كيفية تنظيم نظام الايداع الخاص بك

سيد نظام الايداع الخاص بك!

نظام الايداع. توقف مجاملة

إن أخذ الوقت لتنظيم نظام حفظ الملفات أمر بالغ الأهمية. في حين أن الجميع يحبون أن يكون لديهم مكتب بلا ورق ، فإن الحقيقة هي أن العديد من الشركات الصغيرة لا تزال بحاجة إلى تخزين المستندات الورقية مثل الفواتير والإيصالات وغيرها ، وأن تكون قادرة على استردادها بسهولة عند الحاجة.

إيصالات الايداع بشكل صحيح مهمة بشكل خاص. إن نظام حفظ الملفات غير الموجود أو الفوضوي يمكن أن يضيف أيامًا من الجهد الإضافي في وقت ضريبة الدخل حيث لا تريد أن تفوتك الخصومات الضريبية بسبب فقد الإيصالات.

وإذا كان نشاطك التجاري خاضعًا للتدقيق ولم تكن قادرًا على تقديم المستندات المطلوبة لدعم نفقاتك ، فمن المرجح أن يتم رفض المطالبات الخاصة بك وإعادة تقييم إقرارك الضريبي .

بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، يجب أن تكون قادرًا على العمل في مكتبك بسرعة وسهولة . على الرغم من صعوبة إعداد نظام حفظ الملفات الورقية ، إلا أنها مهمة سهلة نسبيًا يمكن تسهيلها من خلال بعض النصائح والحيل.

كيفية تنظيم نظام الايداع الخاص بك

(1) اجلس على مكتبك لبضع دقائق واكتشف أين ستبحث عن الأشياء غريزيًا.

لدي درج على يمين محطة العمل الخاصة بي. عندما أعددت نظام حفظ الملفات لأول مرة ، لم يكن لدي أي شيء فيه. عندما كنت أبحث عن الأقلام أو الدبابيس الورقية أو الدباسة ، كان هذا هو المكان الأول الذي سأبدو فيه ، على الرغم من معرفتي أنه فارغ. لذلك بطبيعة الحال أضع الأقلام ، الدبابيس الورقية ودباسة الدبابيس في ذلك الدرج. بالنسبة لي ، كان المنزل الطبيعي لهذه العناصر.

سوف يتعامل الجميع مع هذا الأمر بشكل مختلف ، وما قد يعمل لشخص واحد قد لا يعمل من أجل شخص آخر. خذ بضع دقائق للجلوس في مكان العمل الأساسي والوصول إلى المعدات واللوازم والملفات. سيساعدك ذلك في تحديد المكان المثالي لتقديم هذه العناصر لك شخصيا.

(2) الآن بعد أن تعرف أين تبحث طبيعيا عن المعلومات ، يجب أن تحدد ما إذا كان نظام الإيداع الأبجدي أو العددي أو الموضوع سيكون أفضل لك.

كيف يمكنك تنظيم أوراقك في فئات الإيداع (أي النفقات ، المالية ، التسويق

كيف يمكنك العثور على الأوراق المتعلقة بالنفقات التجارية مثل البيانات المصرفية ، فواتير الخدمات ، إيصالات نفقة المكتب ، سجلات سيارات الأميال ، إلخ؟ ماذا عن معلومات العميل - هل تبحث عن أشياء وفقا لاسم العميل؟ حسب الرقم المرجعي؟ هذه خطوة حاسمة ، لأنها ستحدد كيف ستضع نظام الإيداع الخاص بك. بمجرد تحديد الفئات التي ستستخدمها ، قرر ما إذا كنت بحاجة إلى الذهاب إلى أبعد من ذلك وإنشاء فئات فرعية. افعل ذلك قبل أن تشتري أي شيء لنظام الإيداع الخاص بك.

(3) بعد ذلك ، حدد احتياجات التخزين الخاصة بك تقريبًا.

هل لديك عدد كبير من الملفات التي تصل إليها بشكل يومي؟ هل تقوم بالوصول لملفاتك أسبوعياً فقط؟ ستحدد الإجابات ما إذا كنت بحاجة إلى حامل ملف مكتبي ، أو خزانة لحفظ الملفات في درج قريبة من مكتبك أو خزانة لحفظ الملفات الجانبية بأربعة أقسام عبر الغرفة.

تختار بعناية. السماح للنمو عند النظر إلى خزانات حفظ الملفات - اشترِ شيئًا لاستيعاب ضعف الملفات التي تعتقد أنك ستحصل عليها الآن. سيحد هذا من عدد المرات التي ستضطر إلى اللجوء إليها وإعادة تنظيم نظام حفظ الملفات الخاص بك.

(4) استثمر في نظام وضع العلامات الجيد من أجل الوضوح وسهولة الوصول.

أن تكون قادراً على قراءة تسميات الملف تبدو واضحة ، لكن الوضوح في وضع العلامات سيوفر لك وقتًا أكثر في الإيداع مما تتخيل.

توفر معظم الشركات التي تصنع الملصقات قوالبًا تتكامل مع برامج معالجة النصوص الأكثر شيوعًا. قد ترغب في النظر في واحدة من أنظمة صنع العلامات الصغيرة التي يمكنها الآن أيضًا طباعة تصنيفات بريدية فردية. عادة ما تكون العناصر التي تؤدي واجبات مزدوجة استثمارًا حكيمًا.

(5) أنت الآن على استعداد لشراء مجلدات الملفات.

أفضل استثمار هو شراء مجلدات معلقة ملونة (تأكد من تضمين علامات تبويب الملصقات البلاستيكية) ومجلدات ملف مانيلا العادي. تعد المجلدات المعلقة الملونة أفضل لسببين:

  1. انهم متاح بسهولة
  2. تجعل من السهل التعرف على الفئات

على سبيل المثال ، إذا وضعت جميع ملفات زبائنك في مجلدات معلقة باللون الأصفر ، ومعلومات مالية في مجلدات زرقاء وأي شيء متعلق بالتسويق في مجلدات حمراء ، يمكنك بسهولة رؤية المكان الذي يجب أن تبحث فيه عن ملف معين بسهولة.

البساطة هي الافضل

ينطبق مبدأ KISS على إنشاء نظام حفظ ملفات سهل الاستخدام وسهل النمو. يبقيه بسيط الحبيب! تتيح لك فئات الموضوعات الواسعة إمكانية إضافة ملفات جديدة بسهولة أثناء نموها ، كما ستزيل الحاجة إلى ترقية نظام الملفات أو إعادة تنظيمه على أساس منتظم.

كما يسهل عليك الإبقاء على دمج الورق والملفات الرقمية في نظام إدارة المستندات بشكل عام.

الذهاب Paperless حيثما ممكن

إذا كنت تحاول تضييق نشاطك التجاري وتحويله إلى "Office Paperless" ، يمكنك فحص إيصالات المصاريف وتخزينها مع معلومات المحاسبة الرقمية الأخرى. تسهل بعض تطبيقات برمجيات المحاسبة القائمة على السحابة الأحدث ذلك من خلال امتلاك تطبيقات المحمول التي تسمح لك بأخذ هاتف محمول من إيصال نفقة وتسجيله على الطاير (راجع أفضل برامج المحاسبة للأعمال الصغيرة الكندية ).

ضع في اعتبارك أن النسخ الورقية أو الصور الرقمية لإيصالات النفقات مقبولة بوجه عام لوكالة الضرائب الكندية (CRA) بشرط أن تكون واضحة بوضوح. إذا لم يكن الأمر كذلك ، قد تطالب CRA بالاطلاع على الوثائق الورقية الأصلية أثناء إجراء مراجعة أو طلب روتيني للوثائق ، لذلك يجب دائمًا الاحتفاظ بالأصول الأصلية للوقت المحدد. (انظر إلى متى يجب علي الاحتفاظ بسجلات الأعمال الخاصة بي؟ لمزيد من المعلومات.)