إن استخدام برامج المحاسبة يوفر ساعات من الوقت مقارنة بمعالجة الكتب يدويًا وعادة ما يكون أكثر كفاءة من استخدام جدول البيانات. ذلك لأن برنامج المحاسبة يقلل أو يلغي إدخال بيانات مكررة ، مثل إدخال عنوان العميل على الاقتباس ، ثم أمر العمل ، ثم الفاتورة.
إذا كنت مالكًا وحيدًا دون موظفين أو مخزون قليل أو معدوم وحفنة من العملاء ، فقد لا تحتاج حتى إلى برنامج محاسبة ، أو تتوفر خيارات برامج محاسبة مجانية أو بأسعار منخفضة. أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يحملون المخزون ، لديهم المزيد من العملاء أو الموظفين سيوفرون الوقت ولديهم سجلات أكثر دقة إذا تم استخدام برامج المحاسبة.
معظم برامج المحاسبة أسهل بكثير مما كانت عليه من قبل ، وتم تصميم بعض برامج المحاسبة التجارية الصغيرة لسهولة الاستخدام من قبل شخص ليس لديه خلفية محاسبية على الإطلاق.
01 - ما هي ميزات البرامج المحاسبية التي تحتاجها؟
- ادارة المخزون
- تتبع المبيعات
- قم بإدارة جهات اتصال العملاء أو العمل مع برنامج إدارة جهات الاتصال الحالي الخاص بك
- دعم حساب التاجر لقبول مدفوعات بطاقات الائتمان
- وضع الميزانية
- التقديرات
- كشف رواتب
- تقارير الضرائب التجارية
برامج المحاسبة الخاصة بالصناعة
تم تصميم بعض برامج المحاسبة خصيصًا للصناعات مثل الإنشاءات والتصنيع وموزعي الجملة. إذا كان نشاطك التجاري الصغير في صناعة ذات متطلبات محاسبية محددة ، فقد يكون هناك برنامج محاسبة ذو ميزات لتلبية هذه المتطلبات.
التحدث مع الآخرين عن برامج المحاسبة
قبل أن تشتري برنامج محاسبة ، تحدث إلى ثلاثة أشخاص آخرين على الأقل ممن يستخدمون برامج المحاسبة في الشركات المشابهة لشركتك. ناقش ما يعجبهم في برامجهم المحاسبية وما يحتاج إلى تحسين. قد تجد أنه لا يوجد برنامج محاسبة مثالي هناك ، ولكن لا تثبط عزيمتك. الهدف هو العثور على برامج المحاسبة التي تلبي احتياجات أعمالك التجارية الصغيرة على أفضل وجه .
02 - المزيد من اعتبارات برامج المحاسبة
هل ينمو برنامج المحاسبة مع عملك؟
اكتشف ما إذا كان البرنامج يحتوي على وحدات يمكن إضافتها لاحقًا إذا لزم الأمر. الوحدة النمطية التي تضاف عادة بعد نمو الأعمال التجارية هي محاسبة المرتبات.
إذا لم يكن بالإمكان إضافة وحدات ، هل يتم ترقية البرنامج بسهولة إلى إصدار أكثر قدرة من نفس برنامج المحاسبة؟ أو ، هل يتم تصدير البرنامج إلى تنسيق بيانات مثل CSV بحيث يمكن قراءته عن طريق التبديل إلى عنوان برنامج محاسبي آخر لاحقًا؟
ما هي البرامج المحاسبية التي تدعم دعمك المصرفي؟
إن القدرة على تنزيل المعاملات من البنك الذي تتعامل معه توفر الكثير من الوقت ، لذلك تعرف على برامج المحاسبة التي يعمل بها المصرف الذي تتعامل معه.
برامج المحاسبة عبر الإنترنت أو سطح المكتب؟
برنامج المحاسبة عبر الإنترنت هو برنامج على شبكة الإنترنت يعمل بشكل آمن من خلال متصفح الإنترنت. تعتبر برامج المحاسبة عبر الإنترنت ملائمة بشكل خاص للوصول إلى البيانات والسجلات المحاسبية من أجهزة كمبيوتر متعددة.
هل يمكن تقييد الوصول لبعض المستخدمين؟
إذا كان أكثر من شخص يستخدم برنامج المحاسبة ، فقد يحتاج فرد واحد إلى الوصول الكامل إلى جميع الوظائف ، ولكن قد يحتاج الآخرون فقط إلى الوصول إلى مناطق إدخال البيانات وليس إلى التقارير.
هل تأتي برامج المحاسبة مع نسخة تجريبية مجانية؟
من الأفضل دائمًا تجربة البرنامج قبل شرائه. لمعرفة مدى فائدة وثائق البرنامج ، انقر فوق "تعليمات" في النسخة التجريبية المجانية ، ثم ابحث عن دليل المستخدم أو البرامج التعليمية.
03 - خيارات دعم برامج المحاسبة
قد يحتوي برنامج المحاسبة على منتدى مجاني على الإنترنت حيث يمكنك طرح الأسئلة أيضًا. غالبًا ما يكون خيارًا جيدًا للدعم القائم على الرسوم عندما يتعلق سؤالك بكيفية استخدام ميزة.
04 - لا تدفع مقابل الميزات التي لن تستخدمها
بشكل عام ، أنت تدفع أكثر للحصول على المزيد من الميزات في برامج المحاسبة ، وإذا كان عملك ينمو بما يكفي ليحتاج إلى ميزات مالية أكثر قوة ، فإن التكلفة مبررة. بالنسبة للشركات الصغيرة ، توجد الآن خيارات برامج محاسبة كافية متاحة لأن الشراء المفرط غير ضروري.
05 - استخدام محاسب أو برنامج محاسبة؟
جيد أي برامج المحاسبة سيكون لديها التقارير التي تحتاج إلى تقديمها إلى المحاسب الخاص بك على أساس شهري ، ربع سنوي وسنوي. يمكن طباعة التقارير أو يمكن تسليمها بشكل آمن إلى محاسب الكترونياً.
اسأل محاسبك عن التقارير المطلوبة وتأكد من أنك تستطيع الحصول عليها باستخدام برنامج المحاسبة الذي تفكر فيه.