توفر الفنادق ومرافق المؤتمرات الأخرى أبعاد الغرفة والحد الأقصى لعدد الأشخاص الذين يمكن استيعابهم في مساحة غرفة الاجتماعات . تتمثل الخطوة الأولى في اختيار مساحة غرفة الاجتماعات في فهم خطط طابق الاجتماع الأكثر شيوعًا. للتأكد من ذلك ، ضع في اعتبارك أن "الحد الأقصى" من الأفراد يتم ذكرهم عادة في تلك المساحة ، والحسابات لا تعتبر متطلبات أخرى لإعداد الغرفة ، مثل محطات الولائم أو التدريج أو A / V ، والتي تأخذ بعيداً عن المساحة الكلية .
01 - خطة الطابق الدراسي
يتضمن تخطيط الفصل الدراسي صفوفًا من الطاولات والكراسي. يمكن للجداول التي يبلغ طولها ستة أقدام أن تحمل شخصين بشكل مريح في كل طاولة ، ويمكن للجداول التي يبلغ طولها ثمانية أقدام أن تحمل ثلاثة أشخاص لكل طاولة بشكل مريح. عادةً ما يتم ترتيب الجداول في صفوف تربط طاولتين ، ثم تتضمن ممرًا للناس للوصول إلى المقاعد.
نصيحة: اطلب من مدير خدمات المؤتمرات في المنشأة توضيح العدد الإجمالي للأشخاص الذين يقومون بحسابهم أو وضعهم في كل جدول ؛ غالباً ما تقوم المنشآت بحساب الحد الأقصى لها على أساس شخص إضافي لكل طاولة. لسوء الحظ ، ينتهي الأمر بالحضور في نهاية كل طاولة إلى ارتطام ركبتيهما بقدمي الطاولة.
02 - خطة الطابق المسرح
نصيحة: اسأل مدير خدمات المؤتمرات عن عرض المقاعد للكراسي. غالباً ما تصطدم فرق العمليات المقاعد بجانب بعضها البعض ، وهذا يمكن أن يؤدي إلى مقاعد غير مريحة اعتماداً على مجموع الحضور. إذا كان لدى الكراسي عرض ضيق ، اطلب تباعدًا مريحًا للجلوس في المقاعد.
03 - خطة طابق الولائم
نصيحة: اطلب تخطيط غرفة للجداول من 8 بدلاً من 10. سيسمح هذا لحضور الحدث بالحصول على مساحة إضافية لوضع أجهزة الكمبيوتر المحمولة وغيرها من المواد. تأكد مع المنشأة أنهم يستخدمون 6 جولات بدلاً من 5 جولات (جدول أصغر).
04 - خطة طابق غرفة الاستقبال
تشمل مساحة الاستقبال عادةً العديد من طاولات الأطفال في جميع أنحاء الغرفة ، فضلاً عن طاولات لتقديم خدمات الحفلات والبار. نظرًا لأنه ليس ضروريًا لمساحة مخصصة للجلوس ، فإن هذا سيعكس أكبر عدد من الأفراد الذين يمكنهم ملاءمة الغرفة.
تلميح: ناقش العدد الإجمالي للجداول المطلوبة للاستقبال ، واطلب أن يمزج المرفق الغرفة بـ 5 جولات تشمل ستة مقاعد لأولئك الذين لا يريدون الوقوف والختان طوال الوقت.
05 - خطة الطابق Boardroom
نصيحة: تقدم معظم المرافق قاعة اجتماعات محددة تم تصميمها للاجتماعات التنفيذية. الأثاث يعكس بيئة تنفيذية ، بما في ذلك الكراسي الجلدية ، ومعدات الصوت والصورة المدمجة ، وغيرها من وسائل الراحة لإقناع الحضور. تم تصميم هذه الغرف لنحو 15 شخصًا.
06 - خطة أرضية على شكل U
نصيحة: اعتمد على خطة أرضية على شكل حرف U عند التخطيط لعروض تقديمية تفاعلية للمتحدثين لتبادل الأفكار مع الحاضرين. خطط الطابق على شكل حرف U جيدة للغرف المستطيلة الشكل.
07 - خطة الطابق المجوف
نصيحة: تعتبر خطط الكلمة المجوفة المجوفة هي الأفضل لعقد جلسات العصف الذهني والاجتماعات التي تسمح لجميع المشاركين بالمساهمة في المناقشة.