فاتورة ، تسمى أحيانًا فاتورة مبيعات ، هي مستند يتم إرساله بواسطة موفر منتج أو خدمة إلى المشتري. تحدد الفاتورة التزامًا من جانب المشتري بالدفع ، مما ينشئ حسابًا مستحقًا . وبعبارة أخرى ، فإن الفاتورة هي التحقق المكتوب من الاتفاق بين المشتري والبائع للسلع أو الخدمات.
تعد الفواتير جزءًا مهمًا من نظام مسك الدفاتر والمحاسبة في أعمالك ، وذلك لأنها تسجل معاملات البيع.
ماذا تشمل الفاتورة؟
تتضمن الأقسام المعتادة في الفاتورة ما يلي:
- تاريخ إنشاء الفاتورة. لا تنس هذا! يبدأ تاريخ الفاتورة على مدار الساعة على العميل. إذا كانت لديك مصطلحات (حد زمني للدفع) ، فستحتاج إلى تضمين التاريخ حتى يعلم الجميع عند استحقاق الدفعة.
- أسماء وعناوين العملاء والموردين. إذا كنت تقوم بإنشاء الفاتورة في برنامج المحاسبة ، فقد تحتاج فقط إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل ، ولكن لا يزال من الجيد جمع العنوان الفعلي وتضمينه ، إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب أو مستند حقيقي.
- الاتصال بأسماء الأفراد في الشركتين (أو الأعمال التجارية والفردية). إنها قاعدة علاقات عملاء جيدة للتأكد من تهجئة الأسماء بشكل صحيح.
- وصف العناصر المشتراة ، إما المنتجات أو الخدمات ، بما في ذلك الأسعار والكميات. في كثير من الأحيان سيكون لديك أوصاف عنصر قياسي وأرقام المخزون. ولكن كن محددًا ومفصّلًا بقدر الإمكان ، عند إنشاء الفاتورة. هذا يتجنب الارتباك و "لم أكن أعرف" القضايا.
- شروط الدفع. على سبيل المثال ، قد يحدد الموفر "صافي 30 يومًا" ، مما يعني أن المبلغ بالكامل مستحق في غضون 30 يومًا.
كيفية فاتورة العميل
قد تستخدم برنامج محاسبة الأعمال عبر الإنترنت ، أو ربما تستخدم فاتورة مطبوعة مسبقًا ستقوم بإكمالها. تعمل العملية بنفس الطريقة لكل من عمليات إصدار الفواتير.
ستقوم بإعداد فاتورة فقط بعد قيامك بشحن أو تسليم المنتج أو الخدمة إلى العميل.
- ابدأ بتحديد العميل . في بعض الحالات ، قد ترغب أيضًا في تحديد عميل فرعي أو مهمة ضمن ملف ذلك العميل.
- قم بتضمين أرقام المستندات السابقة المتعلقة بهذا البيع ، بما في ذلك أي أمر شراء أو اتفاقية مبيعات أو تقدير.
- تحديد العناصر التي تم بيعها وتسليمها . عادة ، سوف تقوم بتضمين اسم المنتج أو الخدمة ، الكمية (أو الوقت ، للخدمات) والسعر (لكل بند أو كل ساعة). إذا كنت تستخدم برنامجًا عبر الإنترنت ، فسيتم حساب الإجمالي لكل عنصر. هذا هو المكان الذي قد تحتاج فيه لتصنيف عنصر على أنه " أمر مرتجع ".
- يحصل كل عنصر على السطر الخاص به ، ويضاف إجمالي جميع الأسطر.
- بعد ذلك ، سوف تقوم بتضمين معلومات عن أي ودائع قام بها العميل بالفعل أو أي خصومات مطبقة على هذه الفاتورة.
- قد ترغب في تقديم طرق دفع مختلفة للعملاء ، ومن المحتمل إعطاء خصم على الدفع نقدًا.
- تضمين شروط الشحن للمنتجات التي يتم شحنها. هناك نوعان: نقطة الشحن فوب أو وجهة فوب. (F OB تعني "free on board". ) إذا كانت الشروط هي نقطة الشحن FOB ، يدفع الشاحن (هذا هو البائع) الشحن. إذا كانت الشروط هي الوجهة فوب ، يدفع المشتري الشحن. من المفيد أيضًا ملاحظة ما إذا كان العميل يلتقط العنصر أو العناصر ، في حالة وجود أي سؤال حول العنصر الذي يتم تلقيه.
- تضمين شروط البيع. أي متى تريد أن يدفع المشتري ، وهل ستقدم أي خصم للدفع المبكر؟ يتم التعبير عن هذه الشروط مثل هذا 2/10 صافي / 30. ويعني ذلك أنك ستقدم خصمًا بنسبة 2٪ إذا تم استلام الدفعة في غضون 10 أيام ، ويستحق الرصيد بالكامل في غضون 30 يومًا.
يمكن إرسال الفواتير بالبريد أو بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس إلى أحد العملاء.
عندما يدفع العميل ، يجب أن يلاحظ رقم الفاتورة في إيصال البيع ومطابقاً لإيصال المبيعات في برنامج المحاسبة الخاص بك ، لذلك من الواضح أنه تم دفع الفاتورة. يأخذ الدفع المبلغ المستحق من حساب الذمم المدينة الخاص بك.
الفواتير مقابل أوامر الشراء
أحيانًا يتم الخلط بين الفواتير وأوامر الشراء . توجد أوامر الشراء (POs) قبل المعاملة ، وتكون الفواتير بعد المعاملة. تسجل أوامر الشراء طلبًا من أحد العملاء إلى بائع أو مورد.
من ناحية أخرى ، تسجل الفاتورة استلام المنتج أو الخدمة ، وكما هو مذكور أعلاه ، شروط الدفع. تستخدم العديد من الشركات أوامر الشراء كجزء من عملية الموافقة. تتطلب بعض الشركات طلبات شراء للمنتجات أو الخدمات على مبلغ محدد.
الفواتير مقابل الفواتير
الفرق بين الفاتورة والمشروع هو التركيز ووجهة النظر. يتم إنشاء الفاتورة من قبل المورد ، وهو عبارة عن بيان للخدمات أو المنتجات التي يتم إنتاجها وتسليمها إلى العميل ، بما في ذلك المبلغ المستحق. يجوز إنشاء فاتورة قبل أو بعد استلام المنتج أو الخدمة. من الشائع أن يتم تضمين فاتورة مع المنتجات التي يتم تسليمها ، بحيث يمكن للمتلقي التحقق من العناصر للتأكد من أنها كلها موجودة هناك.
الفاتورة هي طلب للدفع. يتم النظر في الفاتورة عادة من وجهة نظر العميل. من الشائع استلام فاتورة بدون فاتورة ، كما هو الحال في مطعم أو متجر بيع بالتجزئة. عادة ما يتم تقديم فاتورة مع توقع الدفع الفوري.
بعض الأمثلة على الفواتير
تشمل فاتورة العينة هذه المعلومات الكندية ، ولكنها ستمنحك فكرة عما تتضمنه الفاتورة .
فيما يلي بعض الإرشادات خطوة بخطوة لإنشاء فاتورة.