هذا هو أحد الدروس التي تعلمتها بسرعة كمنسق للمكان ، وقمت لاحقًا بتطوير قائمة المراجعة الخاصة بي للإعداد لإرضاء العملاء (واحتلالهم) خلال فترة الإعداد المملوءة بالإجهاد.
اجعل عرباتك جاهزة
أول شيء يريد عملاؤك فعله هو فك جميع مستلزمات الحدث الخاصة بهم من سيارتهم. قد تكون هذه مهمة صعبة ، خاصة إذا كان من الصعب التنقل في موقف السيارات. تخيل شخص يسير في مكانك مع مجموعة من الصناديق الثقيلة - ما هو أول شيء سيبحثون عنه؟ الجواب ، بالطبع ، عربة ، أو أي شيء آخر من شأنه أن يخفف من عبء العمل وجعل المهمة الشائنة من التفريغ أسهل بكثير. إن وجود عربات متاحة عند المشي في المكان هو وسيلة سهلة لجعلهم يشعرون بالارتياح بمجرد الظهور.
قم بإعداد جداول التسجيل
التالي في قائمة الأشياء التي يمكن إنجازها لمعظم العملاء هو الحصول على إعداد التسجيل. ويعني هذا أن مكان انعقادك أفضل من جميع مكونات التسجيل قبل وصولها.
ويشمل ذلك جميع الطاولات والكراسي والكهربائية والمشي. سيستهلك تنظيم علامات الأسماء ومواد تسجيل الدخول الكثير من الوقت لمخططي الحدث ، ولا ينبغي عليهم الانتظار حتى تحصل على هذه الأشياء البسيطة في مكانها المناسب للبدء.
هل لديك جميع الغرف مجموعة الجداول والبياضات
من الواضح أن وضع كل الطاولات والكراسي في مساحة الحدث يستغرق بعض الوقت.
نأمل ، إذا كنت قادمًا من حدث سابق ، فأخبرت العميل مقدمًا متى تتوقع أن يتم تعيين جميع مكونات الغرفة. إذا دخل عميلك إلى غرفة مع عشرات من العمال يتدافعون لعدم تكديس الطاولات والكراسي ، فمن المرجح أن ينتابهم الذعر. من الناحية المثالية ، سيكون لدى فريق العمليات لديك كل شيء يتم ضبطه ببياضات طاولة بحيث يمكن للمخططين البدء في وضع القطع المركزية ، ومواد المزادات ، وما إلى ذلك.
احصل على كل اللافتات في وقت مبكر
لمجرد أن المخطط الرئيسي يعرف كيفية التنقل في المبنى لا يعني أن طاقم الدعم الخاص به يعمل. يمكنك توفير الكثير من المتاعب التي لا داعي لها من خلال تحديث اللافتة داخل المبنى الخاص بك بمجرد أن تبدأ فترة الإعداد على وشك البدء. ضع في اعتبارك أن البائعين مثل بائعو الزهور ودي جي بحاجة أيضًا إلى معرفة إلى أين يذهبون. هذه كلها أمور يجب مراجعتها مع عميلك قبل يوم الحدث ، ولكنها ضرورية أيضًا للبحث عنها في اليوم الكبير.
مراجعة BEO و الفواتير
مرة أخرى ، من المحتمل أن تكون قد قمت بإرسال هذه المستندات بالبريد الإلكتروني عدة مرات خلال الأيام التي سبقت الحدث ، ولكن لا يضر ذلك بمراجعتها مرة واحدة أخيرة. على الرغم من أن وقت الإعداد صعب ، إلا أنك تحتاج إلى 15 دقيقة للبحث عن هذه المستندات معًا. يجب أن يكون لدى منسقي الموقع حزمة جاهزة لعملائهم تتضمن BEO ، رسم بياني للغرفة ، والفاتورة المرتقبة.
عدد قليل جدا من المخططين ذوي الخبرة سينقلون الفرصة لمراجعة هذه الأوراق النقدية.
مقدمات
تأكد من إحضار أعضاء فريقك الرئيسيين إلى عميلك للحصول على مقدمة رسمية. تشمل هذه القائمة مدير التموين وقائد المأدبة ومشرف العمليات والمنسق الصوتي / المرئي. فكر نيابة عن عميلك عند تقديمك للفريق - هل هناك أي تفاصيل يجب مناقشتها وجهاً لوجه مع فريق الإدارة لديك؟ بدء محادثة قصيرة هو وسيلة فعالة لتسليط الضوء على من المسؤول عن كل منطقة.
هذه القائمة القصيرة من عناصر إعداد الحدث سوف تقطع شوطا طويلا نحو الحفاظ على عميلك سعيدًا عند وصوله. بصفتك الممثل الأساسي لمكان إقامتك ، من الأفضل دائمًا إعطاء العملاء رقم هاتفك المحمول في حالة حدوث أي خطأ أثناء العمل في مكتبك.
تذكر ، قد يشعرون بالإحباط إذا كانوا بحاجة إلى شيء ما ، لكنهم سيصبحون أكثر إحباطا إذا لم يجدوا أي شخص لمساعدتهم!