حتى لو لم يكن لديك سوى عدد قليل من الموظفين ، فقد تقرر الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على الرواتب. أي ، تحويل كشوف المرتبات وغيرها من مسؤوليات الرواتب إلى شخص آخر. فيما يلي بعض الاعتبارات لمساعدتك على اتخاذ قرار بشأن الاستعانة بمصادر خارجية.
سننظر أولاً في المواقف التي قد ترغب فيها في التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات ، ثم بعض خيارات الاستعانة بمصادر خارجية.
الاستعانة بمصادر خارجية لخفض الرواتب يخفض تكاليف العمل
إذا كنت ببساطة تدفع لموظفي المكاتب ، فيمكنك حساب الأجر بضرب الساعات حسب المعدل ، وتحديد ما إذا كان هناك أي وقت من الأوقات الإضافية مستحقة.
ولكن إذا كنت تنتج منتجًا ، فأنت بحاجة إلى معرفة تكلفة العمالة على كل منتج ، حتى تتمكن من تحديد تكلفة السلع المباعة. هذه عملية معقدة ، أكثر من مجرد شخص يمكن أن يتعامل مع رجال الدين. لذلك ، إذا كنت تريد أن تكون قادراً على تحديد تكاليف التصنيع ، فقد تكون الاستعانة بمصادر خارجية كطريقة خارجية هي الطريقة الوحيدة للقيام بذلك.
دع الخدمة تتعامل مع الدول المتعددة والمواقع المحلية
إذا كان لديك موظفين في أكثر من ولاية واحدة ، يجب أن تمتثل لمتطلبات الدفع والإبلاغ عن ضرائب الدخل الحكومية. إذا كان نشاطك التجاري يعمل في مدن مختلفة ، فقد تحصل أيضًا على ضرائب دخل محلية لحجبها ودفعها والإبلاغ عنها.
حجب الحسابات هي صعبة
حساب مبالغ الامتناع عن الموظفين معقد. باختصار ، يجب عليك:
- تحديد حجب ضريبة الدخل الفيدرالية استنادًا إلى W-4 للموظف (والذي يمكن تغييره بقدر ما يريد الموظف)
- تحديد حجب الدولة عن الولايات التي تفرض ضرائب على الدخل ، بناءً على الدولة W-4
- تحديد ضرائب FICA على الأجور بنسبة 7.65 في المائة (ويجب أن تشاهد الموظفين الذين يتقاضون أجوراً عالية للتأكد من أن حد حجب الضمان الاجتماعي الخاص بهم هو الحد الأقصى للسنة)
وهذا فقط للمبتدئين. وحتى بالنسبة لموظف واحد ، فإن عملية تحديد المبالغ المستقطعة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.
تجنب محاولة تتبع المواعيد النهائية
يمكن أن يكون الدفع والإبلاغ عن ضرائب الرواتب (الفيدرالية والدولة ، والاستقطاع ، وضرائب FICA ، وتعويضات البطالة والعمال ، وخيارات الأجور الحكومية الفردية) أمرًا مخيفًا.
ويمكن أن يتسبب أي مهلة غير مسددة للمدفوعات أو التقارير في تكبد المال في الغرامات والغرامات.
إن الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات ، حتى مع وجود عدد قليل من الموظفين ، هو خيار يعتبره الكثير من أرباب العمل في وقت مبكر من أعمالهم. قد يكون هذا هو الخيار المناسب لنشاطك التجاري ، حسب ظروفك.
كيف يتم دفع رسوم خدمات معالجة الرواتب؟
تقوم العديد من خدمات معالجة الرواتب بتحصيل رسوم أساسية ، حتى إذا كان لديك موظف واحد فقط ، فستدفع أكثر لأن الخدمة لديها نفس الإيداعات لموظف واحد كما ستفعل من أجل 10. على سبيل المثال ، سيظل عليهم تقديم نموذج 941 كل ربع ، حتى لو كان لديك موظف واحد فقط. التكلفة الإضافية لكل موظف إضافي صغيرة للغاية. ومع أخذ ذلك في الاعتبار ، إليك بعض المعلومات عن خدمات معالجة الرواتب ، مع تكاليفها وما تقدمه:
خدمات المرتبات بمساعدة
بعض الخدمات تفعل كل ما تبذلونه من الايداع بالنسبة لك.
على سبيل المثال ، شركات مثل Paychex و ADP تفرض على الشيك لكل فترة دفع ، بما في ذلك الإيداع ، والإيداع المباشر ، وخفض الشيكات. يمكنك إدخال المعلومات عبر الإنترنت وتعيين متخصص في كشف الرواتب لمساعدتك. على سبيل المثال ، يمكنك رؤية مجموعة خدمات ADP الكاملة على موقعها على الويب.
خدمة ذاتية الرواتب على الانترنت
تساعدك الخدمات الأخرى على القيام بطلبك الخاص. على سبيل المثال ، تتيح لك خدمة جداول الرواتب عبر الإنترنت في Intuit ملء نماذج كشوف المرتبات عبر الإنترنت. قبل تحديد هذه الخدمات ، تحقق من أنها متوافقة مع نظام التشغيل والأجهزة (بعضها لا يعمل على أنظمة Macintosh.
تتيح لك شركات مثل Paycycle إجراء كشف الرواتب الخاص بك عبر الإنترنت. انهم تهمة من قبل عدد من الموظفين وعدد من الدول.
لقد قمت بمراجعة موجزة للغاية لهذه الخدمات. قد يكون لدى البعض ميزات إضافية قد تحتاجها لموقف محدد (على سبيل المثال ، إدخال البطاقة المؤقتة).
قراءة المعلومات على المواقع والاتصال بممثلي الشركات. هذا هو دائما وسيلة جيدة لمعرفة مدى ودية أنها ستكون. لقد قدمت عددًا قليلاً فقط من الخدمات العديدة التي يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت. لدى مصلحة الضرائب الأمريكية معلومات حول خدمات الرواتب ومقدمي الخدمات الذين قد ترغب في إلقاء نظرة عليها.
هو التعهيد الاستعانة بمصادر خارجية يستحق التكلفة؟
حتى إذا كان لديك موظف واحد فقط ، فقد ترغب في التفكير بجدية في خدمة كشف الرواتب لمساعدتك في إعداد شيكات الرواتب ودفع الرسوم وإعداد التقارير عن ضرائب الرواتب. تذكر ، قد تكون غرامة واحدة أو غرامة لمبلغ ضائع أو تقرير لم يتم دفع أكثر من سنة كاملة من الخدمة. ليس إعداد نظام الرواتب الخاص بشركتك هو الأولوية الأولى بالنسبة لك. وإذا كانت لديك خدمة ، فيجب عليك التفكير في الأمر.