خطوات لإعداد دليل تخطيط المؤتمر

المنظمة هي المفتاح لمؤتمر ناجح

تخطيط مؤتمر يتطلب مجموعة من المهارات التي تشمل المهارات التنظيمية لا يصدق ، والقدرة على تعدد المهام ، والطاقة ، والإبداع ، والدهاء التجاري ، ومهارات التعامل مع الآخرين والاهتمام بالتفاصيل. كما يتطلب أيضًا دليلًا شاملاً لتخطيط المؤتمرات لا يقتصر على إبقائك في الموعد المحدد فحسب ، بل سيوفر لك أيضًا ضمانًا ضروريًا بأنك لم تنسَ شيئًا على طول الطريق.

يختلف تخطيط المؤتمرات عن الأنواع الأخرى لتخطيط الأحداث ويتضمن خطوات إضافية.

تميل المؤتمرات إلى أن تكون أحداثاً واسعة النطاق تستغرق عادةً سنة أو أكثر للتخطيط. قد تتضمن قائمة المهام الخاصة بك اختيار مكان ، حجز غرف الفندق ، إعداد التسجيل عبر الإنترنت ، تأمين المتحدثين ، ترتيب أجنحة الضيافة ، استضافة قاعة عرض ، جدولة الاجتماعات ، التعامل مع الطعام والمشروبات وأكثر من ذلك. إن إعداد دليل تخطيط جيد التنظيم للمؤتمرات يرسم الخطوات اللازمة لأي مخطط ناجح للمؤتمرات.

ستساعدك الخطوات التالية في إعداد دليل تخطيط المؤتمر الذي سيكون بمثابة مخطط للتخطيط لأي مؤتمر. يمكنك تخصيص الدليل وتعديله استنادًا إلى الحدث الذي تخطط له والحفاظ عليه قريبًا. عند إعدادها واستخدامها بشكل صحيح ، ستصبح قريبًا أداة التخطيط للمؤتمرات الأكثر قيمة.

ابدأ بالأساسيات

يجب أن يتضمن الجزء الأول من دليل تخطيط المؤتمر الأساسيات المتعلقة بالمؤتمر:

• تاريخ ووقت الحدث

• موقع الحدث (إذا كان معروفًا)
• الغرض من الحدث

قم بتضمين أي عناصر أخرى معروفة ، مثل التواريخ البديلة أو عدد الحاضرين.

ما هي الخطة؟

قبل الدخول في التخطيط للعناصر المختلفة لمؤتمر ما ، عليك أن تعرف ما هي تلك العناصر المختلفة وأين تتناسب مع المخطط العام لحدثك.

لذا اخرج القلم والوسادة أو اجلس أمام الكمبيوتر وابدأ في كتابة كل ما يتبادر إلى الذهن. لا تقلق بشأن إدراج الأشياء حسب الأهمية أو في أي تسلسل زمني. هذا سيأتي لاحقا. في الوقت الحالي ، ستقوم بشكل أساسي بصياغة نسخة طويلة جدًا من قائمة المهام الخاصة بك ، والتي سيتم تقسيمها إلى مكونات مستقلة مختلفة يتم التعامل معها بشكل فردي أثناء عملية التخطيط.

قد يسرد هذا القسم أيًا مما يلي:

• اختيار المكان
• اختيار الفندق
• اجتماع الفضاء
• أجنحة الضيافة
• قاعة المعارض والمؤتمرات
• حفل الافتتاح
• تسجيل المتحدث / العارضين
• تسجيل الحضور
• ترتيبات السفر
• شارات الحضور
• برنامج الأحداث
• الأغذية والمشروبات
• صوت وصورة
• التوظيف في الموقع

خذ وقتًا إضافيًا في تجميع هذه القائمة حتى لا تغفل أي شيء وتمضي قدما وأضف أي شيء يظهر لاحقًا. لا تغمرها العديد من مجالات المسؤولية المدرجة ؛ الغرض هنا هو التفكير في كل شيء الآن حتى تتمكن من تخطيط وإدارة كل عنصر بكفاءة.

حدد مكان

بمجرد تحديد موعد انعقاد المؤتمر وفهمه للنطاق العام للحدث ، فإن الخطوة التالية هي اختيار مكان.

اعتمادًا على حجم المؤتمر ، قد تتمكن من تحديد مكان واحد لكل احتياجات المؤتمرات الخاصة بك ، من قاعة المعرض إلى غرف الاجتماعات وقاعات الولائم وغرف الفنادق. إذا كان المؤتمر كبيرًا جدًا بحيث لا يمكن استيعابه في موقع واحد ، فيمكنك البحث عن مكان قريب من الفنادق أو مواقع المطاعم الخارجية بحيث لا يضطر المشاركون في المؤتمر للسفر كثيرًا للتنقل من مؤتمر إلى آخر.

فكر في تسجيل الحضور

كيف سيسجل الحضور لهذا المؤتمر؟ كيف سيحصلون على تأكيد التسجيل؟ كيف سيتم إنشاء علامات الأسماء وتوزيعها في المؤتمر؟ سوف يتضمن دليل تخطيط المؤتمر إجابات لكل هذه الأسئلة ويجب تحديثها بمجرد بدء تسجيل المؤتمر.

إذا كان من المتوقع أن يجتذب حدث ما حشودًا كبيرة ، فعندئذٍ يكون نظام تسجيل المؤتمرات عبر الإنترنت هو الطريق المناسب.

يمكن للنظام معالجة المدفوعات وتتبع التسجيلات وتنظيم المعلومات الأخرى ذات الصلة والمساعدة في توليد التقارير.

العارضون وقاعات العرض المؤتمر

مناطق المعارض هي سمة مشتركة في المؤتمرات ، مما يوفر فرصة للرعاة والبائعين لتأجير مساحة للترويج لمنتجاتهم وخدماتهم. هذه أيضًا فرصة لمضيف المؤتمر لجلب الإيرادات إذا تم الترويج لميزة العرض بفعالية واستلامها بشكل جيد. اعتمادًا على حجم مؤتمرك ، ستتطلب إدارة العارضين وقاعة المعرض وقتًا إضافيًا وموارد إضافية حتى يتم التخطيط وفقًا لذلك.

كما أشرنا أعلاه ، تعد أنظمة تسجيل المؤتمرات عبر الإنترنت هي أفضل طريقة لتتبع التسجيلات ، لذا إذا كنت تتوقع عددًا كبيرًا من العارضين ، ففكر في دمج تسجيل العارضين في نظام تسجيل الحضور. سيحتاج العارضون أيضًا إلى ما يلي:

• شارات العارضين
• خريطة قاعة عرض المؤتمرات مع أرقام كشك المدرجة

• إعداد أدلة لكشك المعرض وهدمها
• عقود العرض
• قائمة البائعين في الموقع المتاحة للمساعدة في معرض تأجير والخدمات

بصفتك مخططا للمؤتمرات ، ستكون مسؤولا عن توظيف الأمن لضمان سلامة المواد الموجودة في قاعة المعرض.

خطة تفاصيل المؤتمر

مع معالجة بعض المسؤوليات الأكبر ، مثل اختيار مكان المؤتمر وتسجيل الحضور ، يمكنك تحويل تركيزك إلى تخطيط تفاصيل المؤتمر. كما هو الحال مع التخطيط لحدث من أي نوع ، فإن المنظمة لها أهمية قصوى مثل الاهتمام بالتفاصيل.

لقد حان الوقت الآن لسحب تلك القائمة الطويلة من عناصر المهام التي وضعتها معًا في بداية عملية تخطيط المؤتمر. ابحث في القائمة وقم بإجراء تغييرات أو إضافات حسب الضرورة لتعكس أحدث المهام والمسؤوليات. بعد ذلك ضع هذه العناصر في ترتيب زمني ، بداية بالعناصر التي يمكن أو يجب إكمالها مقدمًا. فمثلا:

• كتاب كتلة من غرف الفنادق
• حجز مساحة قاعة المعرض
• نظم البحث في المؤتمرات عبر الإنترنت
• خطة خطة التسويق للمؤتمر

ابدأ في البداية وانتقل من هناك. لكل التفاصيل التي يجب أن تميل إلى ، تشمل المتابعة للتأكد من توقيع العقود وتلقيها. مع اقتراب موعد المؤتمر ، ستتضمن عناصر عملك مهام قصيرة المدى مثل:

• حدد نظام الألوان والديكور
• اصنعي الزهور
• اختر القائمة
• ترتيب نقل المطار للمتحدثين أو الشخصيات المهمة

ضع في اعتبارك دليل تخطيط المؤتمر كدليل انتقال إلى كل ما يتم تضمينه في تخطيط مؤتمر ، مهما كان صغيراً. سوف يصبح هذا الدليل سريعًا أداة لا تقدر بثمن ولن تبقيك منظماً وحسب جدولك الزمني فحسب ، بل ستهدئ الأعصاب مع اقتراب الموعد الكبير وتتساءلين عما إذا كنت قد نسيت شيئًا ما.