نصائح الإيداع للأشخاص الذين يكرهون الإيداع

5 طرق لخفض الوقت الذي تقضيه في الإيداع

هناك شيء ما حول الإيداع الذي يجعل عيناي مملوءة بالزجاج ، ويضعني أي فترة من الوقت في خطر الوقوع في غيبوبة.

لكن لسوء الحظ ، أكره ذلك أو لا ، عندما تدير شركة صغيرة ، يجب أن يتم الإيداع ، أو ستجد مكتبك ينهار تحت ثقل كل الأوراق التي تتراكم. ما هو كاره لتقديم الطلب؟

هناك طريقتان للمشكلة التي قد تساعد.

يمكنك محاولة جعل الإدلاء بوقتك قصيرًا قدر الإمكان (طريقة أتقنها تقريبًا على مدار سنوات من تشغيل المكتب) أو اجعل وقتك في تقديم أكبر قدر ممكن من المتعة قدر الإمكان (شيء أحاول تحقيقه). لنلقِ نظرة على النصائح لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في التقديم فعليًا أولاً.

جرح وإعادة تدوير عندما يكون ذلك ممكنا

السؤال الأول عن أي قطعة من الورق تظهر أمامك في انتظار أن يتم تقديمها ، "هل يجب تقديم هذا المستند؟"

يمكن أن تذهب الكثير من الوثائق التي تأتي في البريد مباشرة إلى جهاز التقطيع. ما الفائدة من تقديم إعلانات أو رسائل إعلامية من شركات أخرى ، على سبيل المثال؟ عندما تتعامل مع البريد ، قم بقراءة رسالة بريدية مرة واحدة ، وحدد ما إذا كنت ستحتاج إليها بعد عام من الآن ، ثم قم بفرزها أو قطعها وفقًا لذلك.

فرص جيدة أنك تقدم أيضًا الكثير من النسخ المطبوعة من المستندات التي لا تحتاج إلى تقديمها - ولا ينبغي حتى أن تطبعها في المقام الأول.

ليس هناك حاجة إلى تقديم نسخ ورقية من الفواتير أو الرسائل ، على سبيل المثال ، إذا تم تنظيم ملفاتك الإلكترونية وتتبع إجراءات النسخ الاحتياطي المناسبة.

لذا عندما تعالج هذه الكومة من الملفات ، تمزق "الورقة التي يمكنك العيش بدونها".

استخدم نظام حفظ الملفات الذي يجعل المهام المكتبية الأخرى أسهل ، وليس أصعب.

ترتبط معظم الأوراق التي أحتاج إلى تقديمها بعملية تنفيذ الأعمال - ويجب إدخال هذه المستندات في نظام المحاسبة قبل القيام بأي شيء آخر معهم.

لذا بدلاً من أخذ ذلك الإيصال لخرطوشة مسحوق الحبر وتسجيله تحت "P" في نظام الإيداع الرئيسي ، أقوم بتقديمه في نظام الإيداع "الأول" الخاص بي ، سلسلة من المجلدات التي تم تصنيفها حسب الشهر والسنة.

على سبيل المثال ، إذا اشتريت خرطوشة الحبر في سبتمبر 2017 ، فهذا هو الملف الذي يدخل فيه ، إلى جانب جميع الفواتير والإيصالات الأخرى والمستندات التجارية الأخرى التي حدثت في ذلك الشهر. بعد ذلك ، من السهل العمل من خلال المجلد في نهاية الشهر وإجراء جميع الإدخالات المحاسبية التي يلزم إجراؤها (أو إذا كنت لا تقوم بذلك بنفسك ، لتسليم المجلد الشهري إلى محاسبك أو محاسب الحساب ) .

لاحظ أننا ندير نشاطًا تجاريًا في مجال الخدمات وليس نشاطًا تجاريًا بالتجزئة ، لذا تجلس وتعمل على الحسابات مرة في الشهر. ستحتاج إلى تعديل فكرة الحافظة الشهرية وفقًا لذلك إذا كنت بحاجة إلى تحديث حساباتك بشكل متكرر.

فكر قبل أن تكتب

ماذا يحدث بعد استخدام المجلدات الشهرية لإجراء المحاسبة؟ يجب نقل المستندات إلى نظام الإيداع "الرئيسي". ولكن بدلاً من مجرد تقديم كل مستند على حدة استنادًا إلى عنوانه ، أقدم ملفًا منطقيًا وفقًا للمجموعة ، وهو إجراء لإيداع الملفات أجده أسرع بكثير.

دعونا نلقي نظرة أخرى على مثال خرطوشة الحبر الطابعة.

بدلاً من تقديم هذا الإيصال تحت عنوان "P" لخرطوشة مسحوق الحبر ، سأقوم بتقديم هذا الموجود تحت Office Supplies - Receipts ، وهو نفس المكان الذي أود تقديم مستندات مثل إيصال لمجموعة من الملاحظات أو الإيصال للطابعة. الورق. وهذا لا يجعل عملية الإيداع أسرع فحسب ، بل يسهل العثور على المستندات بعد ذلك.

استخدم الكلمات والعبارات بأكملها في تسميات مجلدات الملفات ، وليس فقط الأحرف

لا توجد قاعدة تنص على أنك مقيد فقط بالأحرف الفردية عند إنشاء أقسام نظام الملفات. وإذا فعلت ذلك ، فأنت تجعل عملية تقديم ملفك بطيئة ومعقدة بلا داعٍ. قم بتخصيص نظام حفظ الملفات الخاص بك بحيث يمكنك الاستفادة من الإيداع من قبل مجموعة والعثور على الموقع المناسب لوضع المستند بسرعة أكبر.

على سبيل المثال ، بدلاً من مجرد وجود قسم من نظام حفظ الملفات الخاص بي المسمى "C" ، لدي أيضًا قسم يحمل اسم "Client Files".

يتم تنظيم الملفات الموجودة ضمن "ملفات العميل" حسب الترتيب الأبجدي. إن جمال تخصيص نظام الملفات بهذه الطريقة هو أنه يمكن دائمًا تقسيمه وتنقيحه بشكل أكبر إذا احتجت لذلك. لذلك يمكن أن يكون لدى عميل رئيسي مقسم نظام ملفات مصنّف باسمه ضمن قسم "ملفات العميل" لإتاحة العثور على مستندات ذات صلة بها.

في هذا المثال ، عندئذٍ ، تقرأ العلامات على نظام حفظ الملفات "B" و "C" و "Client Files" و "D" ... انظر إلى أي مدى أصبحت عملية التسجيل أسهل؟

نصيحة أخرى للإيداع لتسريع عملية الإيداع: لا تنس تخصيص الأحرف الأبجدية أيضًا. بدلاً من مجرد وجود قسم "M" ، قم بتسمية "Mc" أيضًا.

حافظ على نظام الإيداع "الأول" الخاص بك قريبًا ومريحًا

الشيء الرائع الآخر حول استخدام نظام حفظ الملفات على مرحلتين ، مثل النظام الذي أشرت إليه أعلاه ، هو أنه يصبح من الأسهل بكثير الحفاظ على المرحلة الأولى من نظام حفظ الملفات (المجلدات الشهرية) القريبة من مساحة العمل الخاصة بك. ستكون أكثر ميلاً إلى إيداع الأوراق فورًا بدلاً من السماح لها بالتراكم إذا كان لديك مكان مقفل ومنظمة لتنظيم الملفات.

لذا ضع مجلداتك الشهرية الأخيرة والحالية والشهرية التالية في علبة أو استخدم ملفًا من الأيقونات وضعه في نطاق ذراعك في مساحة العمل الخاصة بك. يمكن أن يكون الجزء الأكبر من نظام حفظ الملفات (نظام الإيداع "الرئيسي" ، كما أسميناه أعلاه ، في جميع أنحاء الغرفة أو حتى في غرفة مختلفة تمامًا ، ولكن من أجل توفير الوقت ، لا يجب عليك الحصول على ما يصل إلى قم بإيداع المرحلة الأولى.

كيفية جعل الايداع المرح

يجب أن تساعدك نصائح الإيداع التي قدمتها لك حتى الآن على تقليل الوقت الذي تقضيه في الإيداع ومنع تجميد الدماغ. ولكن ماذا عن جعل وقتك في تقديم المزيد من المرح؟

في الحقيقة ، الإستراتيجية الوحيدة التي أتيت بها هنا هي الرشوة الصريحة ، مكافأة نفسي بملف تعريف الارتباط إذا قدمت ملفًا لفترة معينة من الوقت. هذا سيعمل ولكن يمكن أن يؤدي إلى وضع الكثير من الجنيهات إذا كان لديك الكثير من الإيداع للقيام به.

أو يمكنك اتباع نهج فني أكثر ، باستخدام جميع الألوان المختلفة لمجلدات الملفات الخاصة بك واستخدام خطوط غير معتادة أو خطوط عن التسميات. وسواء كان هذا يجعل تسجيلك أكثر متعة أم لا ، فإنه سيجعل بالتأكيد أكثر جاذبية.

و من يعلم؟ ربما يكون مجرد حقيقة أن عملية التسجيل أسرع بكثير الآن مما يجعله منظمًا إلى حد كبير سيجعله أكثر متعة.