سيقدم المورد عرضًا استنادًا إلى فهمه للمتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض ، وسيتم تقييم عروض الأسعار المنافسة لإنتاج إما اختيار البائع الفائز أو قائمة قصيرة من الموردين الذين سيقدمون عروضهم إلى الشركة .
تحديد طلب وثيقة اقتراح
تعتبر وثيقة طلب تقديم العروض (RFP) ضرورية للحصول على بائع يمكنه تلبية متطلبات أعمال العميل. إذا كانت الوثيقة معيبة ، إما بمتطلبات ملتبسة ، أو متطلبات مفقودة ، أو متطلبات غير معقولة على البائع ، فإن عملية طلب تقديم العروض ستؤدي إلى عروض غير كاملة ، أو في بعض الحالات ، لا توجد عطاءات على الإطلاق. لا يُطلب من البائعين تقديم عروض تسعير لكل طلب تقديم يحصلون عليه ، وحتى لو تمكنوا من تلبية متطلبات طلب تقديم العروض ، فقد لا يكون لديهم القدرة على تقديم المتطلبات في الوقت المناسب. وكثيرا ما يتم العثور على وقت لاحق عندما يرسل العميل طلب تقديم العروض إلى البائعين الأصغر الذين قد يكونوا قادة في مجالهم ولكن ليس لديهم الوسائل أو القدرة على تلبية احتياجات العملاء.
سيكون كل طلب تقديم عروض RFP مختلفًا بناءً على المتطلبات التي تم تحديدها والاحتياجات الخاصة للعميل. حتى داخل نفس الشركة ، قد يختلف مستند RFP في التركيز على المتطلبات الأساسية. بالنسبة لبعض طلبات تقديم العروض ، قد يكون التركيز على السعر ، بينما قد يركز البعض الآخر على أوقات التسليم أو متطلبات الجودة للعناصر المطلوبة.
ميزات محددة من وثيقة طلب تقديم العروض
هناك بعض ميزات وثيقة RFP المطلوبة. على سبيل المثال ، يجب أن يحتوي كل طلب تقديم طلبات على تاريخ ووقت محدد يطلب فيه العميل من جميع الموردين المحتملين تقديم عرض سعر. إذا تم تقديم العطاءات بعد ذلك التاريخ ، فيجب تجاهلها. إذا لم يتمكن البائع من تقديم عرض السعر في الوقت المحدد ، فقد يشير ذلك إلى مشكلة محتملة مع المنظمة وربما مخاوف التسليم.
ومع ذلك ، يجب على العميل إعطاء الوقت الكافي للبائعين لتقديم عرض. إذا كانت المتطلبات معقدة بشكل خاص ، فقد يحتاج البائعون إلى تجميع فريق استجابة لكسر المتطلبات إلى مناطق يمكن فهمها ثم تجميع عرض. إذا كان المخطط الزمني المحدد في طلب تقديم العروض قصيرًا جدًا ، فقد يتم استعجال الاستجابات وقد يخمن البائعون مدى تعقيد المشروع ، بدلاً من فهمه تمامًا. سيؤدي ذلك إلى عروض أسعار غير دقيقة وعملية RFP مهدرة.
يجب أن يشير مستند طلب تقديم العروض إلى العملية إذا كان لدى البائعين أسئلة إضافية حول المتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض. لا ينبغي السماح للبائعين بالاتصال بالعميل لأن هذا يمكن أن يؤدي إلى إعطاء بائع واحد معلومات إضافية تمنحهم ميزة تنافسية.
من الأفضل ترتيب مكالمة جماعية بحيث يتمكن ممثلو كل بائع من طرح الأسئلة الموجهة إلى العميل والاستماع إليها. هذا يضمن العدالة في عملية تقديم العطاءات.
يجب أيضًا أن يحدد مستند RFP بشكل واضح تنسيق استجابة RFP للبائعين. إذا لم يكن ذلك محددًا بشكل واضح ، فسيتم إرسال ردود بأشكال مختلفة وسيكون من المستحيل مقارنة عروض أسعار الموردين. يجب أن يحدد تنسيق الاستجابة ما هو مطلوب من البائع في كل قسم ، مثل المراجع ، واستئنافات أعضاء الفريق المحتملين ، والوثيقة مع فهم الموردين للمتطلبات ، وشكل للتسعير. إذا كان كل بائع يلتزم بصيغة الاستجابة الصحيحة ، فإن ذلك سيجعل المقارنة بين عروض التسعير أسهل.