واقع التخطيط للمؤتمر هو أنه بدون أي خبرة ، يمكنك أن تفقد الكثير من الوقت في التفكير في كل التفاصيل الصغيرة بينما تتجاهل القضايا الأكثر أهمية.
لجعل العملية أكثر بساطة بالنسبة لأول مرة ، حددنا الخطوات الأكثر أهمية مع توفير روابط إلى المزيد من الإرشادات التفصيلية الخاصة بكل موضوع معين. والنتيجة هنا هي دليل تخطيط المؤتمر الذي سيساعدك على البدء بنموذج صلب في مكانه.
الخطوة 1: صياغة رؤية مؤتمرك
يبدأ كل حدث برؤية ، ولكنك ستحتاج إلى تحويل رؤيتك إلى كلمات وأرقام من أجل قياس التكاليف واتخاذ قرارات تخطيط مستنيرة. أولاً ، يجب أن تبدأ بالأساسيات مثل من وماذا ومتى وأين ولماذا.
اقرأ المزيد: تخطيط الأحداث 101: صياغة التفاصيل الأساسية
الخطوة 2: إنشاء خطة العمل
ما لم يتم تمويل مؤتمرك من خلال منحة أو منظمة ، فستحتاج إلى تحديد المكان الذي تأتي منه أموالك وما تستخدمه. يجب حساب الجزء الأول من هذه المعادلة ، الإيرادات ، في مرحلة مبكرة من عملية التخطيط.
الآن ، لكي تضع سعرًا في مؤتمر ، يجب أن تكون لديك فكرة عما تخطط لتقديمه للحاضرين. سيكون خط سير الرحلة ومكبر الصوت هو عامل البيع للمسجلين المحتملين.
الخطوة 3: مقارنة الأماكن والخدمات
بعد أن تكون لديك فكرة أكثر تحديدًا عن موعد انعقاد مؤتمرك وعدد الأشخاص الذين ترغب في حضورهم ، يمكنك البدء في التسوق للحصول على مكان مناسب.
ضع في اعتبارك أن تحديد مكانك سيحدد أيضًا تكاليف الطعام / الصوت / بصريتك. وذلك لأن معظم مراكز المؤتمرات وفنادق الأحداث تتطلب منك استخدام خدماتها الداخلية لأي أحداث في الموقع.
ستحتاج معظم المؤتمرات إلى توفير نوع من الإقامة لليلة واحدة للضيوف المسافرين من خارج المنطقة. هذه الضرورة تخلق مجموعة أخرى من الاعتبارات لإدراجها في قرار مكانك.
اقرأ أكثر:
الخطوة 4: توظيف المسجلين وإدارتهم
حتى أكثر المؤتمرات شعبية يجب أن تسوّق فعاليتها بفعالية لملء كل مقعد في المنزل. الحضور هو العامل الوحيد الأكثر أهمية لنجاح الحدث الخاص بك. توفر أرقام الحضور الجيدة فرصًا للإيرادات والرعاية. وكلما زاد عدد الأشخاص الذين قمت بتسجيلهم سيخلق المزيد من الطلب على الإعلانات وفتحات المشاركة. قصة قصيرة طويلة ، إذا كنت تستطيع رسم حشد ثم كل شيء آخر سوف يسقط في مكان أسهل بكثير.
تصبح عملية إدارة التسجيل أكثر صعوبة عندما يزداد حجم الحدث. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه نظام التسجيل عبر الإنترنت في تتبع الرقم ومعالجة الدفعات وتنظيم البيانات.
اقرأ أكثر:
الخطوة 5: التخطيط في الموقع التفاصيل
وأخيرًا ، بعد تنظيم عناصر العمل في المؤتمر وتنفيذها ، يمكنك البدء بالتفكير في التفاصيل في الموقع. ويشمل ذلك كيفية تنقل الحاضرين للمؤتمر ، والتخطيط العام لكل غرفة ، وتوزيع الطعام والشراب. هذا هو جزء من تخطيط مؤتمر يربطه معظم الناس بتخطيط الأحداث. أفضل طريقة لتنسيق جميع التفاصيل هي المشي في مسار الرحلة الخاص بك كما يفعل ضيوفك. صورة كيف سيفكرون ويتصرفون في كل نقطة في اليوم لحل المشاكل قبل ظهورها.
اقرأ أكثر:
الخطوة 6: نصائح إدارة المعارض
تضم المؤتمرات عادة منطقة معرض أو قاعة مؤتمرات حيث يقوم رعاة وموردون بتأجير مساحة للترويج لمنتجاتهم.
هذا يمكن أن يكون فرصة مربحة للغاية لمؤتمرك إذا كنت تنظم كل شيء بشكل جيد. ضع في اعتبارك أن منطقة المعرض ستتطلب التزامًا كبيرًا بالوقت والموارد ، لذا تأكد من أنك على استعداد لإدارة احتياجات الموردين المتعددين قبل الالتزام بهذا التنسيق.
اقرأ أكثر: