كيفية التأكد من أن تنفيذ الحدث الخاص بك يعمل بسلاسة
إن كونك ضيفًا ، بدلاً من مخطط الحدث ، يمنحك فرصة لمراقبة موظفي عمليات الحدث أثناء العمل ، وهو منظور يسهل عليك في كثير من الأحيان ملاحظة ما ينجح بشكل جيد - وما لا ينجح.
في ما يلي ثلاث أخطاء ربما ستشاهدها في الأحداث التي تتم إدارتها بشكل سيئ ، بالإضافة إلى نصائح لتجنب مثل هذه الأخطاء في أحداثك.
جدول التسجيل المسيء
عندما يصل الضيوف إلى طاولة التسجيل ، ينبغي أن يكون موظفو الحدث مرحب بهم ومستعدين لمساعدة الضيوف - بغض النظر عن الموقف.
إنه ليس مهتديًا بالخدمات أو حتى مؤدبًا أن نفترض أن شخصًا ما يصعد إلى طاولة التسجيل لا ينتمي إلى الحدث. ومع ذلك ، هذا هو بالضبط ما يمكن أن يحدث إذا لم يكن الموظفون مستعدين أو موجزين بشكل صحيح. ذكّر موظفي الحدث بأن جدول التسجيل يمثل صورة المضيف والمؤسسة التي تقف وراء الحدث. يجب على الموظفين تحية جميع الضيوف على طاولة التسجيل والسؤال عما إذا كانوا موجودين لتسجيل الدخول للحدث من خلال الحدث أو اسم المضيف. إذا تم ارتكاب خطأ ، فإن معظم الضيوف سيصحح نفسه ويعتذر. إذا لم يكن الأمر كذلك ، ينبغي إعطاء الموظفين تعليمات حول كيفية التعامل مع الموقف بأفضل طريقة.
اللطف يقطع شوطا طويلا في عمليات الحدث.
فوضوي الإعداد الحدث
في معظم الأماكن ، ينظف التدبير المنزلي مساحة الحدث ، ثم يقوم موظفو عمليات الحفلات بإكمال الإعداد . إذا أسقطت عمليات المأدبة كأساً وفشلت في تنظيف القطع ، فإن القطع تبقى على الأرض - ما لم ينظف موظفو الحدث.
لا تترك شظايا الزجاج المكسور وغيره من الحطام صورة رهيبة فحسب ، بل قد تؤدي أيضًا إلى خلق خطر على السلامة. لذلك ، سيصلك أفضل مخططي الحدث دائمًا قبل ساعة إلى ساعتين من وقت البدء لمراقبة الإعداد وإجراء سلسلة من الخطوات التفصيلية للمنطقة والبحث عن الزجاج والعناصر الأخرى لمدة 30 دقيقة ومرة أخرى قبل 15 دقيقة من الحدث. يجب أن يكون أي شيء في غير محله ، يمكن لمخطط الحدث أن يجذب انتباه فريق الولائم.
غير المنتظمة في الوقت المناسب تنظيف
مع أي حدث ، سيكون هناك جدولان (أحيانًا منافسين): جدول أعمال المنظمين وجدول العمل لموظفي عمليات الموقع. يقع على عاتق مسؤول الحدث مسؤولية التأكد من أن كليهما متزامن بشكل مناسب.
عادة ما يحدث عرض البرنامج أو الكلمة الرئيسية مباشرة بعد بعض أنواع استقبال الوصول التي قد تشمل جداول التسجيل والطعام والمشروبات. ولذلك ، يجب تخطيط توقيت أنشطة التنظيف والتدمير بعناية حتى لا تتدخل في جدول أعمال البرنامج أو تعطله. عندما لا تتم مناقشة التنظيف والتدمير مع موظفي عمليات الحدث في وقت مبكر ، قد يجد مخطط الحدث أنه قد تتم إزالة الجداول والعناصر الأخرى مباشرةً أمام المضيفين أو المتحدثين الضيوف ، مما يشتت انتباه الجميع في الغرفة.
هل يجب على مخططي الأحداث تذكير مديري الحفلات عندما يكونوا موظفين يعملون و متى يجب أن يكونوا هادئين؟ الجواب نعم.
الخط السفلي
في حين أن الأماكن المدارة بشكل جيد مع المدراء التنفيذيين للعمليات الحثيثة والموظفين يجب أن تجعل مهمة مخطط الحدث أكثر سهولة ، إلا أن التنفيذ المثالي للحدث ليس هو الحال دائمًا. يقوم مخططو الأحداث الكبار بعمل كل التفاصيل الخاصة بتنفيذ الحدث لأعمالهم. يأخذون الوقت لمناقشة جميع جوانب الإعداد ، خدمة الحدث ، والتدمير مع مديري الحفلات قبل الحدث نفسه والإشراف على عمليات الحدث قبل وأثناء وبعد لضمان أفضل حدث ممكن للعميل.