6 خطوة اختيار عملية البائع

يمكن أن تكون عملية اختيار البائع عملية معقدة وعاطفية للغاية إذا لم تكن تعرف كيفية التعامل معها منذ البداية. فيما يلي خمس خطوات لمساعدتك على تحديد البائع المناسب لنشاطك التجاري. سيوضح لك هذا الدليل كيفية تحليل متطلبات عملك ، والبحث عن البائعين المحتملين ، وقيادة الفريق في اختيار البائع الفائز وتزويدك بنظرة ثاقبة حول مفاوضات العقود وتجنب أخطاء التفاوض .

تحليل متطلبات العمل

قبل أن تبدأ في جمع البيانات أو إجراء المقابلات ، قم بتجميع فريق من الأشخاص الذين لديهم مصلحة في عملية اختيار الموردين هذه. تتمثل المهمة الأولى التي يحتاج إليها فريق اختيار الموردين في تحديد ، كتابةً ، المنتج أو المادة أو الخدمة التي تبحث عنها لأحد الموردين. بعد ذلك ، حدد المتطلبات الفنية والتجارية. أيضا ، تحديد متطلبات المورد. وأخيرًا ، قم بنشر المستند الخاص بك إلى المناطق ذات الصلة بعملية اختيار البائعين هذه وطلب الحصول على مدخلاتها. اطلب من الفريق تحليل التعليقات وإنشاء مستند نهائي. باختصار:

1. قم بتجميع فريق التقييم
2. تعريف المنتج أو المادة أو الخدمة
3. تحديد المتطلبات الفنية والتجارية
4. تحديد متطلبات البائع
5. نشر وثيقة المتطلبات للموافقة

بحث البائع

الآن بعد أن لديك اتفاق بشأن متطلبات العمل والمورد ، يجب على الفريق الآن أن يبدأ بالبحث عن البائعين المحتملين القادرين على تسليم المادة أو المنتج أو الخدمة.

كلما كان نطاق عملية اختيار الموردين أكبر ، كلما كان عدد البائعين الذي يجب أن تضعه على الطاولة أكبر. وبالطبع ، لن يلبي جميع البائعين الحد الأدنى من متطلباتك وسيتعين على الفريق تحديد البائعين الذين ستسعى للحصول على مزيد من المعلومات منهم. بعد ذلك ، اكتب طلب معلومات (RFI) وأرسله إلى البائعين المختارين.

وأخيرا ، تقييم ردودهم واختيار عدد قليل من البائعين التي ستجعل "قائمة قصيرة" والانتقال إلى الجولة القادمة. باختصار:

1. ترجمة قائمة الموردين المحتملين
2. حدد البائعين لطلب المزيد من المعلومات من
3. كتابة طلب المعلومات (RFI)
4. تقييم الردود وإنشاء "قائمة مختصرة" من البائعين

طلب عرض (RFP) وطلب عرض أسعار (RFQ)

يتم تعريف متطلبات العمل ولديك قائمة قصيرة من البائعين الذين ترغب في تقييمهم. لقد حان الوقت الآن لكتابة طلب عرض أو طلب عرض أسعار . أيا كان الشكل الذي تقرره ، يجب أن يحتوي طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار على الأقسام التالية:

1. تفاصيل التقديم
2. مقدمة وملخص تنفيذي
3. نظرة عامة الأعمال والخلفية
4. مواصفات تفصيلية
5. الافتراضات والقيود
6. الأحكام والشروط
7. معيار الاختيار

تقييم الاقتراحات واختيار الموردين

الهدف الرئيسي من هذه المرحلة هو تقليل العاطفة البشرية والمواقع السياسية من أجل التوصل إلى قرار في مصلحة الشركة. كن شاملاً في تحقيقاتك ، ابحث عن مدخلات من جميع أصحاب المصلحة واستخدم المنهجية التالية لقيادة الفريق إلى قرار اختيار بائع موحد:

1. مراجعة أولية لجميع مقترحات البائعين

1. متطلبات الأعمال سجل ومتطلبات البائع
2. تعيين قيمة الأهمية لكل متطلبات
3. تعيين قيمة الأداء لكل متطلبات
4. حساب مجموع نقاط الأداء
5. حدد البائع الفائز

استراتيجيات التفاوض على العقود

المرحلة النهائية في عملية اختيار البائعين هي تطوير إستراتيجية التفاوض على العقود . تذكر ، أنك تريد "شريك" مع البائع الخاص بك وليس "أخذها إلى عمال النظافة". قم بمراجعة أهدافك لتفاوضك على العقود وخطة للمفاوضات لتغطية البنود التالية:

1. قائمة ترتيب أولوياتك جنبا إلى جنب مع البدائل
2. معرفة الفرق بين ما تحتاج وماذا تريد
3. تعرف على خطك القاعدي حتى تعرف متى تخطو بعيدا
4. تحديد أي قيود الوقت والمعايير
5. تقييم الالتزامات المحتملة والمخاطر
6. السرية ، عدم التنافس ، حل النزاعات ، التغييرات في المتطلبات

1. افعل الشيء نفسه مع البائع الخاص بك (على سبيل المثال ، السير في Mile in Shoes)

أخطاء التفاوض على العقود

يمكن لأصغر خطأ أن يقتل عملية التفاوض على العقود الإنتاجية. تجنب أخطاء التفاوض على العقود وتجنب تعريض عملية التفاوض على عقد منتج بطريقة أخرى