تعلم كيفية الحفاظ على إيصالات عملك المنظمة

عند بدء نشاط تجاري لأول مرة ، قد ترغب في الاحتفاظ بالإيصالات المجمعة من أجل خصم نفقات الأعمال على ضريبة الدخل الخاصة بك وأكثر من ذلك. بدلاً من حشو جميع إيصالات أعمالك في درج مكتبي ، يلزم وجود نظام أفضل عندما يحين وقت القيام بمسك الدفاتر . بطبيعة الحال ، فإن اكتشاف كتلة غير منتظمة من الإيصالات يمكن أن يخلق فوضى عارمة.

إن الحفاظ على إيصالات الأعمال المنظمة يمكن أن يساعد أصحاب الأعمال على مراقبة تقدم أعمالهم إلى جانب إعدادهم للبيانات المالية.

كما أنه يساعد على تحديد مصادر الدخل ، وتتبع النفقات ، وإعداد العناصر للحصول على الإقرارات الضريبية.

نظام أفضل

على مر السنين ، من المهم تطوير نظام ملفات جيد للإيصالات. على سبيل المثال ، قد يتضمن ذلك نظام حفظ الملفات الذي يسهل إدخال البيانات ويسمح لك باسترداد إيصال معين إذا كنت بحاجة إلى البحث عن إيصال محدد حسب التاريخ أو الفئة.

أحد الأمثلة على الاحتفاظ بإيصالات الأعمال المنظمة هو الاحتفاظ بسلسلة من مجلدات الملفات مصنفة حسب الشهر والسنة ، مثل "إيصالات نوفمبر 2017". يمكن أن يجلس مجلدان الملفان الأحدثان على سطح مكتبك ، بحيث أنه عندما تقوم بجمع الإيصالات على جولاتك المختلفة ، فمن السهل إدخالها في المجلد الشهري الصحيح.

بعد ذلك ، عندما تقوم بإدخال بياناتك الشهرية ، يمكنك أخذ مجلد الملف الشهري المناسب وفرز إيصالات الأعمال إلى أكوام بناءً على تصنيفات ضريبة الدخل الخاصة بها . على سبيل المثال ، يمكنك تثبيت جميع إيصالات البرامج معًا ، وكل إيصالات مصروفات الطعام والترفيه معًا ، وجميع إيصالات النفقات المتعلقة بالسيارات معًا.

عند الانتهاء من إدخال البيانات ، يمكنك وضع مجلد الإيصالات الخاص بالشهر في المكان المناسب في أحد الأدراج لخزانة الملفات.

إذا كنت من رجال الأعمال الذين لديهم الكثير من إيصالات النفقات ، فمن السهل تكييف النظام نفسه الموضح أعلاه مع المزيد من الإدخالات المتكررة.

جعل نسخ أو الصور الرقمية

إذا كنت تحاول الانتقال إلى "مكتب بلا ورق" مثل معظم العالم الحديث هذه الأيام ، يمكنك مسح إيصالات نفقة وتخزينها مع معلومات المحاسبة الرقمية الأخرى.

في الواقع ، تحتوي بعض تطبيقات برمجيات المحاسبة القائمة على السحابة الأحدث على تطبيقات جوال تسمح لك بالتقاط هاتف محمول من إيصال نفقة وتسجيله بشكل سريع.

بالنسبة لأولئك الذين يمارسون الأعمال التجارية في كندا ، تكون النسخ الورقية أو الصور الرقمية لإيصالات النفقات مقبولة بوجه عام لوكالة الضرائب الكندية (CRA) بشرط أن تكون واضحة بشكل واضح. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تطلب CRA رؤية المستندات الورقية الأصلية أثناء إجراء مراجعة أو طلب روتيني للوثائق. وبالتالي ، ينبغي دائمًا الاحتفاظ بالنسخ الأصلية للوقت المحدد ، وهو متوسط ​​لمدة ست سنوات مقترحة.

تخفيف عبء الوقت الضريبي

إن العائد الذي دفعك إلى أخذ الوقت الكافي لتنظيم إيصالات النفقات الخاصة بك قبل قيامك بتقديمها هو القيام بإقرار ضريبة دخل شركتك. لسبب واحد ، سيكون لديك جميع إيصالاتك التي ستكون بمثابة دليل على خصومات ضريبة الدخل المتعلقة بالعمل. بالنسبة لآخر ، فإن تصنيف إيصالاتك حسب فئات نفقات الأعمال يعني أن جميع إيصالاتك ذات الصلة لكل فئة تكون جاهزة للإحتساب ، مما يجعل ملء عائد ضريبة الدخل سريعًا وسهلاً.

ملاحظة: في كندا ، إذا كنت تدير ملكية فردية أو شراكة ، يتم إدخال مصاريف عملك على نموذج T2125 وهو جزء من عائد ضريبة الدخل الشخصي T1.

إذا كنت تدير عملك كشركة في كندا ، ستطالب بمصاريف عملك على عائد ضريبة دخل الشركات الخاص بك.

عندما يتم رفع ضريبة الدخل الخاصة بك

نظرًا لأن العديد من الإقرارات الضريبية يتم إيداعها الآن عبر الإنترنت ، فإنه لم يعد شائعًا أو ضروريًا لإرسال إيصالات النفقات الخاصة بك عند تقديم ضريبة الدخل الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، ضع جميع إيصالاتك ذات الصلة للسنة الضريبية في مجلد واحد مصنّف حسب السنة ، مثل "إيصالات الضرائب 2017" ، وأضف المجلد إلى خزانة الملفات ، سواء كانت رقمية أو مادية.

إذا واجهت أي نوع من الخلاف مع وكالة الإيرادات الكندية أو مصلحة الضرائب الأمريكية أو تم تدقيقها ببساطة ، فستكون إيصالاتك دليلاً حاسماً.