قبل وأثناء وبعد التدقيق أو التفتيش
- السلطات المحلية ، للتفتيش على الحرائق ، ومدونات البناء ، وقضايا الصحة والسلامة ، واحتمال انتهاك قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA)
- وكالات الدولة ، لضريبة المبيعات ، تسجيل الأعمال ، وقضايا التوظيف
- الوكالات الفيدرالية ، بما في ذلك OSHA ، و ADA ، وإدارة الأجور والساعة ، والهجرة / الجمارك (ICE).
فيما يلي قائمة بالوكالات الحكومية والهيئات الفيدرالية التي يمكنها مراجعة أعمالك أو فحصها.
أنواع التدقيق والتفتيش
- تحتاج بعض الوكالات إلى فحص نشاطك التجاري عند فتحه. هذه هي عادة الشركات المحلية مثل وزارة الصحة أو قسم البناء.
- بعض وكالات تفتيش على أساس منتظم . مفتشي النار والصحة المحلية تأتي عادة على جدول زمني بالتناوب.
- بعض الوكالات يمكن أن تأتي إلى عملك دون سابق إنذار دون سبب . OSHA هي واحدة من تلك الوكالات.
- تأتي بعض الوكالات ردًا على شكوى من موظف أو عميل أو شخص آخر. ويستجيب مفتشو الهجرة ومفتشو ADA ومفتشو OSHA لشكاوى من موظف أو عميل. قد يأتي مراجعي مصلحة الضرائب أو مدققي ضريبة الرواتب في الولاية ردًا على شكوى من مقاول مستقل.
كن مستعدًا قبل التدقيق أو الفحص
خصص بعض الوقت للتحضير لعمليات التدقيق أو التفتيش المحتملة:
- ضع قائمة بالوكالات التي يمكن أن تفحص أعمالك المحددة. تضمين الوكالات التي قد تظهر بسبب الطبيعة المحددة لنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، قد يكون للأعمال التجارية القائمة على الأغذية مفتش صحي.
- تعرف حقوقك لكل نوع من التفتيش. هل يمكنك أن تطلب من المفتش العودة في وقت لاحق ، عندما يكون الأمر أكثر ملاءمة لك؟ هل لديك الحق في مرافقة المفتش أو المدقق؟
- اجلس مع محاميك وناقش حقوقك ومسؤولياتك أثناء عمليات التدقيق والتفتيش هذه.
- قم بوضع إجراءات لك ولموظفيك لمتابعة عندما يظهر مفتش أو مدقق ، وتدريب موظفيك في ما يجب القيام به. قد يكون فكرة جيدة لوضع هذه العمليات في جهاز كمبيوتر محمول في مكان ما.
- قرر من يجب إخطاره عند وصول المفتش. ما الذي يجب على موظفيك القيام به إذا لم تكن متوفرة؟ من هو القادم في المسؤول؟ يجب أن يتم إخطار محاميك ومتى؟
- تحقق من سجلات العمل الخاصة بك والتي تتعلق بهذا الفحص للتأكد من أنها دقيقة وكاملة وممتازة للقانون. على سبيل المثال ، سوف يرغب مفتش ساعة أو فدرالية أو ساعة حكومية في الاطلاع على جداول زمنية أو سجلات أخرى لحفظ الوقت.
الشيء الأول الذي يجب القيام به أثناء الفحص أو المراجعة:
كن لطيفًا ومفيدًا. يجب أن يكون موقفك "نريد أن نطيع الطاعة ونفعل الشيء الصحيح. ساعدنا في معرفة ما هو ذلك. إذا كانت هناك قضايا ، فنحن نريد تصحيحها".
- تحقق من هوية المفتش وتأكد من أن المفتش لديه الأوراق المناسبة ، بما في ذلك مذكرة ، إذا لزم الأمر. ويظهر المفتشون المزيفون في بعض الأحيان محاولين ترهيب أصحاب العمل لتقديمهم لعمليات التفتيش ، ثم دفع غرامات أو غرامات أو شراء مجموعات امتثال.
- ثم ضع خطتك في مكانها الصحيح.
- يمكنك التقاط صور أو الاحتفاظ بسجل للتفتيش أو التدقيق. اتبع المفتش أو اسأل ما إذا كان يمكنك الجلوس على التدقيق.
- لا تتطوع بأي شيء . إذا طُلب منك طرح سؤال ، فأجب عنه. لا تضيف أي شيء إلى إجابتك.
- في نهاية المراجعة أو التفتيش ، اطلب مراجعة. لن يلتزم معظم المفتشين أو المدققين بأي شيء محدد ، ولكن يجب أن يعطوك فكرة عامة عما إذا كانت هناك انتهاكات وماذا نتوقع بعد ذلك.
بعد التدقيق أو التفتيش
إذا ادعى المفتش الانتهاكات ، فقد يكون من حقك الحصول على استئناف. تعتمد كيفية معالجة هذه الخطوة على الوكالة المحددة. كمتابعة ، يجب على أي وكالة أن تزودك بسجل مكتوب من المخالفات ، سواء كانت هذه التصحيحات وكيف ، وما هي الغرامات والعقوبات المفروضة.
في هذه المرحلة ، قد ترغب في الاتصال بمحاميك لمناقشة الرد.
إذا لم تحدث أي انتهاكات من خلال التفتيش ، ناقش مع موظفيك ما حدث بشكل جيد ، وما سمعته أو شاهدته ، وما يمكنك تعلم القيام به بشكل أفضل في المرة القادمة.
بالنسبة لكل الأعمال تقريبًا ، ستكون هناك في المرة القادمة.