كيف أقوم بفاتورة العملاء؟
عندما تبدأ مشروعًا تجاريًا ، يجب أن تكون إحدى مهامك الأولى هي تحديد كيفية جمع الأموال من العملاء.
تعتمد طريقة الحصول على المال من العملاء على نوع عملك.
- إذا كنت تحصل على أموال من العملاء من خلال بطاقات الائتمان أو بطاقات الخصم ، فلا داعي للقلق بشأن عملية الجمع.
- بعض الشركات تقبل المال فقط ، ولكن هناك مشاكل مع الأعمال النقدية ، بما في ذلك عدم الاحتفاظ بسجلات الأعمال الجيدة.
- إذا لم يتم الدفع لك في وقت البيع ، فيجب عليك سداد فواتير العملاء (بما في ذلك الشركات الأخرى) ، مما يعني أنك ستحتاج إلى إيجاد طريقة للتأكد من دفع هذه الفواتير.
حكم # 1 للحصول على دفع من قبل العملاء
أهم شيء يجب تذكره حول الفوترة والجمع من العملاء هو أنه كلما طالت مدة الفاتورة ، قل احتمال حصولك على نقودك. لذا ستحتاج إلى إعداد عملية تحصيل محددة والتأكد من متابعتها مع كل عميل.
نظام لعملاء الفوترة
قبل تقديم الائتمان للعملاء ، ابدأ بإنشاء بعض السياسات حول قبول الائتمان ، وإجراء الفحوص الائتمانية ، والتواصل مع العملاء حول عملية الفوترة وعمليات التحصيل.
ثم قم بإعداد نظام لالتقاط المعلومات المتعلقة بالعملاء - الذين يدينون لك بالمال ، وكم هو مستحق ، وطول المدة المستحقة للمبلغ.
معظم برامج محاسبة الأعمال التجارية لديها وحدة عملاء تسمح لك بإدخال هذه البيانات.
يمكنك إدخال الفواتير عند القيام بالعمل أو تسليم المنتج ، وإدخال المدفوعات فور دخولها. ولكن يجب عليك مواكبة هذه الأوراق لتتبع الحسابات المستحقة القبض ( المبالغ المستحقة).
يعتبر تقرير الشيخوخة للذمم المدينة هو أداتك لاتخاذ قرار بشأن إستراتيجية الفوترة للعملاء.
إرسال الفواتير
تذكر المجموعات القاعدة رقم 1 عندما تفكر في إرسال الفواتير. ترسل العديد من الشركات الفواتير إلى العملاء مرة واحدة فقط في الشهر ، مما يعني أنهم قد ينتظرون مدة تصل إلى ستة أسابيع للحصول على أموال (شهر لإرسال الفاتورة ، ثم عدة أسابيع قبل أن يدفع العميل).
إرسال الفواتير بشكل متكرر ، أو إجراء مكالمات هاتفية فيما بينها ، للحث على تذكير العملاء بالدفع. ترسل بعض الشركات فواتير على دفعات ، مع إصدار جزء من العملاء للفوترة كل أسبوع. هذه الفواتير الدفعة تساعد في الحفاظ على السيولة النقدية على أساس مستمر.
خطة استراتيجية إرسال الفواتير الخاصة بك
يمكن أن يشتمل نظام التحصيلات على مكالمات هاتفية أو رسائل أو كليهما ، اعتمادًا على نوع العميل. إحدى الإستراتيجيات هي البدء بمستوى أقل من الشدة والقلق ، وتصبح أكثر حزماً تدريجياً ، ثم عدوانية. يمكن أن تعمل هذه الإستراتيجية ذات المستوى المتزايد على رسائل التذكير بالهاتف أو البريد أو البريد الإلكتروني.
- المستوى الأول - "عفوًا"
تفترض هذه الرسالة أن العميل نسي إرسال الدفعة ؛ هو "ربما أرسلت هذا ولكن يجب أن يكون الدفع في البريد.
- المستوى الثاني - ما هو الخطأ؟
تفترض هذه الرسالة أن العميل يريد أن يدفع ، ولكن الظروف غير العادية تمنع الدفع. تشير الرسالة الثانية إلى بدائل السداد ، ولكنها تعطي تاريخًا ثابتًا يتم فيه الدفع.
- المستوى الثالث - الإنذار
يجب أن يكون هذا المستوى حرفًا. يفترض أن العميل لن يدفع ، ويذكر تاريخًا ثابتًا يتم فيه الدفع أو سيتم بدء عمليات تحصيل الأموال. لا ترسل هذه الرسالة إلا إذا كنت تنوي الذهاب إلى مجموعات على هذا الدين.
إذا لم يدفع العميل فقط ، فسيتعين عليك اتخاذ الخطوة الأخيرة - اتخاذ الشخص إلى محكمة المطالبات الصغيرة أو تحويل الفاتورة إلى وكالة تحصيل الأموال. قراءة المزيد عن البدائل الخاصة بك أنا العملاء فقط لن تدفع.
عملاء الفوترة: وضع كل ذلك معًا
في الختام ، اتخذ قرارًا بشأن استراتيجيتك العامة لإعداد الفواتير. هل سترسل رسائل؟ استخدام الهاتف؟ مزيج؟ متى سترسل الفواتير أو تجري مكالمات هاتفية؟
ضع نظامًا عامًا يحتوي على أحرف ونصوص هاتفية ، ثم راجع كل شيء من قبل المحامي الخاص بك للتأكد من أنك تلتزم بالقانون.
ثم استخدم تقرير تقادم الحسابات المستحقة لك لإرشادك أثناء العمل من خلال حسابات العملاء هذه واتخاذ قرار بشأن إستراتيجيات الفوترة.