عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت ، فإن اكتشاف كيفية استخدام الوقت بشكل أكثر إنتاجية يشكل تحديًا في كثير من الأحيان. أفضل مكان للبدء هو إدارة البريد الإلكتروني ؛ هذا هو أحد المجالات التي تتصدر قائمة قتلة الوقت لكثير من أصحاب الأعمال الصغيرة.
نظرًا لأن البريد الإلكتروني شكل تواصل مستمر ، وليس لدينا سيطرة كاملة على التدفق الوارد ، فنحن بحاجة إلى العمل على تحسين إنتاجيتنا في كيفية تلقينا للبريد الإلكتروني وتنظيمه والرد عليه وحتى التفكير فيه. ستساعدك النصائح التالية على إنشاء نظام لإدارة بريدك الإلكتروني بطريقة تدعم الإنتاجية بدلاً من تناول الطعام بها.
1. إيقاف الإخطارات.
البريد الإلكتروني يميل إلى أن يأتي في جميع الأوقات ليلا ونهارا ، لذلك فمن الأهمية بمكان أن تتحكم في كيفية تدفق الرسائل الواردة في يومك. قم بإيقاف تشغيل إشعارات الرسائل الجديدة على كل من الكمبيوتر والهاتف الذكي لمنع التشتت والإزعاج المستمر للجدول الخاص بك ، والتحقق من البريد عندما يكون مناسبًا لك.
2. قرر كيفية استخدام صندوق الوارد الخاص بك.
هناك العديد من الفلسفات المختلفة عندما يتعلق الأمر بإدارة صندوق بريدك الإلكتروني. يمكنك استخدام صندوق البريد الوارد كرسالة جمركية ، أو قصره على الرسائل ذات الأولوية العالية فقط ، أو جعله قائمة مهام العمل.
المفتاح هو اختيار هدف واحد لصندوق الوارد الخاص بك والتشبث به.
3. إنشاء قوائم بيضاء للبريد الإلكتروني والقوائم السوداء.
يسمح معظم عملاء البريد الإلكتروني وموفري البريد الإلكتروني للمستخدمين بإعداد قوائم بالعناوين الآمنة لضمان مرور هذه الرسائل ، مع وضع عناوين غير مرغوب فيها في القائمة السوداء أو حظرها. خذ وقتًا لتحديث هذه القوائم بشكل متكرر للحفاظ على نظافة بريدك الوارد.
4. تعيين جهاز توقيت وعملية الدفعي.
بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يستفيدون من وجود جيوب من الوقت في يومهم فقط للبريد الإلكتروني. إذا كان هذا الأمر مناسبًا لك ، فضع قدرًا معينًا من الوقت خلال اليوم للرد على الرسائل ، ونقل عناصر الإجراءات إلى قائمة المهام الخاصة بك ، وحذف الرسائل غير المرغوب فيها ، واحصل على فكرة سريعة حول ما يحتاج إلى اهتمامك بعد ذلك.
5. استخدام القواعد لأتمتة العملية.
لتبسيط عملية إدارة البريد الإلكتروني إلى أبعد من ذلك ، استخدم القواعد في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك الذي يقوم بفرز الرسائل الخاصة بك ووضع علامة عليها ونقلها وتنظيمها. في حين سيستغرق الأمر بعض الوقت لإنشاء قواعد تدعم طريقة استخدامك للبريد الإلكتروني ، بمجرد إنشائها ، يمكنك خفض جزء كبير من وقت معالجة البريد الإلكتروني.
6. احصل على السبق من هاتفك الذكي.
يمتلك العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة هواتف ذكية حتى يتمكنوا من البقاء على اتصال وعلى رأس العمل ، حتى عندما يكونون خارج المكتب. إذا كنت تتحقق بشكل متكرر من البريد الإلكتروني على جهازك المحمول ، فيمكنك توفير قدر كبير من الوقت من خلال قراءة الرسائل والبدء في معالجتها أثناء التنقل. حتى إذا كنت تستخدم عادةً حذف الرسائل غير المرغوب فيها والرسائل التي لا تحتاج إلى حفظها ، يمكنك الاستفادة من وجود صندوق بريد انسيابي عند عودتك إلى المكتب.
7. إذا كنت لا تقرأ ، إلغاء الاشتراك!
يمكن أن تكون الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني والرسائل التسويقية الأخرى عبر البريد الإلكتروني طريقة رائعة للبقاء على اتصال بالعملاء والزملاء والشركاء وغيرهم من الشركات التي تهتم بها ، ولكن هذه الرسائل يمكن أن تتراكم بسرعة.
إذا لم تكن قد قرأت بريدًا متكررًا معينًا في العديد من المشكلات ، فقم بإيقاف اشتراكك. يمكن أن يكون تحديد النشرات الإخبارية للبريد الإلكتروني والرسائل التلقائية الأخرى إلى تلك التي تقرأها بانتظام طريقة سهلة لتقليل حجم البريد الوارد في بريدك الوارد.
للحصول على المزيد من الأدوات لمساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية في عملك الصغير ، استكشف هذه القائمة من 101 تطبيقًا للإنتاجية .