خطوات لإيجاد مكان الحدث المثالي
بافتراض أنك قد حددت بالفعل نوع الحدث الذي تخطط له والغرض منه ، فهناك العديد من العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند بدء عملية اختيار المكان نفسه.
ستساعدك خارطة الطريق التالية على إرشادك خلال خطوات اختيار مساحة الحدث المثالية.
تحديد جمهورك المستهدف ومعرفة قائمة ضيوفك
عند التخطيط لمكان الحدث ، فإن أحد أهم أجزاء المعلومات التي يجب معرفتها هو من سيكون ضيوفك وعدد الضيوف المتوقعين. في حين أن نوع الحدث سيخبر بالتأكيد اختيار المكان ، فإن أحد أكبر العوامل التي تحد من مساحة الحدث هو قدرته. تأكد من أنك تعرف على الأقل تقديرًا دقيقًا (يمكن أن يكون نطاقًا) لعدد الضيوف حيث سيحد ذلك من خيارات المكان على الفور. يجب عليك أيضًا التفكير في جمهورك. تأكد من أن المكان لا يعكس فقط الحدث نفسه ولكن أذواق الضيوف وتوقعاتهم.
تحديد تواريخ الأحداث
تحقق من التقويم لأن التوقيت سيؤثر على العديد من القرارات ، بما في ذلك المكان الذي تختاره. بعد قائمة المدعوين ، سيكون تاريخ الحدث هو العامل المحدد التالي.
اعتمادًا على نوع الحدث الذي تخطط له ، قد تجد أنك إما أن تكون مرنا مع تاريخ الحدث الخاص بك للحصول على المكان الذي تريده أو عليك أن تكون مرنا مع اختيار المكان الخاص بك من أجل الحصول على التاريخ الذي تريده. يجب أن تبدأ تخطيط المكان مع معرفة أين أنت أو العميل مرنة.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب وضعها في الاعتبار:
- متى يحتمل حضور ضيوفك على الأرجح حسب جداولهم؟
- ما هي الأماكن المناسبة والمساحة المتاحة لتلك الأوقات؟
- ما أفضل وقت يقوم فيه فريق الإدارة الخاص بك بعقد هذا الحدث؟
حساب ميزانيتك
مع ميزانية مفتوحة ، يمكن لأي شخص التخطيط لحدث رائع ولديه مجموعة منتقاة من خيارات المكان. ولكن ، على الأرجح ، تكون مواردك المالية محدودة ويجب أن تكون مدركًا منذ البداية لحدودك المالي - حتى لو كانت ميزانية الحدث بسيطة أو نطاقًا محددًا. يمكن لمخططي الأحداث دائمًا التخطيط لحدث رائع ضمن ميزانية معقولة.
- هل تقع الأماكن ضمن حدود ميزانيتك للفضاء والمساحة الفنية وتكاليف المطاعم؟
- هل تفاوضت على معدل مواتٍ للخدمات وأثبتت قيمة دورك؟
- هل سمحت بمرونة في ميزانيتك في حالة تجاوز نفقات بند السطر للخطة؟
نطاق خارج مواقع مختلفة
بمجرد أن يتم تضييق أرقام قائمة المدعوين وتواريخ الأحداث المحتملة ، من المهم تحديد المواقع التي يمكن عقد الحدث فيها. تعتبر الفنادق ومراكز الأحداث أو المؤتمرات من أكثر أماكن الفعاليات شيوعًا لحفلات الشركات وحفلات الزفاف ، ولكنها ليست الخيارات الوحيدة.
هذا هو الوقت المناسب ليكون مبدعا في تفكيرك. خذ بعين الاعتبار ما يلي:
- استنادًا إلى موضوع اجتماعك ، ما هي أفضل ثلاثة مواقع تتبادر إلى ذهنك؟
- أين يفضل ضيوفك حضور هذا الاجتماع؟
- ماذا سيكون أكثر ملاءمة لضيوفك؟
- بخلاف الفنادق ، ما المواقع غير المتوقعة التي يمكنها زيادة معدل الرد على المكالمات؟
ابحث عن النوع المناسب من مساحة الحدث
يجب أن يحتوي المكان الذي تختاره على مساحة مناسبة لنوع الحدث الذي تخطط له. هل سيتطلب حدثك حلبة رقص؟ سوف تحتاج إلى نظام PA؟ ماذا عن منصة المتحدث أو شاشة العرض؟ ما نوع إعداد الجدول الذي تحتاج إليه؟ بالإضافة إلى التفكير في هذه الأنواع من الأسئلة ، إليك بعض الأسئلة المتعلقة بتخطيط الموقع العلوي لطرحها على نفسك:
- هل يلبي مكان الحدث المعايير الخاصة ببرنامجك أو حدثك؟
- هل يمكن أن يستوعب المكان إنتاجك وترفيهك و / أو صوتك واحتياجاتك التقنية الأخرى؟
- هل تعكس حالة المرفق المعايير العالية لمنظمتك؟
النظر في الخدمات مكان والقيود
بالإضافة إلى العثور على النوع المناسب من مساحة الحدث ، ستحتاج إلى البحث في أنواع الخدمات الأخرى التي يقدمها الموقع وتحديد قيمتها لحدثك. بعض الأماكن سيكون لها أيضًا قائمة بائعي مفضلة يجب عليك العمل من خلالها للعثور على موردين أو موردين لخدمات أخرى. أماكن أخرى لديها قيود على الديكور أو الجوانب الأخرى في الحدث نفسه. بعض الأسئلة لطرح ما يلي:
- هل يوفر هذا المكان خيارات مواقف سيارات جيدة أو خدمة صف السيارات؟
- هل هذا المكان يوفر الأمن؟
- هل يقدم هذا المكان خدمات إضافية مثل المطاعم ، ترتيبات الأزهار ، تأجير البياضات والموائد ، وما إلى ذلك؟
- هل يحتوي هذا المكان على إعداد وتنظيف طاقم العمل؟
- هل يحد هذا المكان من الموردين الآخرين الذين تتعامل معهم؟
- هل يحتوي هذا المكان على الحد الأدنى من الطعام والشراب؟
النظر في السمعة مكان
إن سمعة المكان في الخدمة أمر بالغ الأهمية. غالبًا ما يكون هذا هو الفرق بين عقد حدث جيد وإنتاج حدث رائع. سيتم دائماً تذكر طريقة إدارة المكان لمرافقه وموظفيه وعملائه. للحصول على قيمة لقيمة سمعة المكان ، فكر في هذه الأسئلة:
- ما هي مدة مدير المؤتمر أو مدير التموين أو المدير التنفيذي؟
- هل ستتعاملك الإدارة مع عميل VIP أو كبرنامج واحد من برامج متعددة؟
- ما مدى مرونة المكان الذي ترغب في تمديده لك؟
- هل لديهم شهادات أو مراجعات متاحة؟
- هل يقدم المكان صوراً من أحداث مشابهة لفعالياتك؟
جدولة زيارة Venue
ما لم تمنع اللوجيستية والوقت ذلك ، يجب على كل مخطط أحداث إجراء تفتيش للموقع قبل التعاقد على أي مكان. يمكن أن تكون الصور مفيدة للغاية ، ولكن هناك العديد من الجوانب التي لا يمكن تقييمها إلا شخصياً. اطلب جولة في المكان بما في ذلك كل شيء من موقف السيارات إلى المدخل ومساحة الأحداث إلى الحمامات. عليك أن تكون سعيدا فعلتم!
دمج تفضيلات العميل
في نهاية اليوم ، يجب على مخططي الحدث تقديم توصياتهم إلى موكليهم (سواء كان ذلك عميلًا داخليًا مثل المديرين التنفيذيين أو الإدارة أو العميل الخارجي) والحصول على الموافقات. السؤال الوحيد الذي يطرح نفسه على العميل أثناء مرحلة تخطيط الموقع هو هل سيوافق العميل على توصيتي (اتعيدي)؟ لكي تتمكن من الإجابة على هذا السؤال ببعض الثقة ، يجب عليك التأكد من فهمك لتوقعات العميل وتفضيلاته من البداية.