عملية المرتبات وضرائب الرواتب - قائمة مراجعة صاحب العمل
كيف تفعل الخاص بك كشوف المرتبات والضرائب على المرتبات
الخطوات الرئيسية في عملية كشوف المرتبات هي:
1. التحضير. قبل البدء بتوظيف الموظفين ، ستحتاج إلى التحضير لحسابات الرواتب ومعالجتها وتحديد من سيفعل جميع مهام الرواتب.
2. دفع. عندما يكون لديك موظفين عملوا في عملك ، يجب عليك إعداد نظام لحساب أجرهم وكتابة شيكات الرواتب وتوزيعها.
3. بعد الدفع. بعد أن يكون لديك موظفين مدفوعين ، يجب عليك تخصيص المال مقابل الضرائب ، والقيام بسجل الرواتب ، ودفع الضرائب ، وإرسال تقارير الرواتب في الأوقات الصحيحة.
قبل أن تبدأ في توظيف الموظفين:
1. فهم مسؤولياتك القانونية كصاحب عمل ، بما في ذلك
2. اتبع قائمة التحقق من الخطوات المكونة من 12 خطوة للتأكد من إكمال جميع مهام ما قبل التوظيف لأصحاب العمل.
3. سوف تحتاج إلى فهم أساسيات كشوف المرتبات وتجهيز كشوف المرتبات. والطريقة السهلة للقيام بذلك هي الذهاب من خلال دورة معالجة الرواتب الخاصة بي. الدورة هي سلسلة من النشرات الإخبارية التي يمكنك الوصول إليها من خلال هذه المقالة "Crash Course for Payroll and Payroll Processing".
4. سوف تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن كيفية وموعد دفع الموظفين ، بما في ذلك
- ماذا سيكون الموظفون بالساعة والأجور؟
- كم مرة ستدفع للموظفين - أسبوعياً ، مرتين في الشهر ، كل أسبوعين ، أو شهرياً؟
- كيف ومتى سوف تدفع الوقت الإضافي؟
- كيف ستحتاج إلى الموظفين كل ساعة لتتبع وقتهم؟
- ما هي مدة الإقراض التي ستقدمها للموظفين كل ساعة؟ لست ملزمًا قانونًا بدفع أي موظف لأي فترة إجازة ، ولكن معظم الشركات تدفع مقابل العطلات أو الإجازات أو الأيام المرضية أو الأيام الشخصية.
5. قرر نظام المحاسبة لاستخدام. تستخدم معظم الشركات الصغيرة نظام محاسبة عبر الإنترنت مع خيار معالجة الرواتب. قد تنظر أيضًا في تطبيقات جداول الرواتب الصغيرة للأعمال من Android وكشوف الرواتب من QuickBooks عبر الإنترنت.
6. جمع الأوراق اللازمة لتعيين الموظفين الجدد. يجب على كل موظف جديد استكمال بعض الأوراق في التأجير. يجب أن تكون صاحب العمل على يقين تام بأن نماذج التوظيف الجديدة والتطبيق قد تم استكمالها وتقديمها. هذه الأشكال تشمل:
- نموذج W-4 لتعيين حجب
- استمارة طلب
- نموذج I-9 لإظهار الأهلية للعمل في الولايات المتحدة ، و
- الضرائب المحلية والخارجية التي تحجب وثائق الانتخابات.
دفع الموظفين
وأخيرًا ، لديك موظفين ، وقد عملوا لفترة دفع ، وأنت على استعداد لدفعها.
جعل ودائع ضريبة المرتبات
اعتمادًا على حجم كشف المرتبات ، يجب عليك إجراء إيداعات ضرائب الرواتب على مصلحة الضرائب الأمريكية على أساس نصف أسبوعي أو شهري من أجل:
- المبالغ التي تم حجبها من راتب الموظف لضرائب الدخل الفيدرالية وحكومات الولايات
- المبالغ التي قمت بخصمها من راتب الموظف للضمان الاجتماعي و Medicare
- المبالغ المستحقة عليك كصاحب عمل للضمان الاجتماعي و Medicare.
يمكنك تسديد دفعات ضرائب الرواتب الخاصة بك في نموذج 8109 أو استخدام نظام الإيداع الإلكتروني الخاص بـ IRS (EFTPS) .
ودائع ضريبة الرواتب الأخرى
بالإضافة إلى الخصم الفيدرالي ودفعات الضمان الاجتماعي / التأمين الصحي ، يجب عليك:
- جعل المدفوعات لضريبة البطالة الاتحادية على أساس منتظم.
- قم بإيداع دفعات ضرائب الرواتب في ولايتك ، وربما محلك بالإضافة إلى ودائع ضريبة الرواتب الفيدرالية.
تقارير ضريبة الرواتب
يطلب من الشركات أيضا تقديم تقارير ضريبة الرواتب على أساس منتظم. يجب عليك أن:
- أرسل تقريرًا ربع سنويًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نموذج 941 يوضح مبلغ التزام ضريبة الرواتب والمبالغ التي دفعتها على هذه المسؤولية خلال الربع السابق.
- قم بتقديم تقرير سنوي حول ضريبة البطالة على النموذج 944 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية يوضح مقدار التزام ضريبة البطالة والمبالغ التي دفعتها على هذه المسئولية.
- تقديم تقارير أخرى عن البطالة و تعويضات العمال.
إنشاء سجل الرواتب
لتتبع جميع معلومات الرواتب لكل موظف ، ستحتاج إلى إنشاء سجل الرواتب والاحتفاظ به . يحتوي معظم نظام المحاسبة عبر الإنترنت على سجل الرواتب كجزء من حزمة التقارير الخاصة بهم ، ولكن فقط في حالة ، وهنا المعلومات حول ما يجب تضمينه في هذا المستند. سوف تحتاج إليها في مجاميع الرواتب والتقارير في نهاية العام.
أخيرًا ، قم بإعداد تقويم الضريبة سنويًا
يساعدك إنشاء تقويم ضريبي لجدول الرواتب شهريًا ، سواء في برنامج المحاسبة / جدول الرواتب أو يدويًا ، في تتبع جميع تواريخ ضريبة الرواتب خلال العام. أضف في تواريخ ضريبة الرواتب في ولايتك للتقويم الكامل.