التسجيل هو نقطة الاتصال الأولى مع ضيوفك ، وتبقي عملية تسجيل الدخول السلسة مستويات الإثارة عالية وتضع نغمة لحدث رائع. على الجانب الآخر ، يمكن لتجربة غير منظمة ومستهلكة للوقت أن تترك الحشد يتذمر طوال الطريق حتى ينطلق الحدث. مع الكثير من الركوب على طاولة التسجيل ، فأنت بالتأكيد تريد الحصول عليها بشكل صحيح في المرة الأولى. اتبع قائمة المراجعة الأساسية هذه لضمان أن تبدأ بداية جيدة.
الأكبر هو الأفضل
تخبرنا الرياضيات البسيطة أن الحشود الكبيرة ستحتاج إلى المزيد من القوى البشرية إذا أردت تجنب الخطوط الطويلة. أوصي خادم واحد لكل مائة من الضيوف ، وعاملا واحدا لكل مائتي ضيف. بقدر ما يحتاج الجدول ، افترض اثنين من الحاضرين في الجدول ثمانية أقدام وإضافة جدول إضافي لهذا الحساب للإمدادات ومساحة العمل.
ابق على اتصال
لا تريد أن تكون قيد التشغيل من خلال القاعات التي تبحث عن مأخذ طاقة أو اتصال بالإنترنت ، لذا تأكد من تشغيل هذه الخطوط على طاولتك مسبقًا. ستحتاج أيضًا إلى جلب جهاز كمبيوتر محمول حتى إذا لم تكن تخطط لاستخدامه. يمكن الوصول عبر الإنترنت في متناول اليد إذا كنت بحاجة إلى التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو مساعدة الضيوف المفقودين يجدون طريقهم من وإلى المكان. أخيرًا وليس آخرًا ، تحقق من حالة الإضاءة. إذا كان الردهة مضاءة بشكل خافت ، فقد ترغب في إضافة بعض مصابيح المكتب للمساعدة في قراءة قوائمك.
لا تنسوا اللوازم المكتبية
يجب أن يحتوي كل مخطط على صندوق معالجة مليء بأساسيات المكتب مثل الشريط والمقص ومجموعة متنوعة من الواسمات.
تتضمن العناصر البارزة الأخرى لقائمة التعبئة الخاصة بك علامات فارغة وأرقام الجداول والعلامات المحجوزة لاستخدامها حسب الحاجة. نعم ، سيكون بإمكان مكانك الوصول إلى معظم هذه الأشياء ، ولكن الوقت والإحباط الذي توفّره بامتلاكهم إلى جانبك لا يقدّر بثمن.
أجوبة سريعة
سيكون أحد أكبر الاختلالات في "إيقاع التسجيل" هو وابل من الأسئلة البسيطة القادمة من المتطوعين والحاضرين.
يمكنك منع هذه الاستفسارات من إبطاء خط التسجيل عن طريق إعداد جدول المساعدة. ستندهش من مدى فعالية جدول تسجيل الدخول عندما يكون لديك شخص متفان يجيب على أسئلة مثل "أين الحمام؟"
ابق مفتوح
من الضروري الاحتفاظ بشخص واحد على الأقل في طاولة التسجيل طوال الحدث. أنت لا تريد مشكلة صغيرة نسبيا للكرة الثلجية إلى شيء أكبر لأن لا أحد كان متاحا للمساعدة. يحدث هذا عادة عندما يضطر الضيوف إلى البحث في مكان آخر عندما لا يمكن العثور على فريقك. لا يتطلب الأمر سوى استراحة حمام ذات توقيت سيئ لإرسال حاضر صبور إلى منطقة المطبخ لطلب سلطة بدون البصل!
تبقي أصدقائك على مقربة
هناك عدد قليل من أرقام جهات الاتصال التي ترغب في الحصول عليها جيدًا قبل بدء الحدث. الأول هو رقم الهاتف المحمول لمنسق المكان الخاص بك. لن يكون هناك متسع من الوقت لنظف المبنى عندما تنفد المناشف الورقية في الحمام ، لذا فإن هذا العدد ضروري للغاية. رقم آخر جيد للحصول على القضايا المتعلقة بالأغذية هو مدير التموين. وأخيرا ، تأكد من أفضل أرقام الطوارئ لأقسام الشرطة والإطفاء. بعض الفنادق لديها أفراد أمن خاص بهم والذين غالباً ما يكونون أفضل نقطة اتصال في هذه الحالات.
يجب أن تقدم جداول التسجيل أكثر من مجرد علامة ترحيب وعلامة ترحيب . من وجهة نظر الضيف ، يمثلون مركز خدمة العملاء للحدث الخاص بك. ولكن لكي ترقى إلى مستوى هذا التوقع ، عليك أن تكون مستعدًا. بعد كل شيء ، إذا لم يتمكن الضيوف من تجاوز التسجيل ، فسيتم تجاهل بقية جهود التخطيط.