هل يجب أن يكون عملك الصغير بلا أوراق؟

نظرة على إيجابيات وسلبيات مكتب بلا أوراق

المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة تسير بدون ورق. لقد أعطتنا التكنولوجيا الجديدة والمتغيرة الأدوات التي نحتاجها لنقل خزانات الملفات المتدفقة إلى تنسيق رقمي منظم. ولكن هذا لا يعني أنه من السهل القيام بأعمال غير ورقية ، أو أنه القرار الصحيح لكل شركة صغيرة.

في ما يلي نظرة على مزايا وعيوب المكتب اللاورقي لمساعدتك في اتخاذ القرار بشأن ما إذا كان اتخاذ قرار بدون ورق هو قرار ذكي لمشروعك الصغير.

الايجابيات من مكتب بلا ورق

1. صديقة للبيئة - وفقا لصحيفة ديلي غرين ، فإن الورق يمثل 25 ٪ من نفايات مدافن النفايات ، وإذا قامت الولايات المتحدة بخفض استخدام الورق في المكاتب بنسبة 10 ٪ فقط ، فإن ذلك سيحول دون انبعاث 1.6 مليون طن من غازات الدفيئة. وهذا فقط للورق ، ولا يأخذ في الاعتبار إنتاج خراطيش الحبر والتخلص منها والطاقة المستخدمة من قبل الطابعات. الذهاب رقية هو قرار واع بيئيا.

2. التكلفة الفعالة - كما أن هناك فوائد للمكتب اللاورق للبيئة ، هناك فوائد أيضًا لميزانية الأعمال الصغيرة. فكّر في المبلغ الذي تنفقه كل شهر على الورق والحبر والبريد وغيرها من المستلزمات التي تدعم مكتبًا ثقيل الورق. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك المساحة اللازمة لتخزين كل المستلزمات المادية والمستندات الفعلية الخاصة بك. يمكن أن يكون مكلفا للغاية. بمرور الوقت ، قد يؤدي عدم استخدام الورق إلى توفير كبير في أعمالك الصغيرة.

3. سهولة الوصول - كونك بلا ورق يعني أن جميع الوثائق الهامة الخاصة بك يتم ترقيمها. يمكنك نسخها إلى السحابة أو الوصول إليها من خلال تطبيق سطح المكتب البعيد ، مما يمنحك القدرة على العمل من مكتب متنقل ، أو في أي مكان في هذا الشأن ، والحفاظ على الإنتاجية.

4. تنظيم الملفات - إذا كنت قد أهدرت في أي وقت من الأوقات خلطًا بين خزانة الملفات أو الأكوام الورقية غير المنظمة للعثور على ما تبحث عنه ، فأنت تعرف كيف يمكن إدارة المستندات الورقية المرهقة.

عندما تنشئ مكتبًا بلا أوراق ، يمكنك إنشاء نظام ملفات رقمي أسهل في التنظيم والبحث والتحرير بمرور الوقت. هذا يجعل ما كان في الماضي عملية مؤلمة لإيجاد وثيقة سهلة مثل إجراء بحث.

سلبيات مكتب بلا ورق

1. فشل النظام - قد يكون الوصول الرقمي سريعًا ، ولكنه يعني أيضًا فقدانًا سريعًا. ضع في اعتبارك ما الذي سيحدث لجميع مستندات عملك المحفوظة محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في حالة تعطل النظام. هل يمكن أن تفقد كل شيء. من المهم لكل شركة صغيرة ، وخاصة تلك التي لا تستخدم الورق ، أن يكون لديها نظام للنسخ الاحتياطي للبيانات وحمايتها خارج الموقع.

2. الأمان - لا يمكن حماية الملفات الرقمية من خلال قفل على خزانة الملفات أو باب المكتب ، لذلك فإن أمن المستندات والمعلومات الحساسة يشكل مصدر قلق خطير للمكاتب الخالية من الورق. وتشمل الحلول التشفير ، والخوادم المحلية ، والوصول المقيد ، وكلها لها تكاليفها الخاصة وفوائدها. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم النظر في طبيعة بعض الشركات وحساسية المواد التي يتم التعامل معها على أساس يومي (فكر في المحاسب الخاص بك) ببساطة لا تسمح لنفسك بالذهاب بدون أوراق.

3. عمليات إعادة التشكيل - ينطوي جزء من الانتقال إلى مكتب لا ورقي على مراجعة جميع عمليات العمليات الحالية وإيجاد بدائل مناسبة.

على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى البدء في استخدام خدمة التوقيع الإلكتروني ، وخدمات تحرير الفواتير والدفع عبر الإنترنت ، وغيرها من التطبيقات التي تحل محل الحاجة إلى المستندات الفعلية. كما سيتعين تدريب جميع الموظفين في النظام الجديد بمجرد أن يتم تنفيذه.

4. الوقت المكثف - الذهاب بدون استخدام الورق ليس عملية بين عشية وضحاها. هناك الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها. يستغرق الأمر بعض الوقت للنظر في جميع الآثار المترتبة على ترك عالم الورق خلفه ، وطوال وقت تنفيذ جميع التغييرات التي تطرأ على عملياتك التي تدعم كونها غير ورقية.

قرار الانتقال بدون استخدام الورق هو الذي يختلف من العمل إلى العمل ، وهو بالتأكيد ليس قرارًا عالميًا مناسبًا لكل شركة. الجزء الأكثر أهمية في اتخاذ القرار بعدم استخدام الورق هو إجراء البحث الخاص بك حتى تتمكن من تقرير ما إذا كانت الفوائد تفوق التحديات.

بعد ذلك ، قم بإنشاء عملية نظامية لن توفر لك منافع أن تكون بلا ورق فحسب ، بل تساعد أيضًا على تحسين إنتاجيتك في نفس الوقت.