تعلم كيفية التخطيط لحدثك الكبير الأول

صياغة التفاصيل الأساسية

تهانينا! لقد رشحك رئيسك فقط لتنسيق مؤتمر الخريف حول تعليم الشركة. إنها فرصة رائعة لك لإظهار مهاراتك ، ويحتمل أن تربح في هذه العملية. هناك مشكلة واحدة فقط: لم تخطط أبدًا لحدث كهذا من قبل! لا تقلق. وجدت الكثير من الآخرين أنفسهم في المأزق نفسه ، وسوف تنجح لأنك منظم وحازم.

مثل أي مشروع تجاري ، فإن الخطوة الأولى هي تنظيم جميع المعلومات التي لديك وتحديد الأمور الأكثر إلحاحًا.

قبل أن تبدأ في اختيار مكان أو توظيف متحدث ، تحتاج إلى معرفة المعلمات الأساسية للحدث الخاص بك. يكاد يكون من المستحيل التحدث عن التفاصيل والتكاليف مع طرف ثالث حتى تحصل على المزيد من التفاصيل. فيما يلي التفاصيل الأساسية التي يجب عليك تعريفها قبل الاتصال بالموردين الخارجيين.

تاريخ

كل شيء يدور حول تاريخ حدثك الخاص. من الناحية المثالية ، تريد وضع ثلاثة تواريخ محتملة في الاعتبار بحيث يمكنك مقارنة التوافر والأسعار على جميع الأصعدة. حاول تضمين أيام مختلفة من الأسبوع للحصول على أقصى قدر من المرونة.

إطار زمني

حتى فارق الساعة الواحدة يمكن أن يؤثر على التخطيط الخاص بك ، لذلك تحتاج إلى تحديد محددة حول الإطارات الزمنية المتوقعة. على سبيل المثال ، اعتبارًا من الساعة 10 صباحًا بدلاً من الساعة 8 صباحًا ، قد لا تحتاج إلى تخصيص ميزانية إفطار.

أرقام الحضور

إنه أحد التفاصيل التي غالباً ما يتم تقديرها على نطاق واسع للغاية لإجراء مفاوضات مثمرة. احصل على واقعية مع توقعات الحضور الخاص بك. ناقش مسبقًا من ستقوم بدعوته ووضع توقعاتك معًا في جدول بيانات. يرتبط الحضور والميزانية بشكل مباشر ، لذا لا تخمن بشكل عشوائي عدد الأشخاص الذين تعتقد أنهم سيحضرون.

جلسات جانبية

قد تحتاج فقط إلى غرفة مأدبة واحدة إذا كنت تستضيف مأدبة عشاء ، ولكن من المحتمل أن يتطلب مؤتمر كامل النطاق غرف إضافية للفروسية ومساحة عرض. مرة أخرى ، لن تتمكن من قياس التكاليف حتى تحدد مقدار المساحة التي تحتاجها. بالنسبة للمؤتمرات ، فإن أفضل نهج هو تخطيط خط سير وهمي في اجتماعك الأول. سيساعد تبادل الأفكار وتقسيمها معًا على الورق على توجيهك خلال قرارات التخطيط التالية.

الميزانية مقابل التكاليف

قد يبدو من غير العملي العمل على الميزانية قبل معرفة مكان وتكاليف المطاعم ، ولكن العمل بهذه الطريقة يوفر لك معيارًا لقياس جميع مقترحات البائعين. ابدأ بمصادر الدخل الخاصة بك. ما المبلغ الذي يجب عليك دفعه مقابل الحضور؟ هل ستدعو الجهات الراعية للمساعدة في تعويض التكاليف؟ ماذا يدفع العارضون للمشاركة؟ ستحدد الإيرادات في النهاية ميزانيتك ، لذا فمن المنطقي حمايتها أولاً.

تسويق

بعد تحديد مصادر الأرباح ، ستكون الخطوة التالية هي تحديد خطتك التسويقية . ما هي أفضل طريقة للوصول إلى مولدات الإيرادات والمشاركة فيها؟ ربما لديك قائمة بالحضور المحتملين بصفتك صاحب عمل أو جمعية عضوية. من الواضح أن هذا سيكون مفيدًا ، ولكن ماذا عن الرعاة والعارضين؟

إذا كنت تخطط لجذب أكثر من 20 عارضًا ، فيجب أن تتمكن من الوصول إليهم. الحملات التسويقية المستهدفة تكلف المال ، وهذا يقطع عائداتك.

النقل والسكن

عادة ما يؤدي تشغيل مؤتمر محلي إلى التخلص من أي مخاوف بشأن النقل. ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى معالجة السكن للمتحدثين والعارضين والضيوف الخاصين. توفر بعض الفنادق خصومات على مساحة الاجتماعات إذا قمت بحجز ليالٍ كافية في الغرفة . الطريقة الوحيدة للاستفادة من ذلك هي من خلال معرفة احتياجات السكن الخاصة بك مقدما. ارجع إلى بيانات الحضور واطلع على عدد الضيوف القادمين من خارج منطقتك.

الآن كل هذا يبدو وكأنه الكثير من المعلومات لجمع الجبهة ، وهذا هو. ولكن ضع في اعتبارك أن هذه هي التفاصيل التي تؤثر على كل شيء آخر في عملية التخطيط.

قد تنجذب في البداية إلى المهام الأكثر "براقة" ، مثل زيارات الموقع والتخطيط للقائمة. فقط تذكر أن وقتهم سيأتي. في الوقت الحالي ، ركز على الحقائق حتى يمكنك اتخاذ أفضل القرارات في وقت لاحق.