الحصول على نصائح لتحسين عمليات الحسابات المدينة

إن إنشاء إستراتيجية فعالة لإدارة الحسابات المستحقة هو جزء أساسي من إدارة أعمال ناجحة. على الرغم من هذا ، فإننا نتعامل بشكل روتيني مع الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تأخذ مقاربة منهجية للوضع ، وهي الأسوأ بالنسبة لها. إن تحسين عمليات حسابات القبض وتحسينها يجلب العديد من المزايا للجدول ، ولا تنطبق فقط على AR نفسها. عملية AR مبسطة وفعالة كما تؤثر إيجابيا على التسويق والمبيعات وخدمة العملاء والعمليات الشاملة.

لذلك ، فإنه يستحق الأمر تخصيص الوقت والجهد لتحسينه.

لماذا تحسين الحسابات حسابات المدينين

مثل العديد من أصحاب الأعمال ، قد لا ترى على الفور فوائد الاستباقية على نحو استباقي عمليات حسابات القبض الخاصة بك. وكما ذكر أعلاه ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين كثير من جوانب نشاطك التجاري بشكل كبير. يمنع رأس المال الحالي من النفايات ، مما يزيد من السيولة. وفي المقابل ، فإن الأعمال التجارية قادرة بشكل أفضل على تخفيض الديون ، وخفض التكاليف ، وتمويل النمو ، وفي كثير من الحالات ، تتفوق على المنافسة.

جزء مهم من تحسين عمليات الحسابات المستحقة هو أن تكون مستمرًا في بدء العملية مبكرًا. في كثير من الأحيان ، تكون الشركات عازمة على جعل المبيعات تعامل الحسابات المستحقة كعامل ثانوي. يعني بدء العملية مبكرًا مناقشة أمور مثل شروط الدفع في المراحل الأولى من علاقة العميل. إن الحصول على زبون جديد على متن الطائرة مع الدفع الإلكتروني في وقت مبكر من العملية هو مثال آخر على اتباع نهج استباقي للوضع.

قبل القيام بأي شيء آخر ، قم بإلزام شركتك بإعطاء الحسابات المستحقة أولوية في وقت مبكر من العملية قدر الإمكان.

حسابات نموذجي القبض مطبات

وكثيراً ما يدفع أصحاب الأعمال الحسابات المستحقة القبض إلى الموقد الخلفي ، على افتراض أن ترك ما يكفي جيدًا بمفرده أمر جيد تمامًا. ومع ذلك ، فإن ممارسات AR الضعيفة تسبب عددًا من المشكلات للشركات.

من منح الائتمان إلى العملاء غير المؤهلين إلى الفشل في متابعة الحسابات المتأخرة في الوقت المناسب ، فإن ممارسات AR الضعيفة تمتص الوقت والمال والإنتاجية من الأعمال التجارية. وغالبا ما تنتج تأثير تموج يمس كل جانب تقريبا من جوانب إدارة الشركة. أسوأ جزء من ذلك كله هو أن العديد من المشاكل يمكن تجنبها بسهولة.

ومن بين القضايا الأخرى الشائعة المرتبطة بالبروتونات ، تطبيق المدفوعات النقدية وتخصيصها على نحو غير صحيح ، وعدم الاهتمام بدقة الفواتير والفواتير ، والفشل في توليد التقارير واستخدامها بشكل صحيح لتتجنب المشاكل المحتملة. يمكن لأي واحد من هذه الأخطاء وغيرها أن يسبب مشاكل بعيدة المدى حتى لو كانت ناجحة للغاية ومربحة ، لذا فإنه يستحق الأمر أكثر من ذلك أن تتخذ خطوات لتصحيحها في أقرب وقت ممكن.

تحسين هذه الأنشطة الخمسة لتحسين معالجة الحسابات المدينة

يبدو أن تحسين عمليات حسابات القبض أمر مروع للغاية منذ البداية. ومع ذلك ، من خلال اتباع نهج منهجي للوضع ، يمكنك تنفيذ التغييرات التي ستؤدي إلى تحسينات سريعة ومثيرة إلى حد ما. من أجل راحتك ، حددنا خمسة أنشطة ، عندما يتم تحسينها بشكل مناسب ، ستحسن بشكل كبير من الأداء العام لعملية حساباتك المستحقة ، وتنتج ، بدورها ، العديد من المزايا المثيرة لعملك ككل:

  1. الحفاظ على بيانات العملاء بدقة - تمركز عملية البيانات الرئيسية لضمان دقة حسابات العملاء والمعلومات جزءًا هامًا من إنشاء والحفاظ على عملية حسابات مستحقة القبض فعالة. على سبيل المثال ، يمكن أن تتسبب العناوين غير الدقيقة في إرسال الفواتير بالبريد إلى المكان الخطأ ، مما يؤدي إلى تأخر السداد. يجب تدقيق حسابات العملاء على أساس ثابت للتحقق من وجود حالات شاذة مثل شروط الدفع غير المعتادة أو غير الملائمة وحدود الائتمان والخصومات وما شابه ذلك. يجب توثيق التغييرات التي تطرأ على بيانات العملاء بشكل صحيح ، ويجب وضع ضوابط لمنع الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى البيانات أو تحريرها.
  2. إنشاء عملية الموافقة على الائتمان واضحة وموجزة - في كثير من الأحيان ، تتدفق الشركات إلى عادات ائتمانية ضارة من أجل زيادة المبيعات. بالطبع ، هذا يؤدي إلى حلقة مفرغة يمكن أن تكون كارثية في النهاية بالنسبة للشركة. يمكن أن يكون تمديد الائتمان شيئًا جيدًا جدًا ، ولكن يجب أن تكون هناك عملية واضحة للقيام بذلك. يجب أن تتضمن تعليمات واضحة بشأن متى وكيف يتم تقييم وتجاوز حدود الائتمان ، ومتى يتم تعليق الحسابات وكيف تعمل عملية التطبيق. يجب إجراء مراجعات منتظمة لعملية اعتماد الائتمان بسبب تغير الظروف.
  1. إنشاء عملية فوترة فعالة - يجب أن يكون إعداد الفواتير وفوترة العملاء دقيقًا ومبسّطًا ليكون فعالاً. يمكن للأخطاء في التسعير ، وحدات القياس وما شابهها أن تدمر فسادًا خطيرًا. علاوة على ذلك ، يجب إنشاء الفواتير وإرسالها في الوقت المناسب ، ويجب أن تكون الطريقة التي يتم بها إنتاجها متسقة ومحددة. إحدى طرق تحسين الفوترة والفوترة هي عن طريق أتمتة أكبر قدر ممكن منها ، لذلك لا تخف من الاعتماد على التكنولوجيا هنا. استخدم تقارير الاستثناءات لتحديد الحسابات المشكوك فيها. إذا أمكن ، قم بإعداد بوابة العميل لتحويل بعض العمل إلى العملاء مع منحهم الشعور بالاستقلالية.
  2. صقل عملية تقديم الطلب النقدي - عند الوصول ، يجب أن يتم تطبيق الدفعات بشكل صحيح. يجب تطبيقها على العميل الصحيح والفواتير المناسبة. خلاف ذلك ، إذا نشأت النزاعات أو القضايا في وقت لاحق ، فإن محاولة التخلص من المشكلة الأولية ستكون صعبة للغاية. يجب أيضًا تطبيق الدفعات بسرعة لضمان أنك تعرف في أي وقت من الأوقات الحسابات الجارية والمستحقة. تتمثل إحدى الطرق المحتملة لتحسين العملية من خلال تقديم عدد محدود من خيارات الدفع للبساطة. نشر إدخالات دفتر اليومية على الفور وقبل فترة طويلة من تواريخ القطع. كلما أمكن ، تجنب إلقاء النقود في حسابات معلقة حتى يكون لديك الوقت لمعرفة أين من المفترض أن تذهب.
  3. تحسين عملية التحصيل - يجعل تحسين الحسابات المستحقة بشكل صحيح من السهولة بمكان تحصيل الدفعات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. عندما يتم تطبيق الدفعات بشكل صحيح ، على سبيل المثال ، من السهل تحديد أي الحسابات عرضة لخطر التخلف عن السداد. يجب أن تكون جهود التجميع متسقة ومنهجية. يجب تحديد عملية محددة بوضوح للتفاوض على خطط السداد للتأكد من أنها تتوافق مع الأهداف العامة للشركة. ينبغي أتمتة العمليات قدر الإمكان للحد من مخاطر الأخطاء من الإدخال اليدوي.

ثمانية أفضل الممارسات لاعتماد تحسين عمليات الحسابات المدينة

أنشأ مركز الإنتاجية والجودة الأمريكي ، أو APQC ، مجموعة من المعايير تسمى المعايير المفتوحة. وهي تحدد أفضل الممارسات لمعالجة الحسابات المستحقة القبض ، ويجب أن تثبت أنها لا تقدر بثمن أثناء عملك نحو صقل عمليات AR الخاصة بك. لقد قمنا بتلخيص أهم ثمانية نقاط من المعايير المفتوحة APQC لراحتك:

  1. إزالة العقبات التي تحول دون تلقي المدفوعات - على سبيل المثال ، قم بمسح العملاء لمعرفة طرق الدفع المناسبة لهم. من هناك ، يمكنك تقديم مجموعة مختلفة من خيارات الدفع لتسهيل الأمر على العملاء دفع فواتيرهم في الوقت المحدد.
  2. اعطِ الأولوية لإدارة الائتمان - لا توسع الائتمانات لمجرد الحفاظ على استمرارية المبيعات. وترجع هذه الاستراتيجية إلى المدى الطويل ، وهي مثال واحد فقط على العديد من المشكلات المحتملة التي قد تنشأ بسبب سوء إدارة عمليات الائتمان.
  3. تقييم الحسابات المدينة بشكل منتظم - ضع جدولاً محدداً لرصد وتقييم حالة حساباتك المستحقة القبض. من الناحية المثالية ، ينبغي القيام به على الأقل مرة واحدة في الأسبوع. وكلما عثرت على أخطاء في وقت أقرب ، كلما تمكنت من تصحيحها بشكل أسرع - وكلما قل احتمال حدوثها تسبب مشكلات كبيرة لنشاطك التجاري.
  4. ضع في اعتبارك اختصارًا لشروط الدفع - لا يوجد قانون ينص على أنه يجب أن يكون لجميع العملاء شروط سداد صافٍ -30. في كثير من الأحيان ، يدفع استخدام شروط الدفع الأقصر العملاء الذين يدفعون بشكل بطيء إلى الدفع على الأقل بسرعة أكبر قليلاً ، لذلك يعتبر خيارًا يستحق الاهتمام.
  5. إنشاء عملية حل النزاع للفوترة - إنشاء عملية محددة للتعامل مع النزاعات المتعلقة بالفواتير. لن يؤدي هذا إلى تبسيط العملية فحسب ، بل سيعمل على تحسين رضا العملاء بشكل عام لأن فريقك سيعرف بالضبط ما الذي يجب عمله عند حدوث نزاع.
  6. أتمتة - التحقيق في أنواع مختلفة من البرمجيات وغيرها من أشكال التكنولوجيا لأتمتة أكبر عدد ممكن من عمليات حسابات المدينين. كلما كان بإمكانك إزالة العنصر البشري ، كلما كانت العملية بأكملها أكثر دقة وموثوقية. العديد من البرامج باهظة الثمن ، ولكن العائد على الاستثمار كبير حيث أن هناك أخطاء أقل ، وفي كثير من الحالات ، فإن إنتاجية الموظف تحصل على دعم أيضًا.
  7. إنشاء عملية التحصيل الاستباقية - اجعل المجموعات أولوية قصوى وفرضها من خلال وضع إستراتيجية واضحة ومختصرة للمجموعات. من الناحية المثالية ، تهدف إلى التدخل في وقت مبكر. عندما ينزلق حساب في العمود الماضي ، يجب أن يكون فريقك في كل مكان وأن يعرف ما يجب فعله.
  8. الفاتورة إلكترونيًا - إذا كان لديك وسيلة للقيام بذلك ، فابدأ بإصدار الفواتير للعملاء إلكترونيًا. بينما سيكون هناك بعض الذين لا يستطيعون دعم الفواتير والمدفوعات الإلكترونية ، فإن معظم الشركات على متن هذه الأيام. كلما قل عدد الأوراق التي يتعين عليك معالجتها والبريد الذي يجب عليك إرساله ، ستكون العملية بأكملها أكثر سهولة ودقة.

كما ترى ، لا تحتاج إلى البدء من الصفر لتحسين وتحسين حساباتك المستحقة. يمكنك اختيار أن تأخذ على منطقة واحدة في كل مرة ، أو يمكنك الغطس الكامل في الأمام وتجديدها دفعة واحدة. في كلتا الحالتين ، فإن أي خطوات تتخذها نحو تحسين حساباتك المدينة سوف تؤتي ثمارها على المدى البعيد.