متطلبات متطلبات الأعمال لمشاريع الأعمال
لنأخذ مثالاً على ذلك: قررت شركة (نحن نسميها ZXYW LLC) الاستعانة بمصادر خارجية لوظائفها المحاسبية إلى مركز خدمة مشترك في الولايات المتحدة. فهي تبدأ عملية البحث عن موقع ، وإعداد الخدمات ، وتوظيف وإدارة الموظفين.
إنه مشروع معقد وسيستغرق إنجازه عدة أشهر. وهي تبدأ بفريق يعد وثيقة متطلبات العمل.
ما هي وثيقة متطلبات الأعمال؟
الغرض من وثيقة متطلبات الأعمال هو إعطاء صورة كاملة لمشروع أو خطة عمل جديدة ، بحيث يكون الجميع واضحًا بشأن ما يجب القيام به ومتى.
يمكن النظر في وثيقة متطلبات الأعمال (BRD) على مرحلتين. في المرحلة الأولى من المشروع ، تكون الوثيقة هي التي تحدد جميع متطلبات المشروع ، بما في ذلك التكاليف والتفاصيل حول التنفيذ والفوائد المتوقعة والمعالم والجدول الزمني للتنفيذ.
في المرحلة الثانية ، يمكن أن يصبح الـ BRD في الواقع عقدًا بين الطرفين ، يحدد رسميًا متطلبات شركة التوظيف (ZXYW LLC في هذه الحالة) ويقوم المقاول بتنفيذ العمل. سترى المزيد حول لغة العقد أدناه.
كيف تكون وثيقة متطلبات الأعمال مختلفة عن خطة الأعمال؟
بينما قد تحتوي كلتا الوثيقتين على نفس نوع الأقسام (ملخص تنفيذي ، على سبيل المثال) ، فإن الهدف مختلف.
يتم إنشاء خطة عمل لتوجيه عمل جديد أو قائم ، ولكن غالبًا ما يكون الغرض منه هو تقديم مقرض لتمويل بدء التشغيل أو التوسع.
تحتوي خطة العمل على معلومات عامة حول الشركة وخططها واستراتيجياتها لتتمكن من توليد إيرادات لتسديد القرض.
تعد البيانات المالية جزءًا رئيسيًا من خطة العمل ، بينما قد تكون المستندات المالية في BRD مختلفة تمامًا ، وتتمحور حول مشروع محدد.
كيف هي وثيقة متطلبات الأعمال مختلفة من طلب اقتراح؟
الفرق بين الوثيقتين طفيف ، ولكنه مهم. عادة ، يتم إنشاء طلب اقتراح (RFP) لغرض التماس اقتراحات من مختلف البائعين. في مثال ZYXW ، يتم إرسال طلب تقديم العروض إلى الشركات المحتملة التي تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية ، للحصول على العطاءات.
من ناحية أخرى ، يتم إعداد BRD لبائع معين أو شريك مشترك تم اختياره بالفعل من قبل شركة التوظيف. يحتوي BRD على مزيد من التفاصيل والمزيد من المواصفات والمواعيد النهائية ليتم الوفاء بها على طول الطريق وفي نهاية المشروع.
عندما يتم إنشاء طلب تقديم العروض ، فإنه يأتي مع الموعد النهائي ومتطلبات تقديم العطاءات. يتم تقييم العطاءات بعد الموعد النهائي.
ما الذي يجب تضمينه في مستند متطلبات الأعمال؟
في بعض النواحي ، تشبه وثيقة متطلبات الأعمال الأنواع الأخرى من مقترحات الأعمال. يجب أن تتضمن BRD:
1 . بيان موجز ، يطلق عليه أحيانًا ملخص تنفيذي ، يحدد متطلبات المشروع بشكل عام.
عادة ما يكتب البيان الموجز بعد اكتمال BRD.
2. أهداف المشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف بصيغة SMART ؛ محددة وقابلة للقياس ، يمكن تحقيقها ، واقعية ، ومحددة زمنيا.
3 . الخلفية وبيان الاحتياجات أو الأساس المنطقي للمشروع. هذا جزء مهم من المستند ، لذا لا تتركه. إن تفسير سبب الحاجة إلى المشروع هو المحرك الأساسي للمشروع ، وسوف يعتمد نجاحه على مدى ملئه للحاجة.
4. نطاق المشروع - ما سيتم تضمينه وما لا يتم تضمينه. في مثال شركة ZXYW المذكورة أعلاه ، أوضحت الشركة أن النطاق لم يكن يشمل التعاقد مع الإدارة العليا - سيتم توفير هؤلاء الأفراد من قبل الشركة.
5. البيانات المالية. تعد البيانات المالية ضرورية لعرض شامل لتأثير المشروع في الميزانية العمومية للشركة والإيرادات على مدى فترة زمنية محددة.
وبطبيعة الحال ، فإن الطريقة التي ستمول بها الشركة المشروع مهمًا لمناقشتها هنا أيضًا.
6. المتطلبات الوظيفية والميزات. هذا هو المكان المناسب لتقديم التفاصيل ، بما في ذلك الرسوم البيانية والمخططات التنظيمية والجداول الزمنية.
7. احتياجات الموظفين. من الذي يحتاج إلى التعاقد ، ومتى. ما هي فئات الموظفين التي ستكون مطلوبة وكيف سيتم دفعها. من يدفع لهم ومتى. بما أن ZXYW تقوم بإنشاء مرفق قائم على الأشخاص ، فإن هذا جزء أساسي من BRD الخاص بهم.
8. الجدول الزمني والجدول الزمني والمواعيد النهائية. يجب أن يتم تفصيل مراحل المشروع في هذا القسم ، للتأكد من فهم جميع الأطراف لما هو مطلوب ومتى. في مشروع ZXYW ، كانت المرحلة الأولى هي اختيار موقع ، بما في ذلك استكشاف العديد من المدن المحتملة.
9. الافتراضات. غالبًا ما يتم تجاهل هذا الجزء من المستند. تساعد افتراضات التهجئة على تجنب المشكلات لاحقًا. على سبيل المثال ، في العقد أعلاه ، أرادت الشركة تأجير ، وليس شراء ، مساحة المكتب.
10. التكلفة والفوائد. تحليل التكلفة والعائد هو قائمة مفصلة بجميع تكاليف المشروع ، ويجب تضمين المدخرات من المشروع.
ما الذي يجعل متطلبات العمل توثق العقد؟
كما ذكر أعلاه ، في المرحلة الأولية BRD هو اقتراح. ربما لاحظت أن هناك شيء ما مفقود من قائمة الأقسام أعلاه - الدفع مقابل الخدمات المقدمة. دون بيان المدفوعات للمقاول وتوقيت تلك المدفوعات ، لا يوجد عقد.
قبل توقيع الطرفين على الوثيقة ، يجب إضافة لغة العقد القياسية ، بمساعدة محام ، بما في ذلك
- يتعهد بالدفع والوعود بتقديم الخدمات
- عوائق تقييدية تمنع المتعهد من أخذ أسرار الشركة التجارية أو مشاركتها مع الآخرين.
- ماذا يحدث إذا لم يف أحد الأطراف بالتزاماته المطلوبة (أي خرق العقد)
- شروط التأمين والتعويض ( معادلة الضرر)
- أحكام التقاضي والتحكيم
- وبطبيعة الحال ، التوقيعات من قبل الشركات المناسبة والمسؤولين المتعاقدين.