نموذج جدول أعمال اجتماع لاجتماعكم الاستشاري الأول

يساعد جدول أعمال الاجتماع هذا في تنظيم اجتماعك

بعد العثور على أشخاص للعمل في المجلس الاستشاري الخاص بك ، وإرسال رسائل الدعوة ، واختيار أعضاء مجلس الإدارة ، فقد حان الوقت لبدء التخطيط لاجتماع المجلس الاستشاري الأول. إن المفتاح إلى جعل المجلس الاستشاري في بداية صحيحة هو البدء كما تقصد الاستمرار.

لقد أعطيت بالفعل الكثير من التفكير في ما كنت ترغب في الحصول عليه من وجود مجلس استشاري ونتطلع إلى المشورة والخبرات التي يمكن لأعضاء المجلس الاستشاري تقديمها في جوانب مختلفة من عملك مثل الإدارة والتسويق والمحاسبة ، التوظيف ، وخدمة العملاء ، والتكنولوجيا ، إلخ.

لذلك أنت تريد أن تتأكد من أنه في هذا الاجتماع الأول يمكنك السماح لأعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك بالمساهمة.

تخطيط الاجتماع حول مشكلة أو موضوع مناقشة

لذلك ، تحتاج جلستك الأولى ، مثل جميع اجتماعات مجلسك الاستشاري ، إلى التخطيط حول سؤال أو مشكلة. قد تجد أنه من الأسهل ذكر المشكلة كهدف . على سبيل المثال ، "نريد زيادة مبيعاتنا بنسبة 25٪ في الربع التالي. كيف يمكننا القيام بذلك؟" أو قد تحدد الموضوع للمناقشة بشكل عام: "كيف يمكننا خفض تكاليف أعمالنا ؟" أو "كيف يمكننا زيادة الإنتاجية أو كيف يمكننا تحسين خدمة العملاء ؟"

اجمع مواد الخلفية ذات الصلة

بمجرد أن تقرر موضوع المناقشة ، فقد حان الوقت لجمع المواد التي سيحتاجها أعضاء المجلس الاستشاري.

لأن هذا هو الاجتماع الأول للمجلس الاستشاري ، يجب عليك تضمين خطة عمل وأي مستندات أخرى ذات صلة بموضوع المناقشة ، مثل الرسوم البيانية والرسوم البيانية وصحائف الوقائع التي توضح خلفية موضوع المناقشة.

إذا كان ذلك ممكنا ، يجب عليك إرسال نسخة من هذه الوثائق إلى جميع أعضاء المجلس الاستشاري قبل أسبوعين ، بالإضافة إلى نسخة من جدول الأعمال.

قم بإنشاء أجندة الاجتماع

فيما يلي مثال على جدول الأعمال (مع التعليقات لتشغيل الاجتماع بكفاءة) والذي قد ترغب في استخدامه في اجتماعك الاستشاري الأول.

لاحظ أن كل بند من بنود جدول الأعمال قد تم توقيته ؛ إن بناء جدول زمني في اجتماعك والالتزام به يضمن عدم تعثر اجتماعك ويحفز النقاش حول الموضوع.

جعل الترتيبات لتسجيل محضر الاجتماع

ستحتاج أيضًا إلى إجراء بعض الترتيبات لتسجيل محضر الاجتماع. لا تحاول أن تفعل ذلك بنفسك ؛ تحتاج إلى أن تكون قادرًا على المشاركة بشكل كامل والاستماع والمساهمة بشكل جيد هي وظيفة بدوام كامل. إذا لم يكن لديك شخص يمكنه الحضور وسكرتير ، فاطلب الحصول على إذن من أعضاء المجلس الاستشاري لتسجيل الاجتماع.

جعل المرطبات المتاحة

وجود المرطبات المتاحة هو فكرة جيدة. القهوة والشاي والماء والعصائر والوجبات الخفيفة الصحية مثل الفاكهة أو الكعك هي لمسة لطيفة ودائما موضع ترحيب في الاجتماعات. بعد اجتماعك الأول ، سيكون لديك إحساس بتفضيلات الحضور للمشروبات والوجبات الخفيفة ويمكن أن تخطط وفقًا لذلك للاجتماع التالي.

الاسترخاء!

قبل كل شيء ، لا تقلق بشأن العرض التقديمي. أنت هناك لمشاركة رؤيتك وآمالك في شركتك وطلب المشورة ، وليس لإثارة إعجاب أي شخص لديه تأثيرات العرض التقديمي للوسائط المتعددة.

يتمثل هدفك بعيد المدى في إنشاء علاقة عمل تتسم بالثقة مع أعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك ، لذا ركز بدلاً من ذلك على التأكد من أن أعضاء مجلسك الاستشاري يبتعدون عن الشعور بأنهم قد سمعوا وأنهم ساهموا في إدارة شركتك - ونتطلع إلى الاجتماع القادم للمجلس.

لقد قمت بتضمين التعليقات في نموذج جدول أعمال اجتماع المجلس الاستشاري هذا لإرشادك خلال عملية الاجتماع. لا تتردد في طباعة هذه الأجندة وتهيئتها لاحتياجاتك - يمكنك نسخها مباشرة إلى Word أو Excel أو مستندات مكتب مشابهة عن طريق تحديد النص واستخدام النسخ / اللصق (باستخدام Windows ، حدد النص الذي سيتم تحديده باستخدام الماوس ، وضرب CTRL-C لنسخ و CTRL-V للصق).

اسم شركتك - (املأ في)

جدول أعمال

التاريخ - (تعبئة)

الموقع - (املأ)

بداية / نهاية الوقت	نشاط
10:00 - 10:05	مقدمات (بافتراض أن أعضاء مجلسكم الاستشاري لم يلتقوا ، عرِّف نفسك وجميع أعضاء مجلس الإدارة ، وقدم ملخصًا مختصرًا لخبرتهم.)
10:05 - 10:10 صباحًا	لماذا المجلس الاستشاري؟ (بيان موجز عن كيفية رؤيتك للمجلس الاستشاري يعمل والمساهمات التي تأمل أن يقدمها المجلس الاستشاري لشركتك. قم بتضمين تفاصيل مثل عدد المرات التي سيقابلها مجلس الإدارة).
10:10 - 10:20 صباحًا	الأسئلة (إذا كان هناك أي شيء. إذا لم يكن الأمر كذلك ، اسأل أعضاء مجلس الإدارة عن رأيهم في عمل المجلس الاستشاري وكيف يأملون في المساهمة).
موضوع المناقشة: (أدخل السؤال / بيان المشكلة هنا.)
10:20 - 10:25 صباحًا	عرض موضوع المناقشة (مخطط عام لتاريخ الموضوع وكيف يؤثر في الشركة حاليًا ؛ امتنع عن تقديم وجهات نظرك / حلولك في هذه المرحلة.)
10:25 - 11:35 صباحًا	نقاش (أنت تريد إبقاء الأفكار تتدفق في هذه المرحلة ؛ لا ترفض أو ترفض الأفكار في هذه المرحلة. هل تساهم بأفكارك / مشاهدتك أيضًا.)
11:35 - 11:50 صباحًا	مقترحات / قرارات (تقييم الأفكار التي سمعتها المجموعة واختيار أفضل "الحلول").
11:50 - 11:55	ملخص (تلخيص الموضوع ، والمناقشة ، ونتائج المجموعة وإخبارهم بما تخططون للقيام به).
11:55 ص	تأجيل

تاريخ الاجتماع القادم - (املأ)

إذا كنت تستخدم هذا الجدول الزمني ، فهذه فرصة رائعة لأخذ أعضاء اللجنة الاستشارية لتناول وجبة غداء جيدة (خاصة إذا لم يتم تقديم الوجبات الخفيفة خلال الاجتماع). تذكر أن الاجتماع قد انتهى وأن تكون وجبة الغداء مناسبة اجتماعية في المقام الأول!

الحفاظ على اجتماعات قصيرة

يجب ألا يكون لديك اجتماع المجلس الاستشاري الذي يستمر لأكثر من ساعتين. ساعتان طويلة بما فيه الكفاية ليعطي معظم الناس انتباههم الكامل للمهمة المطروحة.

تبدأ اجتماعات مستقبلية مع استعراض للمواضيع السابقة للمناقشة

في الاجتماعات المستقبلية ، يجب أن تبدأ بمراجعة ما قمت به بشأن هذا الموضوع الذي تمت مناقشته في الاجتماع الأخير ، ودعوة تعليقات أعضاء المجلس الاستشاري حول إجراءات شركتك.

نظرًا لأن "التقاء والترحيب" بعيد عن المسار ، فقد ترغب في الحصول على موضعين للمناقشة في الاجتماعات المستقبلية لمجلسك الاستشاري. قد يكون لديك حتى ثلاثة إذا كنت تعتقد أنها سوف تناسب بشكل مريح في تنسيق ساعتين. لكن يجب ألا يكون لديك أكثر من ثلاثة.