كيفية الاحتفاظ بسجل الأميال للمطالبة بمصروفات السيارات

يجب أن يكون لديك كتاب سجل ليدعم مطالبات نفقات السيارات الخاصة بك

إذا كنت قد استخدمت واحدًا أو أكثر من مركباتك لكسب دخل أعمال خلال العام الماضي ، يمكنك المطالبة بالمصروفات ذات الصلة كمصروف تجاري على ضريبة الدخل في الولايات المتحدة وكندا باستخدام سجل عدد الكيلومترات. ( ما هي مصاريف المركبات الآلية التي يمكنك المطالبة بها على ضريبة الدخل؟ التفاصيل حول النفقات التي يمكنك المطالبة بها وكيفية المطالبة بها.) ولكن كما هو الحال دائمًا ، إذا كنت ترغب في خصم هذه النفقات ، يجب أن تكون قادرًا على إثبات مطالبتك بالأدلة الموجودة في شكل من دفتر سجل سيارات الأميال.

كيفية الحفاظ على عدد الكيلومترات

تذكر كل من دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ووكالة الإيرادات الكندية (CRA) أن الاحتفاظ بسجل دقيق لسفر العمل لمدة عام كامل هو أفضل دليل يمكن أن يكون لديك لدعم مطالبات نفقات سيارتك.

يجب تسجيل المعلومات التالية في دفتر السجلات في كل مرة يتم فيها استخدام السيارة لأغراض تجارية:

عينة عدد الكيلومترات سجل

عادةً ما تتوفر كتب سجل الأميال في متاجر التوريد المكتبية أو يمكنك استخدام القالب التالي الذي يمكن نسخه في Word أو Excel أو مستند مكتب مشابه عن طريق تحديد النص واستخدام النسخ / اللصق (باستخدام Windows ، حدد النص الذي سيتم تحديده باستخدام الماوس ، وضرب CTRL-C لنسخ و CTRL-V للصق).

عدد الكيلومترات المركبة / حساب المصاريف Year__________ عداد المسافات في 1 يناير _____________
تاريخ بداية الأميال Mileage النهاية عدد الكيلومترات هدف العمل بارك $ رسوم $ $ الآخرين

التلقائي الأميال تتبع

إن إدخال معلومات الرحلة يدويًا في دفتر السجلات أمر ممل ، خاصة إذا كنت تقوم بالعديد من رحلات العمل. لحسن الحظ ، هناك العديد من تطبيقات تعقب الأميال المتاحة للهواتف الذكية التي تعمل بنظامي التشغيل Apple و Android والتي تستخدم هواتف GPS لمتابعة كل ميل / كيلومتر مدفوع لأغراض تجارية.

مقابل رسوم شهرية صغيرة ، سيقوم التطبيق بتسجيل معلومات رحلة العمل الخاصة بك وتمكنك من تنزيل ملخص الأميال الخاص بك الإقرار الضريبي. تتضمن بعض تطبيقات تتبع الأميال الأكثر شيوعًا ما يلي:

استخدام الأعمال مقابل الشخصية

كل من IRS و CRA يقظين بشأن المطالبات المفرطة لاستخدام الشركات للمركبات الشخصية - إن المطالبة بمعظم أو كل الأميال الخاصة بسيارتك للاستخدام التجاري هي طريقة أكيدة لجذب المزيد من التدقيق من السلطات الضريبية ومراجعة محتملة. (انظر 10 أعلام حمراء من شأنها أن تحصل على أعمالك الكندية الصغيرة المدققة .)

لذلك عندما يحين الوقت للمطالبة بنفقات أعمالك الخاصة بالمركبات ، ستحتاج إلى معرفة عدد الأميال غير المرتبطة بالأعمال التجارية أو الكيلومترات التي قطعتها ، والطريقة الأسهل للقيام بذلك هي معرفة عدد الأميال أو الكيلومترات التي مدفوعة على مدار العام من خلال مقارنة قراءة عداد المسافة الخاصة بسيارتك في نهاية السنة الضريبية إلى ما كانت عليه في بداية السنة.

بعد ذلك ، بمجرد حصولك على بياناتك الخاصة بالسنة ، ولحساب مطالبة نفقات السيارات الخاصة بك ، فإنك تحتاج إلى حساب جميع الأميال / الكيلومترات التي قمت بتشغيلها للاستخدام التجاري على مدار العام.

استخدامك الشخصي هو إجمالي الأميال للسنة مخصومًا منها الأميال التجارية.

أخبار جيدة لدافعي الضرائب الكندية - يمكنك استخدام Simplifed CRA عدد الكيلومترات سجل كدليل

تسمح وكالة الإيرادات الكندية الآن لأصحاب الأعمال الصغيرة بتخفيض سجلات سجلاتهم واستخدام نموذج سجل لمدة ثلاثة أشهر لاستقراء استخدام الأعمال للعام بأكمله.

لاستخدام سجل مبسط:

كما تقول CRA أن الشركات سوف تضطر إلى إظهار أن استخدام السيارة في سنة الأساس يظل يمثل الاستخدام العادي لها.

كل هذه الأمور صحيحة ، يمكنك عندئذٍ الاحتفاظ بسجل لمدة ثلاثة أشهر فقط ثم حساب استخدام عملك للمركبة عن طريق ضرب استخدام الأعمال كما هو محدد في سنة الأساس بنسبة نسبة فترة العينة وسنة الأساس باستخدام هذه الصيغة:

(فترة السنة النموذجية٪ ÷ فترة سنة الأساس٪) × سنة الأساس السنوية٪ = استخدام الأعمال السنوية المحسوبة

لاحظ أنه للقيام بذلك ، سيتعين عليك معرفة نسبة استخدام نشاطك التجاري خلال فترة الأشهر الثلاثة المحددة في السنة التي تستخدمها كسنة أساسية حتى تتمكن من مقارنتها مع فترة السنة النموذجية الجديدة.

إذا ، على سبيل المثال ، إذا كنت قد احتفظت بسجل مبسط لأرقام سيارات الكيلومترات لشهر يناير وفبراير ومارس من السنة الضريبية السابقة ، أحتاج أيضًا إلى معرفة النسبة المئوية لاستخدامي التجاري لسيارتي في يناير وفبراير ومارس خلال عام الأساس الخاص بي عندما احتفظت سجل الأميال لهذا العام بأكمله.

إليك مثال على ذلك:

لنفترض أنني احتفظت بسجل مبسط للأشهر الثلاثة الأولى من العام وأجد أن استخدامي التجاري لنسبة السيارات هو 64٪.

أعود إلى سجل الأميال الكامل للسنة الكاملة للسنة الضريبية لعام 2015 ، والتي اخترت استخدامها كسنة أساسية ، وألقِ نظرة على السجلات في يناير وفبراير ومارس ، واكتشف أن استخدامي التجاري لنسبة السيارات خلال ذلك الوقت كان 68 ٪. كانت النسبة المئوية لاستخدام سيارتي لأغراض العمل لسنة الأساس بأكملها 70٪.

بعد ذلك ، تطبيق المعادلة على استنباط بياناتي الثلاثة أشهر في دفتر التبسيط الخاص بي لتغطية العام بأكمله:

(64٪ ÷ 68٪) x 70٪ = 65٪

وبالتالي ، فإن 65٪ هو الاستخدام السنوي لنسبة السيارات التي أطلبها باستخدام بيانات السجل المبسطة - وهو رقم سيقبل وكالة الإيرادات الكندية لأنه يقع ضمن نطاق الاختلاف المسموح به البالغ 10٪.

لمزيد من التفاصيل حول المطالبة بنفقات الأعمال المتعلقة باستخدام سيارتك لكسب دخل أعمال ، راجع ما هي مصاريف المركبات الآلية التي يمكنك المطالبة بها بشأن ضريبة الدخل في كندا؟

نفقات شراء المركبات وبدل التكلفة الرأسمالية في كندا

إذا كنت قد اشتريت سيارة لاستخدامها في عملك ، فستحتاج أيضًا إلى قراءة نفقات السيارات ذات الصلة بشراء سيارة ، وكيفية المطالبة بالتعويض عن التكلفة الرأسمالية (CCA) على السيارة التي تم شراؤها للاستخدام التجاري والتي توضح كيفية شطبها تكلفة سيارتك من خلال مخصص تكلفة رأس المال .

أنظر أيضا:

مصاريف السفر

قواعد نفقات الطعام والترفيه على ضريبة الدخل الكندية

الاستقطاعات الضريبية الأكثر تغييراً عن الشركات الكندية الصغيرة

6 الخصومات الضريبية على أساس الأعمال المنزلية أنت لا تريد أن تفوت

أفضل برامج المحاسبة للأعمال التجارية الصغيرة