كتابة رسائل الدعوة الرسمية للاجتماعات

من المتوقع أن يساهم منسقو الاجتماعات والاجتماعات في كتابة رسائل ومواد الدعوة الرسمية أو كتابة هذه الاجتماعات من أجل الاجتماعات ورحلات الحوافز والبرامج الأخرى التي ينظمونها. لا يجب أن تبدو مهمة شاقة ، ولكن من المهم اتباع خطوات معينة لتتبع آداب الدعوة المناسبة وتجنب فقدان التفاصيل المهمة لضيوفك.

إليك الطريقة:

1. خلق موضوع الحدث. قبل كتابة رسائل ومواد الدعوة الرسمية ، يجب على المخططين التأكد من أن لديهم موضوعًا جذابًا للبرنامج. الأسئلة التالية ستساعد في بدء عملية العصف الذهني: هل هو مؤتمر تعليمي أو ندوة أو رحلة تحفيزية؟ أين تعقد؟ ما هي فريدة من نوعها عن تلك الوجهة أو المكان؟ ما هو الجدول التقريبي للحدث؟ ما هي بعض الأهداف وراء البرنامج؟ لماذا يرغب الحضور الحضور؟ ستساعد هذه الأسئلة في إنشاء موضوع حدث رائع.

1. قم بإنشاء دعوة إلكترونية. تم الآن نقل العديد من رسائل ومواد الدعوة الرسمية للأحداث الكبرى إلى أنظمة التسجيل عبر الإنترنت بسبب حجم اللوجستيات الهامة في الحدث والتي يجب التقاطها أثناء عملية الرد على الدعوة: هجاء الأسماء ، ومعلومات الاتصال ، ومتطلبات النظام الغذائي ، والوصول إلى العجز ، واحتياجات النقل ، تفاصيل البرنامج ، معلومات الأنشطة وأكثر من ذلك. ملاحظة: قد تستخدم الأحداث الأقل تعقيدًا صفحة ويب واحدة أو صورة تصميم رسومي مرسلة عبر البريد الإلكتروني لتوصيل تفاصيل الأحداث واتصالات RSVP.

2. قم بإنشاء دعوة مطبوعة. اعتمادًا على طبيعة برنامجك أو حدثك ، قد توحي قواعد آداب الدعوة بأنه يجب عليك كتابة رسائل وملاحظات دعوة رسمية لإعلام ضيوفك بأنك تقدر حقًا وجودهم. هذا يختلف عن مواد الحدث. بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك بطاقة دعوة بسيطة توفر معلومات قيمة لضيفك ، بما في ذلك المضيف وعنوانه / عنوان الحدث أو تاريخ (تواريخ) و / أو وقت (أوقات) ، واتصال RSVP.

1. كتابة دعوات الأحداث الرسمية. كجزء من الدعوة الإلكترونية ، يجب عليك تحديد معلومات عالية المستوى حول البرنامج والحدث. على سبيل المثال ، إذا كانت هذه رحلة تحفيزية أو مؤتمرًا يستمر لعدة أيام ، فستحتاج إلى تضمين ما يلي: الوجهة ، المكان الرئيسي للفندق / المؤتمر ، الموضوع الرئيسي ، المتحدثون (بما في ذلك السير) ، الجدول الزمني ، الأنشطة ، الخدمات اللوجستية والتفاصيل حول التسجيل. يجب أن تقدم رسائل الدعوة والمواد اللازمة للضيوف سببًا للحضور ، وتتضمن دائمًا عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

1. تبدأ آداب الدعوة بالنظرة العامة للوجهة / المكان. عند كتابة رسائل ومواد رسمية للدعوة ، يكون من الأسلم دائمًا افتراض عدم وجود أي شخص إلى الموقع الذي تستضيف فيه البرنامج. وهذا يعني أنه يجب عليك كتابة لمحة موجزة عن الوجهة و / أو الفندق / المنشأة / المكان الذي يتم فيه عقد البرنامج. إذا كنت تخطط لحدث يستغرق عدة أيام ، فاحتفظ بهذه المعلومات على أعلى مستوى ممكن ، ولكن تأكد من وجود معلومات كافية لتزويد الضيف برؤى فريدة حول المكان ، ولماذا يجب عليه استثمار وقتك هناك معك.

2. تتطلب آداب الدعوة جدول الحدث. إذا كنت تخطط لحدث يستغرق عدة أيام مثل برنامج الحوافز ، يجب أن تتضمن مواد الدعوة أكبر قدر ممكن من التفاصيل حتى يتمكن الضيوف من التخطيط لوقتهم بشكل مناسب. وهذا يعني أن دعوتك يجب أن تحدد طرق الوصول والأوقات التي يتوقع أن يشارك فيها ، وأوقات اجتماعات العمل والأنشطة (وخيارات الأنشطة) ، ومعلومات حول الوجبات ومعلومات المغادرة.

3. تتطلب آداب الدعوة أوصاف الأنشطة. عند كتابة رسائل ومواد دعوة رسمية ، قم بتقديم لمحة عامة عن الأنشطة المختلفة لمساعدة الضيوف على تحديد أفضل ما يطابق اهتماماتهم. هل برنامج الجولف الخاص بك هو يوم ونصف اليوم أو يوم كامل؟ ما هو "الطبقة" من تلك النهرات تعويم؟ ما هو الارتفاع الذي تستضيف فيه الحدث ، وما هو مستوى الارتقاء الذي سيأخذه هذا البرنامج لركوب الدراجات في الجبال؟ ما هي المدة الزمنية لفئة الرسم وماذا سيتعلمون؟

1. تتطلب آداب الدعوة تقديم معلومات حول الخدمات اللوجستية للاجتماعات. مرة أخرى ، على افتراض أنك تستضيف برنامجًا متعدد الأيام ، يجب تزويد الضيوف بتفاصيل حول كل عنصر من العناصر التالية:

   • حجوزات الطيران
   • تسجيل الحدث
   • حجز الغرف
   • انتقالات المطار
   • اللباس الواجب ارتداؤه
   • طقس
   • إجراءات تسجيل الوصول
   • البنود غير القابلة للسداد
   • اتصالات الموظفين المضيفين

2. تطوير أجندة الحدث النهائي. سيبدو هذا مختلفًا عن مواد الدعوة الأولية ولكن يجب تقديمه للضيوف المدعوين عند الوصول أو قبل حضور الحدث. يجب أن تتضمن ساعة بساعة (على ما يرام الجمع بين الساعات) نظرة عامة على ما هو مقرر متى وأين. إذا كان لديك العديد من المسارات التعليمية المجدولة بشكل متزامن ، من المفيد تحديد هذه المسارات في مجموعات بحيث يعرف الحضور الموضوعات التي تمت جدولتها متى وأين.

1. أنشئ خطاب الترحيب بالحدث. يصارع العديد من المخططين مع المعلومات التي ينبغي أو لا ينبغي أن يدرجوها في رسائل الترحيب. أفضل نصيحة هي الحفاظ على رسالة الترحيب بسيطة والسماح للضيوف بمعرفة أنها موضع ترحيب وتقدير. تشير آداب الدعوة إلى أن الخطاب يجب أن يوقع عليه المضيف الرسمي للحدث.

   أحد أكثر بنود دعوة الحدث التي يتم إغفالها هو إشعار المغادرة. كجزء من رسالة الترحيب وأي هدايا وصول ، من المهم إرفاق تفاصيل حول كيفية مغادرة الضيوف.

2. إنشاء بطاقات القائمة. سواء كنت تخطط لتناول وجبة الإفطار أو الغداء أو العشاء ، يقدّر الضيوف دائمًا رؤية بطاقات القائمة التي تحدد عناصر القائمة لكل دورة من الوجبة. إنه يمنحهم شيئًا للحديث عنه عند التجمّع مع الآخرين على مائدتهم ويسمح لموظفي الانتظار بالحصول بسرعة على خيارات القائمة من الضيوف ، مما يساعد على الحفاظ على الجدول الزمني على الطريق الصحيح. ملاحظة: إذا كنت تخطط لمفاجأة خاصة أثناء الوجبة ، مثل الحلوى تحت عنوان لبعض الترفيه الفريد ، فمن المفيد الاحتفاظ بهذه العناصر من بطاقة القائمة لتحسين التأثير الخاص.

3. خلق بطاقات ملاحظة هدية التقدير. سواء كان هدية أو هدية هدية ، يجب أن تحتوي كل هدية على بطاقة هدية. إنها فرصة لتعزيز رسائل "الشكر" وجعل ضيوفك يشعرون بمزيد من الخصوصية. من المفيد دمج الصياغة والرسائل التي تعكس موضوع الحدث نفسه.

4. إنشاء إشعارات المغادرة الفردية.

   في اليوم السابق للمغادرة ، أرسل الإشعارات إلى غرف الضيوف التي تذكرهم عندما يغادرون ، بما في ذلك رقم الرحلة ووقت المغادرة. يوفر فرصة لإصلاح أي أخطاء في اللحظة الأخيرة التي قد تم تجاهلها أثناء جدولة الخدمات اللوجستية.

نصائح:

1. تأكد من وجود مصمم جرافيك رائع وعملية تسجيل عبر الإنترنت. لا يزال التحدي الماثل اليوم هو وجود العديد من أنظمة تسجيل الأحداث المختلفة عبر الإنترنت ، ولكنها إما تتطلب الكثير من التخصيص أو استخدام أنظمة طرف ثالث لا تزال تعتبر باهظة الثمن على أساس كل دعوة. ولهذا السبب لا يزال العديد من المخططين يعتمدون على أدوات ومواردهم المحلية.
2. تجد نفسك متجر قرطاسية كبيرة. على الرغم من أن المنظمات تتحرك أكثر فأكثر نحو استخدام أشكال الاتصالات الإلكترونية ، إلا أنها لا تحل محل التأثير الذي تلقيه الدعوات المطبوعة ومواد الفعاليات. ابحث عن القرطاسية التي تكمل موضوع الحدث الخاص بك ، وتختلف أنماط الورق والأحجام لخلق المزيد من الاهتمام والدراما. ضيوفك سيلاحظون الجهد.
3. إنشاء قالب وتكرار من هناك. يجب على المخططين إنشاء رسائل ومواد دعوة القالب ، وتحديث الأحداث الجديدة ببساطة من قوالب البرامج والأحداث السابقة. وبطبيعة الحال ، يجب اختيار واستخدام القرطاسية الجديدة والرسومات والنصوص وما إلى ذلك ، لذلك هناك قدر معين من التخصيصات المطلوبة في كل مرة.