5 خطوات إلى نظام حفظ السجلات التجارية التي تعمل

نظام CCRRA - التقاط وفحص ومراجعة وتسجيل وقانون

ربما كنت قد سمعت التعبير "القمامة في ، القمامة خارج". هذه العبارة ، التي طبقت في الأصل على أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات ، كما تعمل على الجانب المالي من عملك. إذا كنت ترغب في النجاح ، فستحتاج إلى إنشاء نظام مالي يزيل القمامة ويمنحك معلومات دقيقة ومفيدة لمعرفة كيف تقوم بذلك ، حتى تعرف متى تتصرف على هذه المعلومات.

فيما يلي خمس خطوات سهلة لإنشاء نظام بسيط لحفظ السجلات المالية: Capture، Check، Record، Review، Act.

أولا ، التقاط المعلومات.

إذا لم يكن هناك ، فهو غير موجود. عند بدء نشاطك التجاري ، اعتدت على التقاط كل شيء ، بحيث يصبح تلقائيًا. "الالتقاط" هو أصعب وأهم جزء من العملية ؛ إنها مسألة تشكيل عادة جمع المعلومات. تتبع كل المبالغ التي تنفقها لنشاطك التجاري وكل مبلغ تتخذه كمبيعات. لا تقلق بشأن هذه النقطة بشأن القيام بأي شيء مع المعلومات. فقط تأكد من أن كل شيء تلتقطه يتضمن (أ) وصفا للعنصر ، (ب) المبلغ ، و (ج) التاريخ.

ثانيا ، التحقق للتأكد من اكتمال المعلومات وصحيحة.

كل أسبوعين ، أقضي ساعة تمر في كل شيء وفحصها. تحقق من أن جميع المعلومات التي لديك جاهزة للتسجيل.

تأكد من أنك قمت بتضمين التاريخ والكمية ، وتفاصيل كافية حول ماهية النفقات التي يمكنك تسجيلها بدقة. على سبيل المثال ، قد لا تكون ملاحظة "الورق ، $ 3.55 ، 7/12" معلومات كافية. ماذا كانت الورقة؟ هل كانت هذه الصحيفة التي اشتريتها للمكتب؟ أو هل قمت بشراء رزمة من الورق للكمبيوتر؟

قم بإعداد وقت محدد لموعد مع نفسك في نهاية الأسابيع البديلة (كل يوم جمعة آخر ، على سبيل المثال) للتحقق من كل شيء. لا تنتظر طويلاً كلما طال انتظارك للقيام بذلك ، سيكون من الصعب تذكر وجمع المعلومات.

ثالثًا ، سجل المعلومات لحفظها.

التسجيل يعني وضع المعلومات المالية الخاصة بك في شكل قابل للاستخدام. بعد فحص كل شيء ، قم بتحويله إلى دفتر الحسابات الخاص بك لتسجيله أو تسجيله بنفسك. هل هذا الشهرية. إدخال المعلومات في جدول بيانات أو برنامج محاسبة. قد تجد أيضًا أن البرامج عبر الإنترنت تعمل من أجلك ، وبذلك يمكنك أنت ومدقق حساباتك الاطلاع على المعلومات ومناقشتها. فقط تأكد من حصولك على كل شيء مسجل كل شهر ، حتى تتمكن من مراجعته.

الرابعة ، توحيد واستعراض المعلومات.

بعد تسجيل معلوماتك المالية كل شهر ، قم بطباعة أربعة تقارير:

• ورقة التوازن
• بيان الدخل (p & l)
• حسابات حسابات الشيخوخة المستحقة ، و
• تقرير الحسابات المستحقة الدفع.

لكل تقرير ، قم بتضمين مقارنة مع نفس معلومات التقرير من الشهر الماضي. إيلاء اهتمام خاص لمعلومات محددة داخل هذه التقارير.

وأخيرا ، ACT ، على أساس ما تعرفه.

في معظم الحالات ، يمكن أن تعني كلمة "ACT" عدم القيام بشيء ، إذا كان كل شيء يبدو على ما يرام.

في حالات أخرى ، قد يعني ذلك إجراء تغيير. إنشاء "نقاط الزناد" حيث تجبرك المعلومات على التصرف. في ما يلي بعض نقاط الزناد المقترحة:

1. الميزانية العمومية . إذا كنت ترى أن المطلوبات تتزايد كل شهر لمدة ثلاثة أشهر (وهو ما يعني أن الأصول و / أو المصروفات تزداد أيضًا) ، فقم بخفض الإنفاق.
2. بيان الدخل . إذا كنت ترى أن هناك مصروفات معينة تتزايد كنسبة مئوية من المبيعات ، اسأل نفسك عن سبب زيادتها. إذا كانت الزيادة ضرورية ، قد ترغب في خفض الإنفاق على النفقات الأخرى ، للحفاظ على مستوى الربح الخاص بك.
3. حسابات القبض على الشيخوخة . كن حازما في الذهاب بعد دافعي بطيئة. وكلما طالت مدة السماح للدين بالانسحاب ، قل احتمال حصولك على المال. قم بإعداد نظام التحصيلات ، كما ناقشت أعلاه ، للتأكد من دفع رواتبك على الفور وعدم ترك جهات الدفع البطيئة تفترض أنك لا تريد أموالك.

1. الحسابات الدائنة . ادفع ما تستطيع بأسرع ما يمكن. حاول أن تدفع في وقت مبكر للحصول على خصومات. إذا كنت لا تستطيع دفع جميع فواتيرك ، ادفع تلك التي ستجعلك تتعرض للعقوبات ، أو التي ستؤثر على تقييمك الائتماني. حتى إذا كان شخص آخر مسؤولاً عن دفع الفواتير ، فأنت الشخص المسؤول في النهاية عن التأكد من دفع ديون عملك.

حتى إذا لم تكن على دراية بالنظم المالية ، فيجب أن تكون قادرًا على ضبط هذا النظام وتشغيله. الجزء الأصعب هو جمع المعلومات. بمجرد أن تقوم بتشكيل "عادة الجمع" ، ستجد الباقي يأتي معها.

تذكر ، CCRRA - التقاط المعلومات المالية لعملك ، والتحقق من ذلك كل أسبوعين ، سجل ومراجعة المعلومات شهريا ، ثم التصرف حسب الضرورة للحفاظ على وضعك المالي بسلاسة. إذا اتبعت نظام الخمس خطوات البسيط هذا ، فستقلل من "القمامة" والمشاكل التي تصاحبها وستزيد من وضعك المالي.

سيحافظ النظام المالي المنظم بشكل جيد على استمرارية أعمالك المالية لسنوات عديدة قادمة.