كيفية استعادة السجلات التجارية
ماذا يحدث إذا فقدت سجلات عملك في كارثة؟ انها ضربة مزدوجة. لديك مشكلتان هنا:
أولاً ، ليس لديك السجلات لدعم الخصومات الضريبية بشكل عام و
ثانيًا ، ليس لديك سجلات لدعم الخسائر بسبب الكارثة.
دعم الخصومات الضريبية عند عدم توفر المستندات
تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من الشركات (والأفراد) تقديم سجلات لدعم أعمالهم أو خصوماتهم الضريبية الشخصية. إذا لم يكن لديك سجلات عمل لدعم الاستقطاعات ، وكنت تدقيق ، لديك معضلة. تنص اللوائح الضريبية على أن "عدم توافر سجلات دافعي الضرائب لا يعفي دافعي الضرائب من عبء إثبات استحقاقه للاستقطاعات المطالب بها".
ستحتاج إلى محاولة إعادة بناء السجلات التجارية المفقودة. لكن إذا فقدت السجلات أو دمرت في كارثة تجارية ، ماذا تفعل؟
دعم أضرار الكوارث عندما تكون المستندات غير متوفرة
في حالة حدوث كارثة تضر بسجلات أعمالك ، اتبع عملية مكونة من خطوتين.
أولا ، توثيق أن الكارثة وقعت. في قضية محكمة الضرائب (2014) الأخيرة ، وجهت المحكمة إلى دافعي الضرائب لأنه لم يبلغ عن الكارثة مطلقاً.
في هذه الحالة ، ادعى دافع ضرائب أن الفيضانات تسببت في عدم استرداد سجلات أعماله ، لكنه لم يوثق الضرر الناتج عن الفيضان بمطالبة تأمين أو أدلة أخرى. إذا لم تستطع إثبات أن السجلات قد فُقدت أو دُمرت ، قد تفترض مصلحة الضرائب أنه لم يكن لديك في المقام الأول.
أفضل طريقة لتوثيق الكارثة هي تقديم مطالبة تأمين . حتى إذا كنت تعيش في منطقة كوارث ، فليس لدى مصلحة الضرائب الأمريكية أي طريقة لمعرفة ما إذا كان نشاطك التجاري قد تكبد خسارة ما لم تضع الخسارة كتابيًا.
كيفية توثيق الخسائر التجارية
ستحتاج إلى سجلات الأصول الخاصة بك لتوثيق الخسائر إلى الأصول التجارية ، بما في ذلك المركبات والمعدات والأثاث والتركيبات. الإبلاغ عن خسائر في الخسائر في عملك أو الضرائب الشخصية. يصف نظام IRS Publication 547 عملية تحديد الخصومات المتعلقة بالخسائر ، بما في ذلك تخفيض القيمة السوقية العادلة.
يمكنك أيضًا تقديم المساعدة للحصول على مساعدة من وكالة الطوارئ الفيدرالية (FEMA) ، أو تقديم مطالبة للمساعدة في حالات الكوارث مع إدارة الأعمال الصغيرة.
في حالة المحكمة الضريبية المذكورة أعلاه ، إذا فقدت سجلات عملك أو تم تدميرها ، يجب عليك بذل "جهد جاد ومقنع" لإعادة بناء سجلات عملك.
إعادة بناء السجلات بعد وقوع الكوارث
لدى مصلحة الضرائب الأمريكية منشورًا ممتازًا يناقش كيفية إعادة إنشاء سجلاتك في حالة حدوث خسارة من كارثة.
في هذه النماذج ، يجب عليك توفير " أساس التكلفة " و "الأساس المعدل" لأي ملكية يمتلكها نشاطك التجاري.
هل بإستطاعتك فعل هذا؟ هل لديك سجلات توضح ما دفعته مقابل هذه الأشياء؟
حماية السجلات التجارية من الكوارث
وبالطبع ، فإن أفضل طريقة للتأكد من أن سجلات أعمالك التجارية تنجو من كارثة هي حمايتها قبل وقوع الكارثة.
يمكنك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من السجلات ونقلها إلى مكان آمن بعيدًا عن نشاطك التجاري. نسخها عبر الإنترنت أيضًا.
اقرأ المزيد حول كيفية حماية سجلات العمل من خسائر الكوارث .
ماذا تفعل الآن قبل وقوع الكارثة الإضرابات عملك
- قم بإعداد نظام الاحتفاظ بسجل الأعمال الخاص بك بحيث يكون لديك جميع السجلات التي تحتاجها لأغراض الضريبة.
- اجعل سجلات عملك آمنة من الكوارث ، قدر الإمكان.
- نسخ احتياطي للسجلات الخاصة بك.
للمزيد من المعلومات
المصدر: TC Summ. مرجع سابق. 2014-75 (PDF)
مراجع IRS قد تجدها مفيدة:
منشور IRS 547: الإصابات والكوارث والسرقات
IRS Publication 584-B: Business Casualty، Disaster and Theft Loss Workbook