W-4، I-9، Application Job، State Registration، and More
مسؤوليتك الأولى عن الأعمال الورقية واللوائح للموظفين الجدد تأتي مباشرة بعد الإيجار. قبل أن يبدأ الموظف العمل ويتلقى أول شيك راتب له ، هناك بعض النماذج التي يطلب منك استكمالها. يجب إكمال هذه النماذج من قبل كل موظف ، وفقًا للقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية.
في معظم الحالات ، لا تحتاج إلى إعادة النماذج إلى أي شخص ، ولكن يجب عليك الاحتفاظ بها. عند اكتمال هذه النماذج ، يجب عليك الاحتفاظ بها في موقع محدد ، متاح للموظفين وغيرهم ممن يحتاجون لرؤيتهم. لدى وزارة العمل الأمريكية (تحت قسم الأجر والساعة) متطلبات محددة لسجلات الرواتب والأفراد يجب الاحتفاظ بها لجميع الموظفين.
يمكن للهيئات الفيدرالية والولائية والمحلية أيضًا مراجعة سجلات الموظفين الخاصة بك لأسباب متعددة ، لذلك من المهم الاحتفاظ بالسجلات.
01 - نموذج W-4 لاستقطاع ضريبة الدخل الاتحادية
يجب على جميع الموظفين الجدد إكمال Form W-4 قبل استلام شيكاتهم الأولى. يتضمن هذا النموذج معلومات عن الحالة الاجتماعية ، وعدد المعالين ، ومبالغ الاستقطاع الإضافية المعينة. يتم استخدامه لحساب الخصم عن ضرائب الدخل الاتحادية. ليس عليك الاحتفاظ بنسخ من جميع نماذج W-4 ، فقط أحدثها.
يجب على أصحاب العمل عدم إعطاء الموظفين نصائح حول كيفية إكمال هذا النموذج ، ولكن يمكنك توجيههم إلى مقالة مصلحة الضرائب التي تساعدهم على إكمال هذا النموذج.
تأكد من استخدام أحدث إصدار من نموذج W-4. لقد أدخل قانون تخفيضات الضرائب والوظائف لعام 2017 تغييرات كبيرة على الجداول المستقطعة ، وقد يرغب الموظفون في تغيير حجبهم لتجنب فرض الكثير من الضرائب من رواتبهم. يجب أن تستخدم نموذج 2018 W-4 للتأجير الجديد وللموظفين الذين يرغبون في إجراء تغييرات على النموذج الخاص بهم.
يمكن للموظفين تغيير نموذج W-4 الخاص بهم كلما أرادوا. على سبيل المثال ، قد يتلقى الموظف مكافأة ويريد تغيير الحجز. تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية متابعة التغيير الأخير والتأكد من أن رواتب الموظفين تعكس رغبات الموظف في الحجب.
02 - نموذج I-9 ونظام التحقق الإلكتروني من أجل الأهلية للتوظيف
بصفتك رب عمل ، يجب عليك توثيق أهلية الموظفين الجدد للعمل في الولايات المتحدة. المستند الذي يجب أن تستخدمه هو F orm I-9 ، التحقق من أهلية التوظيف ، والذي يجب أن يكمله كل موظف جديد. يجب على الموظف الجديد تقديم وثائق (أ) هوية و (ب) أهلية العمل.
هناك خطوتان لعملية I-9. أولاً ، يملأ الموظف النموذج ويذكر ما هي وثائق الهوية وأهلية العمل التي سيتم استخدامها. بعد ذلك ، يتعين عليك بصفتك رب العمل أن تبحث في هذه الوثائق وتأكد من أنها كافية ومناسبة.
يجب عليك الاحتفاظ بهذا النموذج في سجل الموظف ، ولكنك لست بحاجة إلى إرساله إلى أي شخص. إذا حضر أحد موظفي الهجرة إلى شركتك أو أراد فحص مستنداتك الخاصة بالموظف ، فإن هذا النموذج هو إثباتك بأنك قد تحققت من أهلية عمل الموظف.
يمكن لأصحاب العمل الأكبر (مع العديد من الموظفين) الاشتراك في نظام التحقق الإلكتروني واستخدامه للتحقق من أهلية الموظفين الجدد للعمل في الولايات المتحدة. يستخدم النظام المعلومات الواردة في النموذج I-9 للمقارنة مع قواعد البيانات الفيدرالية.
03 - نموذج طلب وظيفة
يجب على كل موظف جديد تعبئة نموذج طلب وظيفة ، حتى لو كان هذا الشخص قد قدم بالفعل سيرته الوظيفية. يحتوي نموذج طلب الوظيفة على معلومات حول الموظف الجديد الذي يمكن التحقق منه ، مثل أصحاب العمل السابقين والتعليم. كما يتضمن عدة بيانات يجب على مقدم الطلب التوقيع عليها.
ويشهد بيان واحد في استمارة الطلب بأن المعلومات الواردة في الطلب صحيحة وصحيحة ، بينما تسمح بيانات أخرى لصاحب العمل بإجراء فحوص مرجعية وفحوصات خلفية.
إن وجود نموذج طلب لكل موظف يحميك كصاحب عمل من مقدم الطلب الذي يقدم مطالبات احتيالية ، ويسمح لك باتخاذ إجراء إذا كان نموذج الطلب غير دقيق.
04 - حجب وتسجيل الدولة
يجب على أصحاب العمل تسجيل الموظفين الجدد من خلال نظام الإخطار الجديد الخاص بالولاية ؛ يسمح هذا التسجيل للدولة بجمع مدفوعات إعالة الطفل من هؤلاء الموظفين. يتم تضمين قائمة أنظمة الإعلام حالة في هذه المقالة.
كل دولة تجمع ضرائب الدخل لديها متطلبات لأرباب العمل للإبلاغ عن هذه الضرائب ودفعها. اتصل بإدارة الإيرادات الحكومية (أو ما يعادلها) للحصول على معلومات حول كيفية التسجيل كصاحب عمل في الولاية. كما ستقدم لك هذه الوكالة الحكومية معلومات عن نماذج واحتفاظات حجب المعلومات للإبلاغ عن المبالغ المحتجزة ودفعها.
ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﺪول اﻟﺘﻲ ﻟﺪﻳﻬﺎ ﺿﺮﻳﺒﺔ اﻟﺪﺧﻞ ، ﺳﺘﺤﺘﺎج إﻟﻰ ﺧﺼﻢ هﺬﻩ اﻟﻀﺮاﺋﺐ ﻣﻦ رﺳﻮم رواﺗﺐ اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ وإرﺳﺎل اﻟﻀﺮاﺋﺐ اﻟﻤﺤﺘﻔ to ﺑﻬﺎ إﻟﻰ اﻟﻮآﺎﻟﺔ اﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ.
05 - قائمة مرجعية لتوظيف الموظفين الجدد
فيما يلي قائمة مراجعة مؤلفة من 12 خطوة لعمليات الاستئجار الجديدة ، حتى لا تنسى أي شيء. ويشمل الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي) الذي يسجل لدى مصلحة الضرائب الأمريكية للإبلاغ عن الضرائب والدفعات ، والتسجيل في الكيان الضريبي لولايتك (إذا كانت ضريبة الدخل في الولاية مطلوبة). يتم سرد التسجيلات والمتطلبات الأخرى أيضا.
06 - واحد أكثر شيء - دليل الموظف الخاص بك
إذا كان لنشاطك التجاري عدة موظفين ، فيجب أن يكون لديك دليل الموظف أو دليل السياسات والإجراءات. ﻗد ﯾﺷﺗﻣل اﻟدﻟﯾل ﻋﻟﯽ أوﺻﺎف وﻣزاﯾﺎ ﻋﻣﻟﯾﺔ اﻟﻌﻣل ﺑﺎﻹﺿﺎﻓﺔ إﻟﯽ اﻟﺳﯾﺎﺳﺎت واﻹﺟراءات.) ﯾﻧﺑﻐﻲ أن ﯾﺣﺻل ﺟﻣﯾﻊ اﻟﻣوظﻔﯾن اﻟﺟدد ﻋﻟﯽ ﻧﺳﺧﺔ ﻣن ھذا اﻟدﻟﯾل وﯾﻧﺑﻐﻲ ﻋﻟﯾﮭم اﻟﺗوﻗﯾﻊ ﻋﻟﯽ ﻗراءﺗﮭم وﻓﮭﻣﮭم.
يصبح دليل الموظف مستندًا ملزمًا قانونيًا لك وللموظفين. إن وجود موظفين يقرأون دليل الموظف يمكن أن يساعد في منع الموظفين الساخطين ، والتوقعات التي لم تتم تلبيتها ، والدعاوى القضائية المحتملة.