تقرر: طلب تقديم أو طلب عرض أسعار
طلب مقترح (RFP)
يتم استخدام RFP للخدمات أو المنتجات المعقدة حيث تكون الجودة أو الخدمة أو المنتج النهائي الهندسي مختلفًا عن كل بائع يستجيب.
طلب عرض أسعار (RFQ)
يستخدم طلب عرض الأسعار للسلع ، أو الخدمات البسيطة أو الأجزاء المباشرة / غير المعقدة مع القليل أو عدم وجود مجال لتمييز المنتجات أو الخدمات بين البائعين المستجيبين. يمكن أن تتضمن نقاط التفاوض جداول التسليم ، خيارات التعبئة ، إلخ.
أهداف طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار
- الحصول على مقترحات مفصلة من أجل تقييم استجابة كل بائع بحيث يتم تلبية المصالح الفضلى لشركتك على جميع الجبهات
- الاستفادة من الطبيعة التنافسية لعملية اختيار البائعين للتفاوض على أفضل صفقة ممكنة
- تأكد من أن مصالح جميع أصحاب المصلحة في شركتك سيتم الوفاء بها والوصول إلى توافق في الآراء
- يضع شركتك في السيطرة على عملية اختيار البائعين بأكملها ويضع قواعد الاختيار في المقدمة
- يبدأ في بناء الشراكة بينك وبين البائع منذ البداية
أقسام طلب تقديم العروض أو طلب عرض أسعار
يجب أن يحتوي RFP أو RFQ على الأقسام التالية. ضع في اعتبارك أن كل مستند سيكون مختلفًا حسب نوع الشركة والمنتج الذي تبحث عنه.
خصص كل قسم لاحتياجاتك الفردية.
- تفاصيل التقديم
المواعيد النهائية ، العنوان البريدي لشركتك ، الشخص المسؤول عن الأسئلة والتوضيحات - مقدمة وملخص تنفيذي
اكتب هذا القسم بعد انتهاء الوثيقة بالكامل. يستخدم هذا لتزويد البائعين المحتملين بنظرة عامة موجزة عن شركتك ومتطلبات منتجك أو خدمتك. - نظرة عامة الأعمال والخلفية
قدّم نظرة عامة موجزة عن أعمالك ومنتجاتك وقطاع السوق التي تلبي احتياجاتك. سيساعد هذا بائعينا المحتملين على فهم احتياجات الأعمال التي تحاول تعبئتها مع عملية اختيار البائع. أيضًا ، قم بتوفير معلومات أساسية مهمة ستفيد البائع عند الرد. - مواصفات تفصيلية
يجب أن يكون هذا القسم الأطول من المستند. بالنسبة لطلب تقديم العروض ، سوف يحتوي على المقاييس والمتطلبات النوعية التي ستقود قرار اختيار البائع. بالنسبة إلى طلب عرض الأسعار ، يجب أن يوفر هذا القسم الإجراءات الكمية التي تبحث عنها في استجابة البائع. يتضمن معيار المثال ما يلي:- رسومات المنتج
- التسامح الهندسي
- مستويات الخدمة
- معالم
- التسليمات والجداول الزمنية
- المتطلبات الفنية أو التجارية
- وظيفة البرنامج
- متطلبات الأجهزة
- الافتراضات والقيود
يجب ذكر أي افتراضات و / أو قيود يجب على الموردين المحتملين إدراكها هنا. سيؤدي الفشل في أن تكون صريحًا ومقدمًا مع البائع إلى فتح الباب لإعادة التفاوض على الاتفاقية في وقت لاحق ، ويدير إمكانية إجهاد العلاقة التي تربطك ببائعك. وتشمل الموضوعات المحتملة نفقات السفر وتكاليف الترقية / التعديل وحقوق الترخيص وما إلى ذلك. - الأحكام والشروط
يجب أن يتم سرد أي بنود وشروط العقد من أجل قيام البائع بتقديم استجابة عادلة ونزيهة. قد تشمل هذه الخيارات التمويل ، وطول العقد ، وخيارات التجديد ، والضمانات ، وعقوبات التسليم ، ومستويات الخدمة ، وما إلى ذلك. - معيار الاختيار
يجب أن يكون القسم الأخير نظرة عامة على معايير الاختيار التي ستستخدمها لاتخاذ قرارك. بعض الشركات تفضل الحفاظ على سرية هذه المعلومات. بينما تعتقد شركات أخرى أن هذا سيساعد البائعين المحتملين على التركيز على ما هو مهم لشركتك.
توزيع RFP / RFQ إلى البائعين المختارين
وأخيرًا ، قم بتكوين خطاب تغطية وإرسال نسختين من طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار لكل من الباعة الذين قمت بتحديدهم من عملية البحث الخاصة بك. تأكد من تضمين معلومات الاتصال المناسبة من أجل تقديم المساعدة إلى أي مورد يحتاج إليها.