بأن "القوائم" جيدة بما يكفي لأغراض إدارة السجلات. على سبيل المثال ، لديهم قائمة بالمشتريات على بيانات بطاقة الائتمان الخاصة بهم ويعتقدون أن هذا جيد بما يكفي من حيث المطالبة بتلك المشتريات كنفقات تجارية.
لسوء الحظ ، فإن CRA (وكالة الإيرادات الكندية) أكثر تطلبًا. فهم لا يقبلون بيانات بطاقة الائتمان أو الشيكات الملغاة كوثائق كافية للنفقات عند إصدار فاتورة أو إيصال في العادة. تكون مصلحة الضرائب أكثر تسامحًا ، وفي حالة عدم تلقي إيصال ، فستقبل بوجه عام بيانات بطاقة الائتمان والشيكات الملغاة كدليل على مطالبات النفقات.
فيما يتعلق بالحفاظ على السجلات ، هناك نقطتان يجب وضعها في الاعتبار:
أ) دائما الحصول على إيصال . اعتاد على طلب إيصال عند إجراء عملية شراء - مهما كانت صغيرة. القليل من النفقات يضاف أيضا ، وتحتاج إلى وثائق لسجلات عملك.
ب) قم بتسمية الإيصالات الخاصة بك ، إذا لزم الأمر . لا تزال هناك أنشطة تجارية حول تلك الإيصالات التي لا تتضمن أي شيء عليها باستثناء تاريخ شراء العنصر ومقدار تكلفته - وهو أمر ليس مفيدًا للغاية عند التحديق في إيصال يحاول معرفة ما كان العنصر المعني هو فئة المصاريف التجارية التي تناسبها.
عندما تحصل على إيصال ، انظر إليه واكتب المعلومات المفقودة / ذات الصلة به ، مثل ما هو الإيصال وفئة النفقات.
3. الحصول على حساب مصرفي منفصل عن عملك
في حين أن رسوم الحسابات المصرفية للشركات عالية المستوى مقارنة بالحسابات الشخصية ، فإن حساب البنك التجاري ضروري للغاية لإدارة سجلات الأعمال الجيدة. يساعدك حساب البنك التجاري في الحفاظ على أعمالك ونفقاتك الشخصية منفصلة. ستقوم بإيداع جميع إيرادات أعمالك في حساب الأعمال ، وسحب أي نفقات أو مدفوعات متعلقة بالعمل من حساب الأعمال فقط.
ما نوع حساب البنك التجاري الذي يجب أن تحصل عليه؟ حساب شيك - يفضل أن يكون حسابًا يقدم بيانات شهرية ويعيد شيكاتك الملغاة إليك.
تساعد الشيكات التجارية في جعل إدارة السجلات الخاصة بك سهلة لأنه يمكنك استخدام سطر المذكرة في مقدمة كل شيك لتوثيق الغرض التجاري للنفقات.
4. لديك واستخدام بطاقة ائتمان منفصلة لنفقات الأعمال
باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية الخاصة بك لأغراض العمل سوف يسقط لك بسرعة إلى مستنقع إدارة السجلات. تسهل بطاقة ائتمان الأعمال من إدارة سجلات أعمالك إلى حد كبير عن طريق المساعدة في الحفاظ على نفقاتك الشخصية ونشاطك التجاري منفصلة. (كما أنه يساعد على جعل عملك يبدو أكثر احترافًا.)
5. الاحتفاظ بسجل عدد الكيلومترات من عملك السفر
إذا كنت تستخدم أي من سياراتك لأغراض تجارية ، فسيكون سجل الأميال مساعدة كبيرة في إدارة السجلات.
لاحظ قراءة المسافة المقطوعة (أو الكيلومتر) على عداد المسافات في بداية السنة ثم أدخل المسافة المقطوعة حسب التاريخ في كل مرة تستخدم فيها السيارة لغرض تجاري. حفظ سجل الأميال الخاص بك في صندوق القفازات الخاص بسيارتك سوف يجعل الأمر سهلاً. إذا كان لديك أكثر من مركبة تستخدمها لأغراض تجارية ، احتفظ بسجل للأميال في كل منها.
6. حافظ على جميع سجلات عملك لسنة ضريبية معينة معا
إن امتلاك سجلات أعمالك المنتشرة في جميع أنحاء المكان هو أمر حقيقي مضيع للوقت عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة أو إعداد الضرائب الخاصة بك ، كما أن تنظيم نظام إدارة سجل أعمالك حسب السنة المالية سيجعل من السهل العثور على سجلات العمل التي تحتاجها عندما تحتاج معهم.
7. حافظ على السجلات التجارية الخاصة بك من أجل طول الوقت الصحيح
لسبب ما ، يبدو أن هناك الكثير من الارتباك حول المدة التي يجب عليك الاحتفاظ بها في سجلات عملك . لأغراض ضريبية ، "إذا كنت قد قدمت عائدًا في الوقت المحدد ، احتفظ بسجلاتك لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد نهاية السنة الضريبية التي تتعلق بها". تبدأ فترة السنوات الست هذه من آخر مرة استخدمت فيها سجلات العمل ، وليس من وقت حدوث المعاملة.
بالنسبة إلى الإقرارات الضريبية في الولايات المتحدة ، "احتفظ بسجلات لمدة 3 سنوات من تاريخ تقديم الإرجاع الأصلي أو عامين من تاريخ دفعك الضريبة ، أيهما لاحقًا إذا قدمت مطالبة للحصول على رصيد أو رد أموال بعد قيامك بإرجاعه. لمدة 7 سنوات إذا قدمت مطالبة بالتعويض عن خسارة من أوراق مالية عديمة القيمة أو خصم دين سيء ".
8. برامج المحاسبة يجعلها سهلة
مع سهولة استخدامها ، والوصول إليها من الأجهزة المحمولة ، والتكلفة المنخفضة ، يمكن لبرمجيات محاسبة الشركات الصغيرة القائمة على السحابة اليوم تبسيط إدارة السجلات إلى حد كبير. بالنسبة إلى بائعي البرامج الذين يبلغ عددهم 10 دولارات شهريًا مثل FreshBooks و Zoho ، فإنهم يقدمون حزم بداية أساسية مناسبة للمستخدمين المستقلين والمنشآت الفردية ، بما في ذلك الفواتير وتتبع النفقات والتقارير البسيطة. فكر في مزايا التمكن ، على سبيل المثال ، من إرسال فاتورة مباشرة من هاتفك الذكي ، والتقاط صورة لإيصال الغداء مع العميل وتسجيله كمصروف ، أو تعقب وقت فوترة مع جهاز توقيت مضمّن.
هذه الأشياء الثمانية التي يمكنك القيام بها لتسهيل إدارة السجلات الخاصة بك ليست صعبة. مثل الكثير من الأعمال الإدارية المتعلقة بتشغيل الأعمال التجارية ، فإنها تتطلب فقط تحديد العادات الجيدة والمثابرة. ولكن إذا قمت بتطبيق هذه القواعد الآن ومتابعتها ، فسترى فارقًا كبيرًا في وقت الضرائب التالي وستكون حساباتك أسهل طوال العام.