استخدم إدارة Office جيدة للتحكم في الفوضى في أعمالك الصغيرة

حسن إدارة المكتب جيد للخط الخاص بك

إن عدم التنظيم والارتباك مزعجان ، لكنهما أيضاً سيئان تماماً للأعمال . فكر في الأمر على أنه صيغة إذا أردت: فوضى زيادة تساوي الأرباح المتناقصة. الاجابة؟ حسن إدارة المكاتب. في ما يلي كيفية استخدام إدارة المكتب الجيدة للتحكم في الفوضى في نشاطك التجاري الصغير:

1. إنشاء إجراءات إدارة مكتب والتشبث بها.

تحتاج المهام الروتينية إلى إجراءات روتينية إذا كنت ترغب في البقاء منظمًا والحفاظ على سير الأمور بسلاسة.

إعداد إجراءات للتعامل مع الأعمال المكتبية والمكتبية. على سبيل المثال ، إذا أمكن ، يجب التعامل مع كل قطعة من الورق التي تأتي إلى مكتبك مرة واحدة ، وتصرف بناء عليها ، وتودع - لا مكدسة بشكل عشوائي على مكتب. وبالمثل ، ينبغي إعطاء الأولوية للاتصالات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها فورًا إن أمكن أو الإبلاغ عنها لاتخاذ إجراءات في المستقبل.

سوف تحتاج أنظمة المكتب ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، وخوادم الملفات ، والطابعات متعددة الوظائف ، والأجهزة المحمولة ، إلى كل من إجراءات الإدارة والطوارئ. عند تعطل النظام أو فشل أحد الأجهزة المتعلقة بالكمبيوتر ، يحتاج كل شخص في مكتبك إلى معرفة من يجب الاتصال به وما لا يجب فعله (مثل محاولة إصلاح المشكلة بأنفسهم). تعلم 3 خطوات لحماية بيانات عملك الهامة.

2. إعداد مسؤوليات محددة بوضوح.

تعتمد الإدارة الجيدة للمكاتب على معرفة الأشخاص المسؤولين عن ماذا - الأشخاص الذين يخضعون للمساءلة والذين ينجزون الأمور.

ماذا سيحدث ، على سبيل المثال ، إذا كان الشراء لشركتك الصغيرة قد تم من قبل متى؟ هل ستتمكن من العثور على ورق الطابعة عند الحاجة إليه؟ وضع شخص واحد مسؤول عن طلب جميع المعدات واللوازم يحل المشكلة ويبقي الأمور بسلاسة. اطلب من الموظفين إرسال رسالة إلكترونية إلى الشخص المعين لطلب أية لوازم أو نشر قائمة مكتوبة بخط اليد في مكان ظاهر حيث يمكن للأشخاص إضافة ما يحتاجون إليه.

هو نفسه مع إدارة أنظمة (الكمبيوتر). يجب أن يكون لديك شخص واحد مسؤول عن أمان أنظمة الكمبيوتر لديك وتتبع أشياء مثل الحسابات وكلمات المرور والبرامج. يعد استخدام الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء للتطبيقات المكتبية والبرمجيات المحاسبية وتخزين البيانات حلاً مثاليًا للشركات الصغيرة ، ولكنك لا تزال بحاجة إلى تعيين شخص موثوق به لإجراء مهام إدارية مثل إضافة / حذف المستخدمين وتعيين الأذونات وما إلى ذلك.

3. حافظ على السجلات - وحافظ على سجلات عملك محدثة.

يبدو أن الاحتفاظ بالسجلات هو الجزء الأسهل من إدارة المكتب الجيد - حتى تفكر في ضرورة الحفاظ على هذه السجلات وتحديثها. لكن القاعدة الأولى لكونك مدير مكتب جيد ستساعدك على السيطرة على هذا ؛ جعل تحديث سجلات روتين المكتب. عندما تحصل على عميل أو عميل جديد ، على سبيل المثال ، يستغرق الأمر لحظة واحدة فقط لإدخاله في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك. ثم لن يستغرق الأمر سوى لحظة أو اثنتين لتحديث السجل بعد أن تحدثت إليه على الهاتف.

(لاحظ أيضًا أن معظم السلطات القضائية لديها قوانين الخصوصية التي تنظم التعامل مع معلومات العميل).

4. قم بالمشي عبر مكتبك واجلس.

هل مكتبك مثال على إدارة الفضاء أو سوء إدارة المساحة؟

عندما تتجول في المكتب ، هل عليك أن تلتف حول العقبات أو تتعرض لخطر التعثر على شيء ما؟

عندما تجلس في مكتب ، هل يمكن أن تعمل بشكل مريح هناك؟ هل تم ترتيب الأشياء منطقيًا بحيث تكون الأشياء التي ستستخدمها كثيرًا في المكتب هي الأقرب إليك؟

هناك الكثير من الأشياء المحشورة في المكاتب في الوقت الحاضر ، من مواقف الطابعة من خلال خزائن الملفات . لإدارة المكتب الجيد ، يجب أن تكون على يقين من أن جميع الأشياء في المكتب مرتبة لأقصى قدر من الكفاءة - وأقصى درجات السلامة. تقدم أساسيات تصميم المكاتب الصغيرة أو المنزلية نصائح لتلبية احتياجاتك من الطاقة والإضاءة والتهوية في مكتبك بأمان.

5. جدولة العمل الشاق.

من السهل للغاية تأجيل أشياء لا تحب القيام بها ، ومعظم رجال الأعمال لا يستمتعون بمهام مثل الإيداع أو الشحن أو الاستلام أو مسك الدفاتر - حتى مديري المكاتب.

لسوء الحظ ، فإن المكتب ، مثل المطبخ ، لن يعمل بشكل جيد دون القيام بالأعمال.

إذا كنت مالكًا تجاريًا صغيرًا لا يمكنك من تعيين أي شيء تراه على أنه عمل ممل أو غير سار لشخص آخر ، فاضطر نفسك إلى الوصول إليه بانتظام عن طريق جدولة الوقت كل أسبوع من أجله. خذ وقتًا في الصباح أو بعد الظهر ، على سبيل المثال ، وانفقه في إجراء مكالمات هاتفية باردة ، وإرجاع استفسارات البريد الإلكتروني غير ذات الأولوية ، وإجراء عمليات نشر على الشبكات الاجتماعية ، ومتابعة الحسابات أو تحديث السجلات.

6. مندوب والاستعانة بمصادر خارجية.

في عالم مثالي ، كان الجميع يفعلون ما كان لديه الوقت للقيام به وفعله بشكل جيد. وبما أن العالم ليس مثالياً ، فإن الكثير من الناس يفعلون أشياء ليس لديهم الوقت أو المواهب للقيام بعمل جيد.

لا يمكن أن يؤدي التفويض والاستعانة بمصادر خارجية إلى تحسين إدارة مكتب الأعمال الصغيرة الخاصة بك فحسب ، بل يمكنك أيضًا من التركيز عليك على التركيز على مواهبك أيضًا ، وبالتالي تحسين أرباحك النهائية. قد يتمكن المساعد الجزئي أو الافتراضي من التعامل مع العديد من مهامك المكتبية أو الإدارية. لمعرفة المزيد عن التفويض ، راجع Decated to Delegate .

7. جعل تخطيط الأعمال أولوية.

يقضي العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أيامهم في التمثيل والتفاعل - ثم يتساءلون لماذا يبدو أنهم يديرون عجلاتهم. يعد تخطيط الأعمال مكونًا مهمًا لإدارة المكتب الجيد ويجب أن يكون جزءًا من روتين إدارة المكتب المعتاد.

يقضي أصحاب الأعمال الصغيرة الناجحون بعض الوقت كل أسبوع في تخطيط الأعمال ، ويستخدم العديد منهم جلسات تخطيط الأعمال اليومية كأداة لتحديد الأهداف والنمو.

يعد دليل تخطيط الأعمال هذا دليلاً رائعاً على بدء جهود تخطيط الأعمال الخاصة بك ؛ أنه يضع إطارا لتخطيط الأعمال التجارية لشركتك الصغيرة ويوفر الموارد على كل شيء من كتابة بيان الرؤية من خلال القواعد لتحديد أهداف العمل .

إذا كان لديك موظفين ، فأشركهم في تخطيط الأعمال ، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي.

عليك الحب الفرق

لا تدع الفوضى تتداخل مع ممارسة الأعمال التجارية. بمجرد البدء في تطبيق هذه المبادئ السبعة لإدارة المكتب الجيدة ، ستندهش من الفرق الذي تحققه الإدارة الجيدة للمكاتب - ومقدار المزيد من الأعمال التي تقوم بها.

أنظر أيضا:

لماذا الحوسبة السحابية مثالية للشركات الصغيرة

اتقان نظام الايداع الخاص بك

كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق

10 نصائح لتنظيم ملفات الكمبيوتر