القانون الاتحادي يتطلب أن تحتفظ بسجلات الراتب وغيرها من الوثائق
ما هي سجلات Paycheck هي أرباب العمل المطلوبة للحفاظ على؟
عادةً ما تحتفظ بمعظم السجلات المطلوبة بموجب القانون في سياق ممارسة الأعمال ، لذا لا يجب أن يأخذ الامتثال الكثير في طريق الخطوات الإضافية أو العمل.
راجع السجلات التي لديك بالفعل للتأكد من توافقك مع متطلبات IRS و FLSA.
يمكن الاحتفاظ بالسجلات بأي شكل ، بما في ذلك إلكترونياً. يجب حفظ ما يلي لجميع الموظفين غير المعفيين والذين تشملهم متطلبات الحد الأدنى للأجور:
- المعلومات الشخصية ، بما في ذلك اسم الموظف وعنوان المنزل والمهنة والجنس وتاريخ الميلاد إذا كان عمره أقل من 19 عامًا
- الساعة واليوم الذي يبدأ فيه أسبوع العمل
- مجموع ساعات العمل كل يوم عمل وكل أسبوع عمل
- إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية على التوالي
- معدل أجور منتظم بالساعة لأي أسبوع عند العمل الإضافي
- مجموع أجر العمل الإضافي لأسبوع العمل
- مجموع الأجور المدفوعة كل فترة سداد
- تاريخ الدفع وفترة الدفع المشمولة.
يجب دفع الحد الأدنى للأجور على الأقل للموظفين غير المستفيدين والحصول على ساعات العمل الإضافي لأي ساعات عمل تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع. يجوز إعفاء الموظف إذا دفع له ما لا يقل عن 455 دولار في الأسبوع على أساس الراتب وإذا كان يؤدي واجبات وظيفية معينة ، عادة ما تكون إدارية أو تنفيذية أو إدارية.
الأجر المستقيمي هو ما يتم كسبه خلال الأربعين ساعة الأولى في أسبوع العمل.
وتختلف السجلات المطلوبة للموظفين المعفيين عن تلك الخاصة بالعمال غير المعفيين ، وتحتاج إلى معلومات خاصة لموظفي الأسر المعيشية ، وللموظفين الذين يعملون في ظل ترتيبات الأجور غير المألوفة ، وللموظفين الذين يقدم لهم السكن أو المرافق الأخرى ، وللموظفين الذين يتلقون التعليم التعويضي.
إذا وقع أي من عمالك في هذه الفئات ، استشر محاميًا.
نماذج يجب عليك الاحتفاظ بها
بالإضافة إلى سجلات أجور الشيكات ، يجب عليك الاحتفاظ ببعض الوثائق الأخرى في ملف لكل موظف.
- نسخة موقعة من نموذج W-4 الخاص به يوضح الحجز الفدرالي. يمكن تغيير هذا النموذج عدة مرات لذا تأكد من الاحتفاظ بأحدث شكل في الأعلى.
- نسخة من أي استمارة يكون الموظف قد أجاز فيها استقطاعات في الأجور ، بما في ذلك الفوائد والتبرعات الخاصة مثل United Way أو الجمعيات الخيرية الأخرى
- نسخة من نموذج الطلب الأصلي للموظف وأي مستندات داعمة ، مثل السيرة الذاتية أو النسخ.
- سجلات التغييرات في مستويات الأجور ، بما في ذلك العروض الترويجية أو التخفيضات ، وأسباب هذه الإجراءات.
ما هي أفضل طريقة للحفاظ على سجلات الراتب؟
يجب الاحتفاظ بسجلات Paycheck ، بما في ذلك تلك التي توثق جميع ساعات العمل ، والتغيرات في وضع الأجور ومعدلات الأجور ، في ملف منفصل.
يجب عليك أيضا الاحتفاظ بسجلات لجميع التغييرات التي أدخلت على أجور ومزايا الموظف ، بما في ذلك موافقة الموظف. يجب أن يكون لديك موافقة خطية في ملف عن أي خصم من راتب الموظف باستثناء ضرائب FICA والزينة .
سوزان هيثفيلد ، خبيرة الموارد البشرية ، لديها معلومات أكثر تفصيلاً حول ما يجب الاحتفاظ به في ملف الموظفين الخاص بالموظف.
من المسموح به رؤية سجلات الموظف؟
تحافظ معظم الشركات على سجلات الموظفين في منطقة محظورة وتسمح بالوصول فقط إلى الأفراد الذين قد يحتاجون إلى رؤية السجلات بسبب رتبهم أو موقعهم الوظيفي. لا ينبغي أبدا إزالة سجلات الموظفين من غرفة التسجيل. إذا كان لديك أكثر من عدد قليل من الموظفين ، فقد ترغب في إعداد سياسة الوصول إلى ملف الموظفين بحيث يعرف موظفو الموارد البشرية كيفية الاستجابة للطلبات.
- يجب السماح للموظفين برؤية سجلاتهم الخاصة. قد ترغب في أن يبقى شخص ما في الغرفة مع موظف بينما هو يشاهد سجله الخاص.
- قم بتعيين موظفي الشركة الذين يمكنهم رؤية سجلات الموظفين. يقتصر الوصول عادة على الموظفين في إدارة الموارد البشرية والمديرين والمديرين التنفيذيين فوق مستوى معين.
- قد يتم السماح لمراجعي الحسابات الفدراليين والدوليين بالوصول إلى سجلات الموظفين لأغراض التدقيق. يمكنك طلب أمر قضائي قبل السماح لمدقق الحسابات بالوصول إلى سجلات الموظفين.
- يمكن منح المحامين الذين يمثلون الموظفين في الدعاوى القضائية إمكانية الوصول في بعض الحالات المحددة. يجب على مسؤول رفيع المستوى أو محامي الشركة التحقق من طلب المحامي قبل السماح بعرض السجلات.