خلاصة القول هي: إذا لم تستطع إثبات ذلك ، فلا تقطعه.
من الرائع أن تتمكّن من إجراء تخفيضات ضريبية لجميع نفقات نشاطك التجاري ، ولكن من الأفضل أن تكون قادرًا على إثبات هذه الخصومات في تدقيق مصلحة الضرائب. إذا كان لديك معدّل ضرائب مؤهل ، فسوف يطلب منك هذا الشخص الاطلاع على جميع الوثائق المتعلقة بخصوماتك الضريبية.
لذا ، قبل أن تذهب إلى إعداد الضريبة الخاص بك مع الأوراق الخاصة بك ( وليس في صندوق أحذية ، من فضلك!)
في هذه المقالة ، سننظر في بعض نفقات الأعمال البسيطة ، ونطرح دائمًا السؤال التالي: "كيف يمكنني إثبات أن هذه هي نفقات تجارية حقيقية؟" وسننظر دائمًا في هذه المعاملات من وجهة نظر مصلحة الضرائب الأمريكية ومقدمي الضرائب.
أهم ما يجب تذكره هو أنه يجب عليك أن تكون قادراً على إظهار ليس فقط أن الصفقة قد تمت ، ولكن ذلك كان لغرض العمل.
شراء الممتلكات أو دفع النفقات
تشتري طابعة الكل في واحد من Best Buy لعملك. تكتب شيكًا من حساب نشاطك التجاري ، أو تستخدم بطاقة ائتمان نشاطك التجاري. لذلك ، هذا يكفي لإظهار أنها نفقات تجارية ، أليس كذلك؟ في الواقع لا. إن حفظ الشيك الملغي أو إيصال بطاقتك الائتمانية ليس سوى جزء واحد من إثباتك. لا يظهر الشيك الملغى ما اشتريت. يعد استخدام بطاقة الائتمان أفضل ، لأن الإيصال يظهر عملية الشراء.
هناك حاجة أيضا إلى إيصال استلام النقدية مع الشيك الملغي ، لإظهار ما قمت بشرائه بالفعل.
الدفع من حساب شخصي
تعمل نفقات الدفع من حساب البنك التجاري الخاص بك أو بطاقة ائتمان الأعمال بنفس الطريقة. بالطبع ، يجب عليك استخدام التحقق من الأعمال أو حساب التوفير أو بطاقة ائتمان الأعمال منفصلة.
في حين أن حساباتك الشخصية ليست بالضرورة مشكلة ، إلا أنه يجعل من الصعب إثبات أن هذا الشيك الشخصي قد تم استخدامه لغرض تجاري.
عند بدء نشاطك التجاري لأول مرة ، قد تضطر إلى استخدام حساب شخصي لبضع عناصر. على سبيل المثال ، قمت مؤخرًا بتأسيس شركة ذات مسئولية محدودة جديدة وكان علي أن أستخدم شيكًا شخصيًا للتسجيل في ولايتي. عند استخدام حساب شخصي لغرض تجاري ، تأكد من وجود الكثير من الوثائق. في هذه الحالة ، قمت بطباعة إيصال من وزير الخارجية الأمريكي أظهر أني دفعت مقابل تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة. في هذه الحالة ، كان من الصعب تصديق أن هذا كان للاستخدام الشخصي.
باستخدام سجلات النفقات
بعض المصاريف أكثر صعوبة في إثباتها من غيرها. الأمثلة الكبيرة على ذلك هي نفقات السفر ، بما في ذلك عدد الكيلومترات ، والممتلكات المدرجة. في كلتا الحالتين ، تتمثل أفضل طريقة لتلبية طلب مصلحة الضرائب في إثبات النفقات في الاحتفاظ بسجل.
تفضل مصلحة الضرائب الأمريكية "في الوقت المناسب" دليل . أي ملاحظة تقوم بها على حساب مصرفي أو إيصال أو سجل عدد الكيلومترات في الوقت الذي يتم فيه إنفاق المال أفضل من قائمة تكتبها في نهاية العام.
حفظ سجل الأميال هو ، وأنا أعلم ، والحفاظ على سجل عدد الكيلومترات هو ألم ضخم. هذا يعني أنه في كل مرة تدخل فيها سيارتك (لا يهم إذا كان العمل يدفع للسيارة ، بالمناسبة) ، يجب عليك تسجيل:
- التاريخ
- الأميال
- أين ذهبت
- الغرض - العمل أو الشخصية - على وجه الخصوص قدر الإمكان.
إذا كنت تريد أن تجعل الأمر أسهل ، لاحظ المسافة المقطوعة على السيارة في 1 يناير من السنة ، ثم لاحظ الأميال فقط لأغراض العمل.
لاستقطاع النفقات الخاصة بالأميال ، باستخدام إما الأميال القياسية أو النفقات الفعلية ، يجب أن تثبت أنك قد استخدمت السيارة على الأقل 50٪ من وقت العمل.
نصيحة: إذا كنت متصلاً بهاتفك الذكي ، فحاول استخدام تطبيق الأميال أو تطبيق حساب. سيوفر لك الكثير من الورق والحفاظ على سجل نفقتك على الإنترنت.
وأخيرًا ، تذكر أن التنقل في trave l (ذهابًا وإيابًا إلى العمل) لا يُعتبر نفقات سفر قابلة للخصم. في حين يمكنك تتبع نفقات التنقل ، لا تقم بتضمينها في سجل سفر عملك.
استخدام إيصالات سفر الأعمال
بالإضافة إلى سجل الأميال ، إذا كنت تسافر للعمل فستحتاج إلى تتبع إيصالات النفقات.
هذه النفقات ، مثل الأميال ، يتم مراجعتها عن كثب من قبل مدقق مصلحة الضرائب ، لأنه من السهل تضمين نفقات السفر الشخصية مع سفر الأعمال.
أفضل طريقة لإثبات نفقات سفر الأعمال (بما في ذلك الفنادق ورحلات الطيران وتأجير السيارات والوجبات والترفيه) هي استخدام قسيمة بطاقة الائتمان (باستخدام بطاقة العمل الخاصة بك ، بالطبع) مع ملاحظات إضافية على الغرض من العمل. جعل ملاحظة في الوقت الذي تكبد النفقات. يمكنك أيضًا استخدام مخطط يوم ، أو دفتر مواعيد ، أو تقويم لتدوين أحداث سفر الأعمال ، ثم ربطها بإيصالاتك.
شراء العقارات المدرجة
لنلق نظرة فاحصة على طابعة الكل في واحد التي اشتريتها. يمكن أيضًا استخدام الطابعة للطباعة الشخصية ، وتصنف مصلحة الضرائب الأمريكية هذه الأنواع من الخصائص كخاصية مدرجة . هم في قائمة لأنه يمكن استخدامها إما لأغراض شخصية أو تجارية. تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية درجة أعلى من إثبات استخدام النشاط التجاري.
يجب عليك على وجه التحديد توثيق كيفية استخدام الممتلكات المدرجة. أفضل طريقة هي الاحتفاظ بسجل باستخدام قطعة الخاصية (مثل سجل النفقات الموضح أدناه). في كل مرة تستخدم فيها الطابعة أو غيرها من الممتلكات المدرجة ، قم بتدوين التاريخ ، الاستخدام (عدد النسخ ، على سبيل المثال) ، الوظيفة المحددة (طباعة نسخ من كتيب للنشاط التجاري) وما إذا كان الاستخدام هو عمل تجاري أو شخصي. مرتبط بالطابعة ، مثل الخراطيش.
في نهاية السنة ، يجب أن تكون قادرًا على عرض النسبة المئوية لاستخدام الأعمال ثم تعيين هذه النسبة المئوية للتكاليف. على سبيل المثال ، إذا وجدت أنك استخدمت الطابعة 60٪ من وقت العمل ، فيمكنك الحصول على 60٪ من التكاليف كخصم أعمال.
للتذكير ، إذا كان لديك خاصية في موقع عملك (ليس مكتبك في المنزل ) ، فلن تحتاج إلى الاحتفاظ بسجل. يُفترض أن جميع الاستخدامات في موقع العمل هي لأغراض تجارية.
باستخدام بيانات الحساب
لنفترض أنك فقدت قسيمة بطاقة الائتمان أو لم يكن لديك الشيك الملغى لشراء تلك الطابعة. يمكنك استخدام كشف حساب مصرفي أو كشف حساب بطاقة ائتمان لإثبات عملية شراء الأعمال ولكنك ستحتاج أيضًا إلى مزيد من التحقق ، من دفتر مواعيد أو تقويم أو مخطط اليوم.
لا يوجد شيء من هذا القبيل كدليل على ذلك
إذا كان هناك أي شك حول ما إذا كانت بعض النفقات هي لأغراض تجارية ، فمن الأفضل أن يكون لديك عدة طرق لإثبات النفقات.
نظام سجلات العمل الخاص بك
وأخيرًا ، يجب أن تكون السجلات التي تحتفظ بها في نفقات الأعمال هذه جزءًا من نظام حفظ سجلات العمل بشكل عام .